Dienstwagen: Behandlung in der Entgeltabrechnung / 3.3 Ermittlung Gesamtkosten und Kilometersatz

Für die Ermittlung der Gesamtkosten sind nur die vom Arbeitgeber getragenen Kosten anzusetzen. Soweit der Arbeitnehmer laufende Aufwendungen übernimmt, bleiben diese bei der Ermittlung der Gesamtkosten außer Ansatz. Aus der ermittelten Fahrleistung des Fahrzeugs und den Gesamtkosten ist der Fahrzeugaufwand je gefahrenem Kilometer zu berechnen. Dieser Kilometersatz ist Grundlage für die Berechnung des geldwerten Vorteils, der auf die Privatfahrten entfällt.^[1] Der Arbeitgeber muss wissen, dass für die Ermittlung der Gesamtkosten grundsätzlich der tatsächliche Kostenaufwand laut betrieblicher Buchführung maßgebend ist. Es empfiehlt sich, in folgenden Schritten vorzugehen:

[1]

Der geldwerte Vorteil kann mithilfe des Formulars Dienstwagen, geldwerter Vorteil mit Fahrtenbuch berechnet werden.

3.3.1 Abschreibung

Zu den abschreibungsfähigen Anschaffungskosten zählen auch die Aufwendungen für eine etwaige Sonderausstattung des Fahrzeugs, insbesondere für ein Navigationssystem oder eine Diebstahlsicherung. Nicht in die AfA-Bemessungsgrundlage einzubeziehen ist der Kaufpreisanteil, der auf das Autotelefon entfällt. Die Abschreibung für das Fahrzeug berechnet sich nach den tatsächlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten und der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer und nicht wie bei der 1-%-Methode auf der Basis des Bruttolistenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung.

Wichtig

Sonderregelung für Elektro-/Hybridelektroauto

Bei einem Elektro- bzw. Hybridelektroauto erhöhen die Kosten für die Batterie in Form der Abschreibung den Kilometersatz und damit im Ergebnis den lohnsteuerpflichtigen geldwerten Vorteil. Entsprechend der Systematik bei der 1-%-Regelung erfolgt durch die Kürzung der Anschaffungskosten bei der Fahrtenbuchmethode eine Minderung der Abschreibung.^[1] Sie bewirkt einen geringeren Kilometer-Satz und damit einen geringeren geldwerten Vorteil für die Privatnutzung des Elektro-Dienstwagens beim Arbeitnehmer.

Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer beträgt bei Neuwagen abweichend von den amtlichen AfA-Tabellen 8 Jahre.^[2] Bei Gebrauchtwagen ist die Abschreibung nach der jeweiligen Restnutzungsdauer zu schätzen. Entscheidend ist der im Einzelfall aufgrund Alter, Beschaffenheit und Einsatz des Fahrzeugs verbleibende betriebsgewöhnliche Nutzungszeitraum. Eine rein rechnerische Kürzung der 8-Jahresfrist um die bisherige Nutzungsdauer ist nicht zulässig.

Bei Leasingfahrzeugen treten an die Stelle der Abschreibung die monatlichen Leasingraten. Dasselbe gilt für eine etwaige Sonderzahlung, die im Normalfall einmalig bei Beginn des Leasingzeitraums zu zahlen ist. Letztere erhöht ausschließlich die Gesamtkosten im Jahr der Zahlung, wenn sie bei der Gewinnermittlung durch Einnahme-/Überschussrechnung im Jahr der Zahlung in voller Höhe als Betriebsausgabe abzugsfähig ist. Sie ist nicht auf die Laufzeit des Vertrags zu verteilen. Etwas anderes gilt für Leasingsonderzahlungen, wenn sie bei der betrieblichen Gewinnermittlung durch Bestandsvergleich bilanzrechtlich periodengerecht zu erfassen sind. Hier ist eine zeitanteilige Verteilung der Sonderzahlung auf den Gesamtleasingzeitraum vorzunehmen.^[3]

[1] § 6 Abs. 1 Nr. 4 i. V. m. § 8 Abs. 2 EStG,

s. Abschn. 4.3.

[2] BMF, Schreiben v. 3.3.2021, IV C 5 – S 2334/21/10004 :001, Rz. 34; BFH, Beschluss v. 29.3.2005, IX B 174/03, BStBl 2006 II S. 368.

[3] BFH, Urteil v. 3.9.2015, VI R 27/14, BStBl 2016 II S. 174.

3.3.2 Laufende Kosten

Neben der Abschreibung bzw. den Leasingraten berechnen sich die Gesamtkosten aus der Summe aller übrigen Betriebskosten, die das ganze Jahr über – also auch für Zeiten des Urlaubs – z. B. für Benzin, Öl oder Reifen anfallen. In Betracht kommen Aufwendungen für z. B.:

• Benzin
• Öl
• Reifen
• Wagenwäsche
• Parkgebühren
• Garagenmiete^[1]
• Reparaturarbeiten
• Straßenbenutzungsgebühren (für dienstliche Fahrten)
• Putzmittel
• TÜV/AU
• Kfz-Steuer
• Kfz-Versicherungen
• Finanzierungskosten
• Unfallkosten

In die Berechnung der Gesamtkosten nicht einzubeziehen ist der Ladestrom bei einem Elektro-Dienstwagen; das Aufladen an einer betrieblichen Ladestation bleibt steuerfrei.^[2]

[1] BMF, Schreiben v. 3.3.2022, IV C 5 – S 2334/21/10004 :001, BStBl 2022 I S. 232, Tz. 3.5; FG Münster, Urteil v. 14.3.2019, 10 K 2990/17 E; BFH, Urteil v. 4.7.2023, VIII R 29/20, BStBl 2023 II S. 1005.

[2] § 3 Nr. 46 EStG,

s. Abschn. 4.4.

3.3.3 Einbeziehung von Unfallkosten

Außergewöhnliche Kosten, wie die Kosten eines Unfallschadens auf einer Privatfahrt, sind als zusätzlicher geldwerter Vorteil beim Arbeitnehmer zu erfassen, wenn die Firma die Reparaturrechnung bzw. den Schaden wirtschaftlich trägt. Wie bei der 1-%-Regelung gilt eine Vereinfachungsregelung, wenn die Unfallkosten abzüglich evtl. Versicherungsleistungen weniger als 1.000 EUR betragen.^[1]

Wichtig

Vereinfachungsregelung: 1.000-EUR-Grenze für Unfallkosten

Reparaturkosten bis zu einem Nettobetrag von 1.000 EUR (zuzüglich Mehrwertsteuer) dürfen in die Gesamtkosten des Dienstwagens einbezogen werden. Im Rahmen der Kleinbetragsgrenze erhöhen Unfallkosten damit auch den Kilometersatz des Fahrzeugs, der für die Berechnung des geldwerten Vorteils ...