Dienstwagen: Behandlung in der Entgeltabrechnung / 9 Lohnsteuerpauschalierung

9.1 Fahrten Wohnung – erste Tätigkeitsstätte

Der Sachbezug aus der Überlassung eines Dienstwagens zählt zu den laufenden Bezügen, da er Monat für Monat anfällt. Die Besteuerung richtet sich also nach den für den laufenden Arbeitslohn geltenden Grundsätzen. Die Lohnsteuer ist deshalb im Regelfall zusammen mit dem übrigen Arbeitslohn nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen nach der Monatslohnsteuertabelle zu berechnen.

Für den geldwerten Vorteil aus der Dienstwagengestellung, der auf die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entfällt, hat der Arbeitgeber aber ein Wahlrecht: Er kann die Lohnsteuer für diese steuerpflichtigen Sachbezüge anstatt nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen auch mit einem festen Pauschalsteuersatz von 15 % erheben.^[1] Hinzu kommen die pauschale Kirchenlohnsteuer sowie der Solidaritätszuschlag. Ein weiterer Vorteil dieser Besteuerungsart liegt darin, dass hier keine Sozialversicherungsabzüge anfallen.

[1] § 40 Abs. 2 Satz 3 EStG.

9.2 Entfernungspauschale als Pauschalierungsobergrenze

Die mögliche Lohnsteuerpauschalierung von Arbeitgeberleistungen im Zusammenhang mit Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (Fahrtkostenzuschüsse und geldwerte Vorteile beim Dienstwagen) ist betragsmäßig begrenzt. So können geldwerte Vorteile aus der Überlassung eines Dienstwagens für Fahrten zum Arbeitgeber maximal bis zu dem Betrag mit 15 % pauschal besteuert werden, den der Arbeitnehmer im Rahmen der Entfernungspauschale als Werbungskosten geltend machen könnte.^[1]

Achtung

Pauschalierungsvolumen bei Änderung der Entfernungspauschale prüfen

Die zum 1.1.2024 festgelegte Erhöhung auf 0,38 EUR ab dem 21. Entfernungskilometer ist bereits rückwirkend zum 1.1.2022 erfolgt.^[2] Mit der Erhöhung der Entfernungspauschale kann sich im Einzelfall für die Steuerübernahme des Arbeitgebers mit 15 % ein höheres Pauschalierungsvolumen ergeben.

Hinzu kommt die für die Bundesländer unterschiedlich hohe pauschale Kirchenlohnsteuer sowie der Solidaritätszuschlag, der sich bei der pauschalen Lohnsteuer auch für Lohnzahlungszeiträume ab 1.1.2021 unverändert mit 5,5 % berechnet.

15-Tage-Regel

Für die Berechnung des Pauschalierungsvolumens für die arbeitstäglichen Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte gilt eine Vereinfachungsregelung. Der Arbeitgeber kann im Lohnsteuerabzugsverfahren ohne weiteren Nachweis davon ausgehen, dass der Arbeitnehmer mit seinem Dienstwagen 15 Fahrten pro Monat zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte durchgeführt hat.

Die 15-Tage-Regel gilt allerdings nicht, wenn der Arbeitnehmer für die Besteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit seinem Dienstwagen anstelle der 0,03-%-Monatspauschale durch Einzelnachweis der Fahrten den Ansatz der 0,002-%-Tagespauschale wählt.^[3] Die Pauschalbesteuerung der Arbeitgeberfahrten ist bei der Einzelbewertung nur für die Anzahl der tatsächlich durchgeführten Fahrten zulässig.^[4]

Achtung

15-Tage-Regel bei Wochenarbeitszeiten von weniger als 5 Tagen kürzen

Die Vereinfachungsregel geht von einer typischen 5-Tage-Woche des Arbeitnehmers aus. Benutzt der Arbeitnehmer sein Fahrzeug aufgrund der arbeitsvertraglichen Festlegungen im Normalfall an weniger als 5 Arbeitstagen pro Woche, etwa bei Arbeitsteilzeit, Homeoffice oder mobilem Arbeiten, ist die Anzahl von 15 Arbeitstagen pro Monat verhältnismäßig zu kürzen. Bei einer 3-Tage-Woche in der Firma darf nach der Vereinfachungsregelung die Pauschalbesteuerung für monatlich 9 Fahrten (3/5 von 15 Tagen) zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte durchgeführt werden. Die Kürzung der 15-Tage-Regel ist erstmals für Lohnzahlungszeiträume ab 1.1.2022 anzuwenden.^[5][6]

[1] § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG.

[2] § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG i. d. F. des Steuerentlastungsgesetzes 2022.

[3] BMF, Schreiben v. 18.11.2021, IV C 5 -S 2351/20/10001 :002, BStBl 2021 I S. 2315, Rz. 40.

[4] S. Abschn. 2.7.3.

[5] BMF, Schreiben v. 18.11.2021, IV C 5 – S 2351/20/10001 :02, BStBl 2021 I S. 2315, Rz. 41, 45.

[6] Einzelheiten zur Anwendung s.Fahrten: Wohnung zur Tätigkeitsstätte und Familienheimfahrten sowie Fahrtkostenzuschuss.

9.3 Pauschalierung schließt Werbungskostenabzug aus

Entscheidet sich der Arbeitgeber für die pauschale Lohnsteuer, scheidet insoweit ein Werbungskostenabzug beim Arbeitnehmer aus. Der pauschal versteuerte geldwerte Vorteil mindert also die Werbungskosten, die der Arbeitnehmer in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen kann.^[1] Der Arbeitgeber hat deshalb pauschal besteuerte Leistungen im Zusammenhang mit Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte auf der Lohnsteuerbescheinigung gesondert auszuweisen.^[2]

[1] § 40 Abs. 2 Satz 3 EStG.

[2]

S. Fahrten Wohnung – erste Tätigkeitsstätte.