Digitaler Nachlass: So sollten Sie vorsorgen / 2.1 Private und geschäftliche E-Mails

Bei E-Mail-Konten gibt es oft das Problem, dass geschäftliche und private E-Mails nicht getrennt sind, sondern über dasselbe Postfach laufen. Für private E-Mails gilt aber das allgemeine Persönlichkeitsrecht. Private E-Mails sollten daher auch nur den nächsten Angehörigen zugänglich sein, selbst wenn ein anderer Erbe die Verfügungsgewalt über das Mail-Konto hat. Hat also ein Unternehmer oder Freiberufler das Nutzungsrecht für ein E-Mail-Konto an einen Geschäftspartner oder Mitarbeiter übertragen, so erstreckt sich dies nicht auf die vorhandenen rein privaten E-Mails, auf die die nächsten Angehörigen einen Anspruch haben.

Beim Zugriff auf die E-Mails hängt auch viel vom E-Mail-Programm und vom Mail-Standard ab. Bei E-Mails, die auf der Hardware des Verstorbenen gespeichert sind, wie dies bei Mail-Konten nach dem POP-Standard der Fall ist, haben Erben Eigentumsrechte und können diese Daten nutzen. Befinden sich die E-Mails hingegen auf dem Server eines Mail-Providers, wie dies bei IMAP-Konten oder Webmail-Diensten üblich ist, muss Kontakt mit dem Anbieter aufgenommen und der Erbschein vorgelegt werden.

Bei geschäftlich genutzten E-Mail-Konten sollte die private Nutzung ausgeschlossen und untersagt sein, damit Arbeitgeber und Kollegen bei Bedarf einfach an die E-Mails kommen können. Dazu sollte es möglichst klare Regelungen geben, die den Zugriff nicht nur im Todesfall ermöglichen, sondern auch bei längeren Krankheiten oder Abwesenheit aus anderen Gründen.

Für den Fall, dass die private Nutzung geschäftlicher Mail-Konten erlaubt ist oder geduldet wird, sind derartige Regelungen oder eine entsprechende Betriebsvereinbarung unumgänglich, da ansonsten für die privaten E-Mails auf den E-Mail-Servern und in den Postfächern das Fernmeldegeheimnis gilt, das den Zugriff verbietet. Da man in der Praxis kaum zwischen privaten und geschäftlichen E-Mails unterscheiden kann, ohne diese zu öffnen, ist es juristisch durchaus umstritten, ob man als Arbeitgeber überhaupt dazu berechtigt ist, auf die Mail-Konten der Mitarbeiter zuzugreifen.

Praxis-Tipp

Es ist bei erlaubter oder auch nur geduldeter Nutzung des geschäftlichen Mail-Kontos unbedingt notwendig, eine möglichst detaillierte Regelung zu treffen, wie im Todesfall oder in anderen Notfällen auf Mail-Konten zugegriffen werden kann. Über vertrauensbildende Maßnahmen wie die Anwesenheit eines Betriebsrats oder anderen Vertrauenspersonen und die Protokollierung des Zugriffs auf das Postfach, kann Misstrauen abgebaut werden. Werden im Postfach E-Mails gefunden, die eindeutig privater Natur sind, sollten diese ungeöffnet an die Angehörigen oder Erben übermittelt werden.