Digitalisierung in der Wohnungswirtschaft / 3 Verbrauchsinformation gemäß der novellierten Heizkostenverordnung 2021

Zum 1.12.2021 ist die novellierte Heizkostenverordnung in Kraft getreten. Von datenschutzrechtlicher Relevanz sind in diesem Zusammenhang insbesondere die neuen Informationspflichten, wenn fernablesbare Geräte zur Verbrauchserfassung vorhanden sind. Wenn diese bereits installiert sind, müssen den Nutzern seit dem 1.1.2022 monatlich Abrechnungs- oder Verbrauchsinformationen für Heizung und Warmwasser mitgeteilt werden.

Die Informationen können den Nutzern auf dem Postweg, per E-Mail, über Webportale oder Apps zugestellt werden. Vor dem Hintergrund, dass die elektronische Form kostengünstiger und nachhaltiger ist, dürfte sich diese Art der Mitteilung durchsetzen.

Verwendung von E-Mail-Adressen

Es stellt sich die Frage, inwieweit die E-Mail-Adressen der Nutzer in diesem Zusammenhang verarbeitet werden dürfen, insbesondere wenn diese dem Unternehmen bereits vorliegen. Ob diese unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten für die Versendung der Informationen ohne explizite Vereinbarung genutzt werden dürfen, ist strittig.

Es besteht Konsens, dass die Nutzer in die elektronische Form der Mitteilung einwilligen müssen. So müssen die Nutzer beispielsweise nicht akzeptieren, dass als Kommunikationsweg ausschließlich ein Webportal zur Verfügung steht oder eine E-Mail-Adresse angegeben werden muss, um die Verbrauchsinformationen erhalten zu können. Nur der Postweg ist allgemein zulässig und datenschutzrechtlich unproblematisch. Demnach ist es unabdingbar, dass mit den Nutzern der elektronische Kommunikationsweg vereinbart und den Nutzern auch ein Widerspruchsrecht eingeräumt wird.

Weil also ohnehin eine Vereinbarung mit den Nutzern getroffen werden muss, empfiehlt es sich, dass vorsorglich auch die datenschutzrechtliche Einwilligung für die Verarbeitung der E-Mail-Adresse eingeholt wird. Bei dieser Gelegenheit kann auch die generelle Einwilligung für die Verarbeitung der E-Mail-Adressen zur Abwicklung der Vertragsverhältnisse eingeholt werden.

Bei der Versendung der Informationen per E-Mail ist zusätzlich zu beachten, dass diese nicht ohne Schutzmaßnahmen in Form von Verschlüsselungstechniken versendet werden dürfen, um den Schutz der Daten zu gewährleisten. In Anbetracht der Datenarten kann davon ausgegangen werden, dass eine Transportverschlüsselung ausreichend ist. Weitere Ausführungen zum Thema E-Mail-Verschlüsselung finden sich in vorstehendem Kap. 2 E-Mail- Verschlüsselung. Bei der Nutzung von Systemen von Wärmemessdiensten oder anderen Softwareanbietern kann davon ausgegangen werden, dass diese unter Sicherheitsaspekten die einschlägigen Vorgaben erfüllen.