Gemäß § 24 Abs. 4 Satz 1 WEG erfolgt die Einberufung der Eigentümerversammlung in Textform. Nach der insoweit maßgeblichen Bestimmung des § 126b BGB muss die Einberufung entweder in einer Urkunde oder in einer anderen zur dauerhaften Wiedergabe in Schriftzeichen geeigneten Weise erfolgen. Grundsätzlich ausreichend ist es, wenn der Empfänger den Text u. a. auch auf seinem Bildschirm lesen kann. Demnach genügt insbesondere eine Versendung per E-Mail, Computerfax oder Telefax. Wesen der Textform ist des Weiteren, dass eine Originalunterschrift nicht erforderlich ist. Ausreichend ist, lediglich den Abschluss der Erklärung in geeigneter Weise kenntlich zu machen und hierfür genügt grundsätzlich eine Grußformel mit Namensangabe des Absenders. Grundsätzlich möglich ist die Einberufung demnach durch:
- Kopie einer (unterschriebenen) Einladung
- Telefax
- Telegramm
Auch wenn die Textform des § 126b BGB diverse Möglichkeiten der Einberufung eröffnet, ist zu beachten, dass nach der Verkehrsauffassung zumindest mit einer Einberufung per SMS kein Wohnungseigentümer rechnen muss. Will der Verwalter eine solche Einberufungsmöglichkeit nutzen, sollte er sich von jedem Wohnungseigentümer zuvor die entsprechende Einwilligung erbeten, wobei eine Einberufung per SMS schon deshalb ausscheidet, weil dem Ladungsschreiben in aller Regel Anlagen beizufügen sind.
Was tun, um für die Einberufung Telefax oder insbesondere E-Mail nutzen zu können?
Hatte der Verwalter in der Vergangenheit stets postalisch einberufen und möchte er nunmehr die Einberufung per Telefax oder insbesondere E-Mail vornehmen, sollte er die Wohnungseigentümer zumindest entsprechend informieren und besser noch sicherheitshalber von den Wohnungseigentümern ihr Einverständnis einholen. Bekanntlich besteht die Möglichkeit der Einberufung in Textform nämlich bereits seit dem Jahr 2001. Hierzu kann die Gelegenheit der Einladung zu einer Wohnungseigentümerversammlung genutzt werden, in dem der Verwalter im Ladungsschreiben um Benachrichtigung bittet, ob die Wohnungseigentümer auch mit einer Einberufung per Mail oder Telefax einverstanden sind. Er kann hierzu folgenden Textbaustein verwenden:
Textbaustein
Gemäß § 24 Abs. 4 Satz 1 WEG erfolgt die Einberufung der Eigentümerversammlung in Textform. Grundsätzlich möglich ist daher auch eine Einberufung per E-Mail oder Telefax. Sollten Sie mit einer entsprechenden künftigen Einberufung einverstanden sein, bitten wir um Angabe Ihrer Telefaxnummer bzw. E-Mail-Adresse. Bitte bringen Sie Ihre Einverständniserklärung unterschrieben zur Eigentümerversammlung mit oder übersenden Sie uns diese im Fall Ihrer Verhinderung zusammen mit Ihrer Vertretungsvollmacht.
Hiermit erkläre ich mein Einverständnis auch per Telefax/E-Mail zur Eigentümerversammlung eingeladen zu werden.
Meine Telefaxnummer lautet: _______
Meine E-Mail-Adresse lautet: ________
_____________________
(Ort, Datum und Unterschrift)
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