Vielen Wohnungseigentümern ist es nicht möglich, persönlich an einer Eigentümerversammlung teilzunehmen. In diesen Fällen kann eine Vollmacht erteilt werden. Obwohl grundsätzlich eine beliebige Person ausgewählt werden dürfte, beschränkt die Gemeinschaftsordnung häufig den Kreis möglicher Vertreter. Üblicherweise sind zulässige Vertreter der Ehepartner des Wohnungseigentümers, der Verwalter oder andere Wohnungseigentümer.
Eine Vollmacht ermöglicht es einem Vertreter, im Namen des Eigentümers an der Versammlung teilzunehmen und abzustimmen. Dies ist besonders wichtig, um die Interessen der Wohnungseigentümer zu wahren.
Wer darf an einer Eigentümerversammlung teilnehmen?
Eine Eigentümerversammlung ist grundsätzlich nicht öffentlich. Teilnahmeberechtigt sind Wohnungseigentümer, Verwalter und bevollmächtigte Vertreter der Wohnungseigentümer sowie im Einzelfall Zwangsverwalter, Insolvenzverwalter und Betreuer. Die Anwesenheit externer Personen (z.B. Rechtsanwälte, Architekten) kann – ggf. beschränkt auf einzelne Tagesordnungspunkte – per Geschäftsordnungsbeschluss, zugelassen werden, sofern dies erforderlich ist.
Das Stimmrecht der Wohnungseigentümer ist als zentrales Mitgliedschaftsrecht untrennbar mit dem Eigentum verbunden. Es kann nicht isoliert auf einen Dritten übertragen werden. Doch darüber hinaus können weitere Personen, wie z. B. Rechtsbeistände oder Sachverständige, zugelassen werden, wenn die Versammlung dies beschließt.
Ein Wohnungseigentümer kann sich bei der Ausübung seines Stimmrechts auch durch mehrere Bevollmächtigte vertreten lassen. Diese können nur einheitlich abstimmen, wenn sie gleichzeitig in der Versammlung anwesend sind. Wichtig ist, dass die Vollmacht schriftlich vorliegt und die Identität des Vertreters eindeutig nachgewiesen wird.
Wesentliche Bestandteile einer Vollmacht für die Eigentümerversammlung
Vollmachten bedürfen zu ihrer Gültigkeit der Textform, so § 25 Abs. 3 WEG. Bei der Textform ist eine Originalunterschrift nicht erforderlich. Ausreichend ist, den Abschluss der Erklärung in geeigneter Weise kenntlich zu machen und hierfür genügt grundsätzlich eine Grußformel mit Namensangabe des Absenders.
Eine rechtsgültige Vollmacht sollte bestimmte Elemente enthalten, um Missverständnisse und rechtliche Probleme zu vermeiden. Dazu gehören:
- Name und Anschrift des Vollmachtgebers (Eigentümer)
- Name und Anschrift des Bevollmächtigten (Vertreter)
- Genaue Bezeichnung der Eigentümerversammlung (Datum, Ort, Tagesordnung)
- Umfang der Vollmacht (Teilnahme- und gegebenenfalls Abstimmungsrecht)
- Datum und Ort der Ausstellung
Eine Mustervorlage kann hilfreich sein, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen enthalten sind und die Vollmacht rechtlich einwandfrei ist. Sie erleichtert sowohl dem Vollmachtgeber als auch dem Bevollmächtigten die Erstellung und Nutzung der Vollmacht und minimiert das Risiko formaler Fehler.
