Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung / 2 Technische Grundlagen und Rahmenbedingungen

2.1 Einheitliche Schnittstelle (Datensatzbeschreibung)

Vor dem Hintergrund der Vielzahl an Abrechnungsprogrammen und der damit verbundenen heterogenen Datenstruktur wurde eine einheitliche und verbindliche Schnittstelle für den Export der prüfrelevanten Daten aus den Abrechnungssystemen definiert. Die konkrete Angabe der für die Betriebsprüfung erforderlichen Daten inklusive der Vorgabe zu Struktur und Feldformaten sind dabei berücksichtigt.

Zur Erzeugung und Übermittlung der prüfrelevanten Daten muss der jeweilige Softwareersteller die Funktionen zum Export der Daten in das Abrechnungsprogramm integrieren.

2.2 Datenübermittlung

Die Übersendung der Daten erfolgt medienbruchfrei und im Online-Verfahren unter Nutzung des eXTra-Standards (einheitliches XML-basiertes Transportverfahren). Dieser Standard wurde unter Federführung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie (BMWi) entwickelt und richtet sich insbesondere an Datenübermittlungsverfahren zwischen Wirtschaft und Verwaltung.

Die Daten werden im Verfahren der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung ausschließlich an den Kommunikationsserver der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) als zentrale Datenannahmestelle übermittelt. Die Dateiübertragung erfolgt über gesicherte und verschlüsselte Übertragungswege und aus systemgeprüften Abrechnungsprogrammen. Die Anbindung maschineller Ausfüllhilfen (z. B. sv.net) ist nicht vorgesehen. Arbeitgeber und Steuerberater können für die Datenübermittlung das vorhandene ITSG-Zertifikat nutzen.

Seit dem 1.1.2023 müssen systemgeprüfte Abrechnungsprogramme Entgeltabrechnungsdaten für das Verfahren der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung bereitstellen. Abrechnungsprogramme können freiwillig das Zusatzmodul "Übermittlung von Daten aus der Finanzbuchhaltung" im Zusammenhang mit der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung umsetzen, um ergänzend entsprechende Daten bereitstellen zu können.

Die Sozialversicherungsträger wurden infolge dessen gesetzlich dazu verpflichtet, ein Hilfsmittel zur Erleichterung des elektronischen Austauschs von Meldungen, Beitragsnachweisen, Bescheinigungen und Anträgen bereitzustellen. Am 4.10.2023 wurde das SV-Meldeportal aktiviert, dass die bisherige Ausfüllhilfe sv.net ablöst. Während einer Übergangszeit bis zum 29.2.2024 können Anwender uneingeschränkt das Vorgängerprodukt weiterhin verwenden.

Der integrierte Online-Datenspeicher eröffnet insbesondere kleinen Unternehmen die Möglichkeit, ihre Daten zentral zu speichern. Einmal erfasste Mitarbeiterdaten werden gesichert und müssen nicht, wie es bei sv.net der Fall ist, erneut eingegeben werden.

Aktuell ist eine elektronische Übermittlung der Entgeltbuchhaltung allerdings noch nicht möglich. Zukünftig soll die elektronische Bereitstellung dieser Informationen gem. den Vorgaben im Rahmen von Betriebsprüfungen durch den Prüfdienst der gesetzlichen Rentenversicherung (euBP-Verfahren) durch das SV-Meldeportal jedoch möglich sein.

2.3 Datenschutz und Datensicherheit

Die Daten werden vom Arbeitgeber bzw. Steuerberater ausschließlich zum konkreten Zweck der Durchführung der einzelnen Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV übermittelt. Eine regelmäßig wiederkehrende Datenübermittlung oder eine anlasslose Bevorratung der Arbeitgeberdaten erfolgt nicht.

Die Speicherung erfolgt für die Dauer der Betriebsprüfung ausschließlich in speziell gesicherten Systemen der Deutschen Rentenversicherung.

Über das Abrufverfahren im Rahmen des eXTra-Standards kann sich der Arbeitgeber über den aktuellen Stand der Verarbeitung seiner Daten informieren.