I. Einleitung
Mit Wirkung zum 1.1.2022 wurde für bestimmte Adressaten die Pflicht geschaffen, den elektronischen Rechtsverkehr zu nutzen (sog. aktive Nutzungspflicht). Im Anwendungsbereich des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit ist zunächst § 14b Abs. 1 Satz 1 FamFG einschlägig. Danach sind bei Gericht schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen durch einen Rechtsanwalt, durch einen Notar, durch eine Behörde oder durch eine juristische Person des öffentlichen Rechts einschließlich der von ihr zur Erfüllung ihrer öffentlichen Aufgaben gebildeten Zusammenschlüsse als elektronisches Dokument zu übermitteln. In Ehesachen (§ 121 FamFG) und Familienstreitsachen (§ 112 FamFG) ist § 14b FamFG hingegen nicht anwendbar, § 113 Abs. 1 Satz 1 FamFG. Dadurch, dass § 113 Abs. 1 Satz 2 FamFG die Allgemeinen Vorschriften der Zivilprozessordnung für entsprechend anwendbar erklärt, ergibt sich die aktive Nutzungspflicht des elektronischen Rechtsverkehrs hier aus § 130d Satz 1 ZPO. Die Frage, ob § 14b FamFG oder § 130d ZPO Anwendung findet ist nicht nur dogmatischer Natur. Denn auch inhaltlich bestehen Unterschiede zwischen diesen beiden Vorschriften. Gerade im Familienrecht gilt es mit Blick auf die Frage einer aktiven Nutzungspflicht des elektronischen Rechtsverkehrs aber auch einzubeziehen, dass zahlreiche Verfahren Amtsverfahren darstellen, also keinen Antrag voraussetzen. Sollte aus Sicht des Familiengerichts Anlass zur Einleitung eines Verfahrens gegeben sein, ist ein solches Verfahren einzuleiten, ohne dass es darauf ankommt, auf welche Weise die Informationen, die Anlass zur Verfahrenseinleitung geben, zum Familiengericht gelangt sind.
II. Elektronisches Dokument
Einzureichen ist ein elektronisches Dokument. Was unter einem elektronischen Dokument zu verstehen ist, ergibt sich aus § 130a ZPO bzw. § 14 Abs. 2 Satz 2 FamFG i.V.m. § 130a ZPO.
1. Anforderungen an das elektronische Dokument
Das elektronische Dokument muss für die Bearbeitung durch das Gericht geeignet sein, § 130a Abs. 2 Satz 1 ZPO. Die Bundesregierung hat mit Zustimmung des Bundesrates durch die Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung – ERVV) u.a. die technischen Rahmenbedingungen für die Eignung zur Bearbeitung durch das Gericht festgelegt.
a) Dateiformate
Es existieren zwei zulässige Dateiformate, nämlich PDF und TIFF. Allerdings stehen diese beiden Dateiformate nicht gleichrangig nebeneinander. Das elektronische Dokument ist stets im Dateiformat PDF zu übermitteln, § 2 Abs. 1 ERVV. Lediglich dann, wenn bildliche Darstellungen im Dateiformat PDF nicht verlustfrei wiedergegeben werden können, darf das elektronische Dokument zusätzlich – also kumulativ – im Dateiformat TIFF übermittelt werden.
aa) Dateiformat "PDF"
Das elektronische Dokument ist im Dateiformat PDF (= Portable Document Format) zu übermitteln, § 2 Abs. 1 Satz 1 ERVV. Das Dateiformat "PDF" ist damit zwingend. Der Gesetzgeber begründet die Entscheidung für das PDF-Format damit, dass sich dieses im elektronischen Rechts- und Geschäftsverkehr zum Standardformat entwickelt habe. Es sei für jedermann kostenfrei verfügbar und könne aus den meisten Textverarbeitungsprogrammen heraus unaufwändig generiert werden. Die besondere Eignung für den elektronischen Rechtsverkehr ergebe sich im Übrigen daraus, dass dieses Dateiformat von allen verbreiteten Computersystemen nach Installation einer entsprechenden, kostenlosen Software gelesen und regelmäßig ohne Veränderungen des äußeren Erscheinungsbildes dargestellt werden könne. Was die zulässige Version des Dateiformats PDF angeht, ist in der aktuell einschlägigen Zweiten Bekanntmachung zu § 5 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung (2. Elektronischer-Rechtsverkehr-Bekanntmachung 2022 – 2. ERVB 2022) festgelegt, dass PDF 2.0, PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/U die zulässigen Versionen darstellen. Das Dateiformat PDF muss diesen Versionen entsprechen, § 2 Abs. 1 Satz 3 ERVV.
Anders als in § 2 Abs. 1 Satz 1 ERVV i.d.F. bis zum 31.12.2021 besteht nun nicht mehr das Erfordernis, dass das elektronische Dokument "in druckbarer, kopierbarer und, soweit technisch möglich, durchsuchbarer Form" zu übermitteln ist. Der Gesetzgeber begründet diese Entscheidung damit, dass so Rechtssicherheit über die Anforderungen an elektronische Dokumente geschaffen werden soll. Immerhin findet sich das Erfordernis der Druckbarkeit nunmehr noch in Nr. 6 lit. a) der 2. ERVB 2022. Aus der Verarbeitungsperspektive ist die gesetzgeberische Entscheidung bedauerlich, auf Kopierbarkeit und Durchsuchbarkeit zu verzichten. Denn die Möglichkeit, ein elektronisches Dokument zu kopieren bzw. zu durchsuchen, erleichtert die Arbeit mit elektronischen Dokumenten und stellt gegenüber der Arbeit mit Papierdokumenten einen erheblichen Vorteil dar. Aus diesem Grunde sollte – im Sinne von "best practice" – erwogen werden, die PDF-Dokumente weiterhin in kopierbarer und durchsuchbarer Form einzureichen. Dies würde auch d...