FF 10/2024, (Offene) Rechtsfragen zur Verfahrensbeistand ... / VI. Aufbewahrungspflicht der Akte eines Verfahrensbeistandes gemäß § 158 FamFG

Soweit ersichtlich hat das interdiözesane Datenschutzgericht (IDSG)^[53] erstmalig eine Entscheidung zur Frage der Aufbewahrungspflicht der Akte eines Verfahrensbeistandes gemäß § 158 FamFG veröffentlicht. In den Gründen setzte es sich eingehend mit der Frage auseinander, ob im konkreten Fall der gerichtlich bestellte Verfahrensbeistand personenbezogene Daten verarbeitet hat.

Es kam zutreffend zu dem Ergebnis, dass die Tätigkeit des Verfahrensbeistands den Regelungen der Datenschutzgesetze unterliegt, weil er im Rahmen seines Aufgabenbereichs persönliche Informationen über das Kind und ggfs. über die seiner Eltern- bei seiner Arbeit erfährt. Denn bei seiner Arbeit fallen sowohl personenbezogene Daten wie z.B. Vor- und Nachname, Geburtsdatum und Anschrift als auch personenbeziehbare Daten, wie z.B. Telefonnummern und Aktenzeichen an. Diese Daten verarbeitet er in seiner Stellungnahme und teilt sie dem Familiengericht in schriftlicher Form nach § 158b Abs. 1 S. 2 FamFG mit.

Obgleich die Bestellung des Verfahrensbeistandes mit der Aufhebung der Bestellung, mit Rechtskraft der das Verfahren abschließenden Entscheidung oder mit dem sonstigen Abschluss des Verfahrens nach § 158 Abs. 4 S. 1 FamFG endet, stellt sich die weitere Frage, ob der Verfahrensbeistand diese erhobenen personenbezogenen und die personenbeziehbaren Daten bei Vorliegen dieser genannten Voraussetzungen zu löschen hat. Denn es könnte die Ansicht vertreten werden, dass sie zu löschen sind, weil das weitere Aufbewahren nicht mehr erforderlich ist (Art. 17 EU-DSGVO und § 35 Abs. 2 Nr. 3 BDSG).^[54]

Das Gericht vertritt hierzu die Ansicht, dass auch nach Rechtskraft einer familiengerichtlichen Entscheidung eine weitere Aufbewahrung der Beistandsakte geboten ist. Zwar ergibt sich diese Verpflichtung nicht aus den Datenschutzgesetzen. Denn die EU-DSGVO in ihren Kapitel 1 – 99 und auch das BDSG enthalten keine Regelungen über Aufbewahrungs-und Speicherfristen und demzufolge auch keine Aussagen über die Frage, ob auch eine besondere Aufbewahrungspflicht erforderlich ist. Auch befindet sich eine für die Verfahrensbeistandschaft nach § 158 FamFG einschlägige gesetzliche Aufbewahrungsfrist weder im Zivilrecht noch im öffentlichen Recht, etwa im SGB VIII

Gegen diese Ansicht könnte aber bereits die Vorschrift des § 50 Abs. 1 S. 2, 3 BRAO sprechen. Danach hat der Verfahrensbeistand, der zugleich auch ein Rechtsanwalt ist, seine Handakte für die Dauer von sechs Jahren aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde. Bei der Tätigkeit des zertifizierten Verfahrensbeistandes, der zugleich Rechtsanwalt ist, handelt es sich aber nicht um Mandanteninformationen, sondern um Mitteilungen, die er in seiner Funktion als Interessenvertreter des Kindes erhalten hat. Dieser Verfahrensbeistand ist im Übrigen auch nicht von einem Mandanten ausgewählt und beauftragt worden, sondern allein durch das Familiengericht bestellt. Daher gilt auch für diese Verfahrensbeistände, die zugleich Rechtsanwälte sind, die Bestimmung des § 50 Abs. 1 S. 2, 3 BRAO nicht.^[55]

Diese ungewollte Gesetzeslücke bezüglich der Aufbewahrungsfrist der Beistandsakte auch nach Eintritt der Rechtskraft einer familiengerichtlichen Entscheidung schloss das Gericht dadurch, dass es die weitere Aufbewahrungspflicht am Erreichen der Volljährigkeit des Kindes orientierte. Denn dann wird regelmäßig der Dokumentationszweck der Akte entfallen. Rechtlich möglich sei es aber auch, die Aufbewahrungspflicht generell an Verjährungspflichten zu koppeln. Dies entspreche nach Ansicht des IDSG der Vorsorge im Hinblick auf eine mögliche Haftung bei Pflichtverletzungen des Verfahrensbeistands (z.B. drei Jahre nach § 195 BGB).

Das Gericht hätte auf die im öffentlichen Recht bestehende Verordnung über die Aufbewahrung einer Akte und Speicherung von Justizakten (Justizaufbewahrungsverordnung – JAktAV) vom 8.11.2021,^[56] die auf das Gesetz zur Aufbewahrung und Speicherung von Akten der Gerichte und Staatsanwaltschaften nach Beendigung des Verfahrens vom 23.3.2005^[57] zurückzuführen ist, Bezug nehmen sollen, wo ausdrücklich Aufbewahrungs-und Speicherfristen für die Akten der Gerichte und der Staatsanwaltschaften geregelt sind, § 3 JAktAV.^[58] Zutreffend ist, worauf Fritzsche^[59] hinweist, dass sich die JAktAV ausdrücklich nur auf die Aufbewahrung und Speicherung von Justizakten bezieht. Die Handakte des Verfahrensbeistands ist aber keine Justizakte ist, was zur Folge hat, dass die JAKtAV keine unmittelbare Anwendung findet.

Ob letztlich die JAKtAV analog angewendet werden kann, ist nunmehr zu prüfen.

Eine Analogie kommt nur bei einer planwidrigen Regelungslücke in Betracht.

Schumann^[60] führt hierzu aus, dass die Rechtsstellung des Verfahrensbeistands ausführlich nicht umfassend gesetzlich geregelt ist. So fehlt insbesondere eine datenschutzrechtliche Regelung für die Tätigkeit des Verfahrensbeistandes. Da mehrere Gesetze Aufbewahrungsfristen enthalten, wie z.B. dem § 147 Abs. 3 AO und dem § 257 H...