Zu den Verwaltungsrechten und -pflichten gehören zunächst das Recht und die Pflicht zu Geschäftsführung und Vertretung, das Stimmrecht bei der Abstimmung über Beschlüsse der Gesellschafter und die Kontroll- und Informationsrechte. Verschiedene Nebenpflichten werden unter dem Begriff der Treuepflicht zusammengefasst. Das Recht des Gesellschafters, Sozialansprüche für die Gesellschaft geltend zu machen, wird als Handeln für die Gesellschaft (actio pro socio) bezeichnet. Im Mittelpunkt der Verwaltungsrechte stehen die Geschäftsführung und die Vertretung.
2.1 Geschäftsführung und Vertretung
Eine Gesellschaft, ob rechtsfähig oder nicht, kann als juristische Konstruktion nicht selber, sondern nur durch natürliche Personen handeln. Bei der GbR handeln die Gesellschafter als natürliche Personen für die GbR durch Beschlussfassungen aller Gesellschafter formlos oder auf einer förmlichen Gesellschafterversammlung, durch Maßnahmen der Geschäftsführung und durch die Vertretung der Gesellschaft gegenüber Dritten. Das Recht und die Pflicht zur Geschäftsführung und zur Vertretung und das Stimmrecht (sogleich unter 2.2) stehen deshalb im Mittelpunkt der Verwaltungsrechte. Wegen der unterschiedlichen Ausgestaltung dieser Rechte müssen sie streng unterschieden werden.
Durch das Gesetz zur Modernisierung des Personengesellschaftsrechts sind die Geschäftsführung und die Vertretungsbefugnis bei der GbR klarer definiert. Das neue Gesetz regelt seit 2024 ausdrücklich, dass alle Gesellschafter zur Geschäftsführung berechtigt und verpflichtet sind, § 715 Abs. 1 BGB.
Seit dem 1.1.2024 ist die Vertretungsmacht der Gesellschafter gegenüber Dritten gemäß § 720 Abs. 3 BGB grundsätzlich unbeschränkt, Beschränkungen sind Dritten gegenüber unwirksam.
2.1.1 Abgrenzung Beschlussfassung, Geschäftsführung, Vertretung
Eine Beschlussfassung durch alle Gesellschafter ist für alle Grundlagengeschäfte, die die Zusammensetzung und die Organisation der Gesellschaft betreffen, erforderlich. Zu den Grundlagengeschäften zählen zunächst alle Änderungen des Gesellschaftsvertrages, aber auch die Auflösung der Gesellschaft und die Umwandlung in eine andere Gesellschaftsform (siehe unter 2.2). Eine Beschlussfassung ist auch für außergewöhnliche Geschäfte erforderlich, § 715 Abs. 2 Satz 2 BGB. Außergewöhnliche Geschäfte sind solche, die nach ihrer Bedeutung, nach ihrem Inhalt und Zweck und den mit ihnen verbundenen Gefahren über den gewöhnlichen Rahmen des Geschäftsbetriebs hinausgehen, z. B. der Wechsel des wichtigsten Vertragspartners oder die Neuausrichtung der Geschäftspolitik.
Alle übrigen Geschäfte, die keine Grundlagengeschäfte und keine außergewöhnlichen Geschäfte sind, gehören zur Geschäftsführung, also alle rein tatsächlichen und alle rechtsgeschäftlichen Tätigkeiten. Die Geschäftsführungsbefugnis umfasst dabei zum einen das rein tatsächliche Handeln zur Erreichung des Gesellschaftszwecks.
Tatsächliches Handeln für die Gesellschaft
Zum tatsächlichen Handeln der Geschäftsführer für die GbR gehören die Organisation des Unternehmens, die Ausübung des Weisungsrechts gegenüber den Arbeitnehmern, Buchführung und die Kommunikation mit Dritten.
Zum anderen umfasst die Geschäftsführungsbefugnis auch die Entscheidung über das Eingehen rechtsgeschäftlicher Verpflichtungen wie die Einstellung von Arbeitnehmern, der Kauf und Verkauf von Ware und das Eingehen von Miet- und anderen Verträgen.
Kein Abschluss von Verträgen
Die Geschäftsführungsbefugnis umfasst nur die Entscheidungsfindung im Innenverhältnis der Gesellschafter untereinander hinsichtlich des künftigen Vertragsschlusses, nicht den rechtsverbindlichen Vertragsschluss mit Dritten selbst.
Die Befugnis der Gesellschafter im Außenverhältnis mit Dritten rechtsverbindliche Verträge abzuschließen, wird als Vertretungsbefugnis bezeichnet. Die Vertretungsbefugnis verleiht die Vertretungsmacht, im Namen und mit Wirkung für und gegen die Gesellschaft Verträge mit Dritten abzuschließen. Sie betrifft das Außenverhältnis der Gesellschaft, das rechtliche Können aufgrund der Vertretungsmacht. Die Geschäftsführungsbefugnis betrifft dagegen das Innenverhältnis, das rechtliche Dürfen. Das bedeutet, der geschäftsführende Gesellschafter darf entscheiden, ob, mit wem und zu welchen Bedingungen Verträge abgeschlossen werden, aber nur der vertretungsberechtigte Gesellschafter kann rechtsverbindliche Verträge für die GbR abschließen.
Die Geschäftsführungsbefugnis und die Vertretungsbefugnis der Gesellschafter können deckungsgleich sein, sie können aber auch auseinanderfallen (siehe unter 2.1.3). Deshalb müssen beide Befugnisse immer streng getrennt betrachtet werden.