Das Gesetz enthält bereits Bestimmungen für die Fassung von Beschlüssen und die Einberufung von Gesellschafterversammlungen. Diese Regelungen sind allerdings unvollständig. Überhaupt nicht geregelt sind die Formalien der Durchführung der Gesellschafterversammlung selbst.
2.1 Voraussetzung der Einberufung der Gesellschafterversammlung
Zuständig für die Einberufung der Gesellschafterversammlung sind die Geschäftsführer, wobei jeder allein die Gesellschafterversammlung einberufen könnte. Die Satzung kann Erschwerungen enthalten, z. B. die Regelung, dass die Einberufung nur von Geschäftsführern in vertretungsberechtiger Zahl, etwa von zwei gesamtvertretungsberechtigten Geschäftsführern, möglich ist. Darüber hinaus könnte die Satzung auch bestimmte Gründe festlegen, wann eine Einberufung zu erfolgen hat. Das Gesetz sieht vor, dass die Gesellschafterversammlung in jedem Fall dann einzuberufen ist, wenn das Wohl der Gesellschaft dies erfordert. Die Satzung könnte hier eine Konkretisierung vornehmen oder weitere Anlässe festlegen. Ebenfalls ist es möglich, dass einzelnen oder allen Gesellschaftern das Recht eingeräumt wird, Gesellschafterversammlungen einzuberufen. Der Gesellschafter selbst, obwohl er Anteilseigner ist, darf selbst keine Gesellschafterversammlungen einberufen. Gesellschafter, die mindestens 10 % halten, können die Einberufung einer Gesellschafterversammlung vom Geschäftsführer verlangen und erst dann, wenn sich dieser weigert eine solche anzuberaumen, selbst eine solche einberufen. Es bietet sich an, im Gesellschaftsvertrag jedem Gesellschafter das Recht einzuräumen, Gesellschafterversammlungen einzuberufen. Dieses Sonderrecht läge typischerweise im Interesse von Minderheitsgesellschaftern, meist aber nicht im Interesse von beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführern.
2.2 Einberufungsfrist
Die im Gesetz verankerte Einberufungsfrist von einer Woche wird in der Praxis häufig als zu kurz empfunden. Empfehlenswert ist, die Frist auf zwei Wochen festzusetzen, wobei als Fristbeginn der Tag der Versendung der Einschreibebriefe vereinbart werden sollte. Anstelle der Versendung per Einschreiben bietet sich auch eine persönliche Übergabe der Einladung unter Gegenzeichnung des Empfangs an, dies gerade dann, wenn die Gesellschafter im Betrieb gemeinsam zusammenarbeiten. Dies müsste jedoch in die Satzung aufgenommen werden. Ebenfalls empfehlenswert sind Regelungen, inwieweit Versammlungen telefonisch, als Online-Meeting, in Hybridform oder im Umlaufverfahren abgehalten werden können.
2.3 Teilnahme des Geschäftsführers/Versammlungsleitung
Obwohl der bzw. die Geschäftsführer für die Einberufung zuständig sind, haben sie selbst kein Teilnahmerecht auf der Gesellschafterversammlung. In der Praxis nehmen sie aber i. d. R. an den Versammlungen teil. Da die Geschäftsführer aufgrund ihrer Geschäftsführungstätigkeit und der Organisationsaufgaben ohnehin den besten Überblick über die entstehenden Fragen haben, werden sie häufig auch einvernehmlich die Versammlungsleitung übernehmen. Ansonsten müssten die Gesellschafter einen Versammlungsleiter wählen, hierbei kann die Satzung eine Bestimmung treffen. Empfehlenswert ist ferner eine Regelung über eine Sitzungsniederschrift sowie die Formalien der Berichtigung derselben.
2.4 Beschlussfeststellung
Beschlüsse sollten förmlich festgestellt werden, damit zumindest formal das Ergebnis feststeht und der Gesellschafter, der sich hiergegen wehren müsste, innerhalb der hier vorgeschlagenen Klagefrist Klage zu erheben hat.
2.5 Beschlussfähigkeit/Vertretung im Stimmrecht/Stimmenbotschaft
In die Satzung können Regelungen über eine Beschlussfähigkeit (siehe Formulierungsvorschlag) sowie das Teilnahmerecht und die Vertretung im Stimmrecht aufgenommen werden. Statt einer Vertretung im Stimmrecht, die nach § 47 Abs. 3 GmbHG durch schriftliche Vollmacht oder in Textform vorgesehen ist, kann auch lediglich eine Stimmenbotschaft verankert werden.
Die Vertretung führt dazu, dass der Vertreter an Stelle des Gesellschafters teilnimmt und sämtliche Rechte desselben ausübt. Das heißt, der Vertreter gibt die Stimmen ab, ohne dass er erkennen lassen muss, welche Weisungen der Gesellschafter gegeben hat. Häufig begrenzt die Satzung den Kreis der Vertreter auf Mitgesellschafter oder zur Berufsverschwiegenheit verpflichtete Personen wie Rechtsanwälte.
Im Fall der Stimmenbotschaft hat der Stimmenbote keinerlei Ermessensspielraum und keine eigenen Erklärungen abzugeben, vielmehr übergibt dieser lediglich die Stimmen des abwesenden Gesellschafters, dem die Beschlussvorlagen mit der Einladung übersandt wurden. Der Formulierungsvorschlag enthält alternativ die Regelung einer Vertretung oder einer Stimmenbotschaft. Je nach dem Bedürfnis des Einzelfalls muss eine entsprechende Klausel gewählt werden.
2.6 Beiziehung von Beratern zur Gesellschafterversammlung
Es gibt durchaus Fälle, in denen die Gesellschafter keinen Wert darauf legen, dass Vertreter an den Gesellschafterversammlungen teilnehmen, insbesondere wenn es sich um Rechtsvertreter handelt, die das Gefüge durcheinander bringen und die atmosphärischen Bedingungen beeinträchtigen könnten. Gleiches gilt für die Beiziehung von Beratern zu Gesellschafterversammlungen. Beiziehung bedeutet, dass neben dem Gesellschafter ein weiterer Berater an der G...