Incentivereisen in der Entgeltabrechnung / 2.2.1 Ermittlung des steuerpflichtigen Anteils

Schritt 1: Eindeutig zuordenbare Aufwendungen

Zunächst sind die Kostenbestandteile vom Gesamtaufwand der Reise abzutrennen, die sich leicht und eindeutig ausschließlich

• dem (steuerfreien) betriebsfunktionalen Bereich oder
• dem privaten lohnsteuerpflichtigen Bereich

zuordnen lassen.Steuerfrei bleiben demnach z. B. die Kosten für betriebliche Tagungen, Unterlagen und Referenten. Steuerpflichtiger Arbeitslohn sind dagegen die Aufwendungen, die auf touristische Programmpunkte, etwa Ausflüge, Spiel- und Sportveranstaltungen sowie gemeinsame Feiern und Unterhaltungsabende entfallen.

Schritt 2: Aufteilung im Wege der sachgerechten Schätzung

Die verbleibenden (gemischten) Kosten sind im Wege der Schätzung auf die beiden Bereiche zu verteilen. Dabei ist im Regelfall auf die Zeitanteile abzustellen, die sich im Verhältnis der rein betrieblich bedingten Reisebestandteile zu den übrigen mit Vorteilscharakter ergeben. Hierbei handelt es sich insbesondere um

• die Flug- bzw. Fahrtkosten,
• die Hotelrechnung,
• die Verpflegungskosten sowie
• die Kosten der Reisevorbereitung und Organisation.

Verpflegungskosten nur bis zur Höhe der Pauschbeträge abziehbar

Für die Verpflegungskosten gilt die Besonderheit, dass diese auch bei einer ausschließlich betrieblichen Veranstaltung maximal in Höhe der lohnsteuerlichen Verpflegungspauschalen berücksichtigt werden dürfen. Der BFH ermittelt deshalb zunächst die zutreffende Höhe der insgesamt für die Reiseteilnehmer zulässigen lohnsteuerlichen Verpflegungspauschalen, bevor er die Aufteilung nach dem zeitlichen Aufteilungsmaßstab vornimmt. Steuerfrei bleibt lediglich der zeitlich auf die betrieblichen Veranstaltungen entfallende Anteil der Verpflegungspauschbeträge. Lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn ist der nach Abzug des steuerfreien Teils von den Gesamtverpflegungskosten verbleibende regelmäßig größere Restbetrag.

Praxis-Beispiel

Kostenaufteilung bei Incentivereisen

Die 200 Mitarbeiter eines Pharmaunternehmens treffen sich vom 4.6.–8.6. zu einer 5-tägigen Außendienst-Tagung in Portugal. Die Gesamtkosten der Portugalreise belaufen sich auf 550.000 EUR. Davon entfallen 150.000 EUR auf das Produktmanagement mit Fachvorträgen und sonstige Reiseteile mit rein betriebsfunktionaler Zielsetzung. 100.000 EUR auf Sightseeing-Ausflüge sowie das Sport- und Unterhaltungsprogramm mit gemeinsamen Abendveranstaltungen. Die Kosten für Flug und Unterbringung haben 200.000 EUR und die Verpflegungskosten 100.000 EUR betragen. Nach dem durchgeführten Reiseprogramm verteilt sich die Gesamtreisedauer zu 60 % auf Veranstaltungen, bei denen der betriebliche Zweck des Arbeitgebers ganz im Vordergrund steht, und zu 40 % auf Programmpunkte mit Vorteilscharakter.

Ergebnis: Die Aufwendungen für die betrieblichen Veranstaltungen von insgesamt 150.000 EUR sind als Leistungen im ganz überwiegend betrieblichen Interesse kein Arbeitslohn. Einen insgesamt lohnsteuerpflichtigen Sachbezug begründen dagegen die touristischen Reiseteile in Höhe von 100.000 EUR, weil ihnen ein objektiver Vorteilscharakter zukommt. Die übrigen vom Arbeitgeber getragenen Kosten sind nach dem zeitlichen Verhältnis aufzuteilen, in dem die betrieblichen Reisebestandteile zu den Veranstaltungspunkten mit Vorteilscharakter stehen. Die Aufwendungen für Beförderung und Unterbringung sind demzufolge in Höhe von 80.000 EUR (40 %-Anteil) lohnsteuerpflichtig.

Für die Verpflegungskosten gilt folgende besondere Berechnung:

Gesamtverpflegungskosten		100.000 EUR
200 Arbeitnehmer × 5 Tage × 36 EUR (Verpflegungspauschale)		36.000 EUR
Davon steuerfreier Anteil i. H. v. 60 %		- 21.600 EUR
Lohnsteuerpflichtige Verpflegungskosten gesamt		78.400 EUR

Der für die 5-tägige Portugalreise insgesamt zu erfassende Arbeitslohn beträgt 258.400 EUR (= 100.000 EUR + 80.000 EUR + 78.400 EUR). Auf den einzelnen Arbeitnehmer entfallen damit 1.292 EUR (Pro-Kopf-Aufteilung).