Rz. 78
Der Arbeitgeber hat der Einzugsstelle für jeden Entgeltzahlungszeitraum 2 Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge einen Beitragsnachweis durch Datenübertragung zu übermitteln, in dem er den Gesamtsozialversicherungsbeitrag (vgl. § 28d) nach Beitragsgruppen aufgegliedert angibt (Abs. 3 Satz 1 HS 1). Die Beitragsnachweis-Datensätze sind sowohl für den allgemeinen Beitragsnachweis als auch für den Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte zu verwenden. Die Dateien sind an die Datenannahmestelle der jeweils zuständigen Krankenkasse zu übermitteln, welche diese an die Krankenkassen/Einzugsstellen weiterleitet. Dieses Prozedere gilt nicht hinsichtlich der Beschäftigten in privaten Haushalten bei Verwendung von Haushaltsschecks (Abs. 3 Satz 1 HS 2).
Rz. 79
Die Fristsetzung auf 2 Arbeitstage beruht auf Art. 1 Nr. 18 des Gesetzes zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze v. 19.12.2007 (BGBl. I S. 3027). Die Begründung führt hierzu Folgendes aus (BT-Drs. 16/6540):
Zitat
Es wird als einheitlicher Zeitpunkt der zweite Arbeitstag vor Fälligkeit der Beiträge festgelegt, bis zu welchem ein Arbeitgeber spätestens seinen Beitragsnachweis abzugeben hat. Bisher wird dies durch Satzungsrecht der Krankenkassen geregelt und differiert stark, was zum einen immer wieder zu Mahnungen und Säumniszuschlägen führt, zum anderen eine einheitliche Abgabe des Datensatzes Beitragsnachweis im vollautomatisierten Verfahren erheblich behindert. Die Frist entspricht nach Auskunft der Praxis den betrieblichen Anforderungen, um eine ordnungsgemäße Versendung und Verbuchung sicherzustellen.
Rz. 80
Die Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) v. 23.1.2006 (BGBl. I S. 152), zuletzt geändert durch Art. 28 des Gesetzes v. 20.12.2022 (BGBl. I S. 2759), verlangt hingegen nur, dass die Beitragsnachweise nach § 28f Satz 1 rechtzeitig einzureichen sind. Das entspricht der Rechtslage vor Inkrafttreten des Gesetzes zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze. Augenscheinlich ist die DEÜV nicht an § 28f Abs. 3 Satz 1 HS 1 angepasst worden. Normhierarchisch maßgebend ist das Gesetz und nicht die DEÜV.
Rz. 81
Die Einreichungsfrist orientiert sich am Fälligkeitstag des § 23 Abs. 1 Satz 2. Hiernach ist der Gesamtsozialversicherungsbeitrag am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig ist, in dem die Beschäftigung, mit der das Arbeitsentgelt erzielt wird, ausgeübt worden ist oder als ausgeübt gilt. Damit muss der Beitragsnachweis spätestens zu Beginn des fünftletzten Bankarbeitstags des Monats der Einzugsstelle vorliegen. Dies bedeutet, dass der Beitragsnachweis der Einzugsstelle um 0:00 Uhr dieses Tages vorliegen muss. Der Beitragsnachweis ist also nur dann rechtzeitig eingereicht, wenn die Einzugsstelle am gesamten fünftletzten Bankarbeitstag des Monats über den Beitragsnachweis verfügen kann (hierzu Ziff. 11 der Gemeinsamen Grundsätze, vgl. Rz 82).
Rz. 82
Der Beitragsnachweis ist durch Datenübertragung zu übermitteln. Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben gemäß § 28b Abs. 2 in Gemeinsamen Grundsätzen bundeseinheitlich den Aufbau der Datensätze für die Übermittlung von Beitragsnachweisen durch Datenübertragung zu bestimmen. Die Beitragsnachweis-Datensätze sind nach § 26 i. V. m. §§ 17 ff. DEÜV durch Datenübertragung mittels zugelassener systemgeprüfter Programme oder maschinell erstellter Ausfüllhilfen zu übermitteln. Dabei sind die gemeinsamen Grundsätze für die Untersuchung von Entgeltabrechnungsprogrammen und Ausfüllhilfen (Systemuntersuchung) und die Datenweiterleitung innerhalb der Sozialversicherung (§ 22 DEÜV) in der jeweils geltenden Fassung zu beachten. Die Einzelheiten sind den Gemeinsamen Grundsätzen zum Aufbau der Datensätze für die Übermittlung von Beitragsnachweisen durch Datenübertragung nach § 28b Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 SGB IV in der vom 1.1.2018 an geltenden Fassung zu entnehmen (https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/arbeitgeber/beitragsnachweise/GG_BNA_01.01.2018.pdf).
Rz. 83
Die Spitzenverbände der Krankenkassen, die Deutsche Rentenversicherung Bund und die Bundesagentur für Arbeit vertreten die Auffassung, dass der Arbeitgeber auch dann einen Beitragsnachweis einzureichen hat, wenn in einem Monat ausnahmsweise keine Gesamtsozialversicherungsbeiträge und auch keine Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz anfallen(sog. Nullbeitragsnachweis). Hierzu heißt es unter Ziff. 4 der Gemeinsamen Grundsätze:
Zitat
Der Beitragsnachweis-Datensatz ist der Datenannahmestelle – abgesehen vom Dauer-Beitragsnachweis – für jeden Entgeltabrechnungszeitraum zu übermitteln, in dem versicherungspflichtig Beschäftigte oder geringfügig entlohnte Beschäftigte gemeldet sind. Folglich ist ein Beitragsnachweis-Datensatz (mit Nullbeträgen) auch für Entgeltabrechnungszeiträume zu erstellen, in denen ausnahmsweise keine Beiträge anfallen. Hierdurch werden Beitragsschätzungen vermieden, die die Einzugsstelle nach § 28f Abs. 3 Satz 2 SGB IV dann vorzunehmen hat, wenn der Arbeitge...