Gesetzestext
(1) Die Urkunden und Abschriften, die nach § 10 der Grundbuchordnung von dem Grundbuchamt aufzubewahren sind, werden zu den Grundakten genommen, und zwar die Bewilligung der Eintragung eines Erbbaurechts zu den Grundakten des Erbbaugrundbuchs.
(2) Betrifft ein Schriftstück der in Absatz 1 bezeichneten Art Eintragungen auf verschiedenen Grundbuchblättern desselben Grundbuchamts, so ist es zu den Grundakten eines der beteiligten Blätter zu nehmen; in den Grundakten der anderen Blätter ist auf diese Grundakten zu verweisen.
(3) Ist ein Schriftstück der in Absatz 1 bezeichneten Art in anderen der Vernichtung nicht unterliegenden Akten des Amtsgerichts enthalten, welches das Grundbuch führt, so genügt eine Verweisung auf die anderen Akten.
(4) Bei den Grundakten ist ein in seiner Einrichtung dem Grundbuchblatt entsprechender Vordruck (Handblatt) zu verwahren, welcher eine wörtliche Wiedergabe des gesamten Inhalts des Grundbuchblatts enthält. Die mit der Führung des Grundbuchs beauftragten Beamten haben für die Übereinstimmung des Handblatts mit dem Grundbuchblatt zu sorgen.
A. Die Grundaktenführung
Rz. 1
Neben dem Grundbuch ist die Grundakte zu führen, das gilt auch beim maschinell geführten Grundbuch, bei welchem lediglich die Führung des Handblatts entfällt. Die Führung der Grundakte erfolgt nach den Vorschriften der Aktenordnung (AktO), die als bundeseinheitlich wortgleiche Verwaltungsvorschrift gilt, insbes. gelten die §§ 21–24 AktO. Ergänzend enthalten die Geschäftsanweisungen für Grundbuchsachen Vorschriften zur Grundaktenführung (sehr instruktiv Nr. 9 ff. VwV-Grundbuchsachen Sachsen, abgedr. in Anhang 2).
Eine Grundakte wird für jedes Grundbuchblatt eingerichtet und erhält als Aktenzeichen die Blattnummer des Grundbuchs. Sie enthält sämtliche Eintragungsunterlagen, insbesondere die gem. § 874 BGB und § 44 Abs. 2 GBO in Bezug genommenen Bewilligungen, die mittelbar Inhalt des Grundbuchs sind. Sie enthält ferner sämtliche zu dem betreffenden Grundbuchblatt eingegangenen Anträge, Ersuchen, Verfügungen und Entscheidungen. Die Schriftstücke der Grundakte werden teils lose geführt, teils geheftet. Die Schriftstücke sind in jedem Fall chronologisch einzusortieren, sie erhalten eine Ordnungsnummer nach der Reihenfolge des Eingangs (§ 21 Abs. 1 AktO). In einem Vorblatt sind die Ordnungsnummern mit Angabe der jeweiligen Schriftstücke zu vermerken.
Grundakten dürfen nur an Gerichte und Behörden herausgegeben werden, ferner zur Erledigung von Telearbeit des Grundbuchrechtspflegers (Nr. 2.1.1 BayGBGA). Bei der Versendung an Gerichte oder Behörden ist zu prüfen, ob die erbetenen Informationen nicht auch anderweitig übermittelt werden können (Nr. 16a VwV-Grundbuchsachen Sachsen). In der Regel wird das durch Kopien geschehen können. Eine notwendige Versendung hat gegen Empfangsbekenntnis zu erfolgen (eingehend Nr. 16b VwV-Grundbuchsachen Sachsen).
B. Aufbewahrung
Rz. 2
Abs. 1 schreibt vor, wie die Aufbewahrung der Schriftstücke zu geschehen hat, deren Verwahrung § 10 GBO anordnet.
Über die Rückgabe derartiger Schriftstücke vgl. § 10 GBO (siehe § 10 GBO Rdn 10, 12). Zur Aufbewahrung wichtiger Urkunden, die nicht zu den Grundakten gehören, siehe § 23 GeschO sowie die Geschäftsanweisungen der Länder (z.B. Nr. 9–17 VwV-Grundbuchsachen Sachsen).
C. Mehrere Grundbuchblätter
Rz. 3
Wenn eines der in Abs. 1 bezeichneten Schriftstücke Eintragungen auf verschiedenen Grundbuchblättern desselben Grundbuchamts betrifft, so ist es zu den Grundakten eines der beteiligten Blätter zu nehmen, und zwar nach § 14 Abs. 3 GeschO zu den Grundakten, bei denen es seine erste Ordnungsnummer gem. § 20 Abs. 2a GeschO erhalten hat (so auch Nr. 9c) VwV-Grundbuchsachen Sachsen). Zu den Grundakten, bei denen sich die Eintragungsunterlagen befinden, ist auch die Eintragungsverfügung zu nehmen.
In den Grundakten der Blätter, zu denen das Schriftstück nicht genommen wird, ist auf die Akten zu verweisen, bei denen es sich befindet.
C. Verweisung auf andere Grundakte
Rz. 4
Abs. 3 dient der Ausfüllung des Vorbehalts in § 10 Abs. 3 GBO. Er hat nur Bedeutung für die Sicherung des Beweises über die Eintragungsunterlagen, nicht dagegen für die Frage, ob zum Nachweis der Eintragungsvoraussetzungen auf Urkunden, die sich bei anderen Akten desselben Grundbuchamts befinden, Bezug genommen werden darf. Statt der Aufbewahrung einer beglaubigten Abschrift genügt eine Verweisung in den Grundakten auf die anderen Akten desselben Gerichts, wenn diese der Vernichtung nicht unterliegen. Reichen die Beteiligten bereits eine beglaubigte Abschrift ein, so ist sie zu den Grundakten zu nehmen.
D. Handblatt
Rz. 5
Das nach Abs. 4 zu führende Handblatt war nur im Papiergrundbuch zu führen, es war nicht Bestandteil der Grundakten (zur Aussonderung des Handblattes § 73 S. 2 GBV; Nr. 15 VwV-Grundbuchsachen Sachsen). Das Handblatt musste wörtlich mit dem Grundbuchblatt übereinstimmen (Abs. 4 S. 1). Im maschinell geführten Grundbuch ist ein Handblatt nicht erforderlich, da der Grundbuchinhalt stets elektronisch eingesehen werden kann. Zur Übersicht des Grundbuchinhalts insbes. bei umfangreichen Eintragungen, etwa ...