Gesetzestext
(1) Das Protokoll, das nach § 133a Absatz 3 Satz 1 der Grundbuchordnung über die Mitteilung des Grundbuchinhalts durch den Notar zu führen ist, muss enthalten:
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das Datum der Mitteilung, |
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die Bezeichnung des Grundbuchblatts, |
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die Bezeichnung der Person, der der Grundbuchinhalt mitgeteilt wurde, und gegebenenfalls die Bezeichnung der von dieser vertretenen Person oder Stelle und |
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die Angabe, ob ein Grundbuchabdruck erteilt wurde. |
(2) Das Protokoll darf nur für die Überprüfung der Rechtmäßigkeit der Mitteilung sowie die Unterrichtung des Eigentümers des Grundstücks oder des Inhabers eines grundstücksgleichen Rechts nach § 133a Absatz 3 Satz 2 der Grundbuchordnung verwendet werden. § 83 Absatz 2 Satz 6 und Absatz 3 gilt entsprechend
A. Protokoll über die Mitteilung
Rz. 1
Wie bereits aus dem Wortlaut des § 133a GBO hervorgeht, ist vom Notar kein Verzeichnis über die Grundbucheinsichten als solches zu führen, sondern nur unter engen Voraussetzungen (vgl. § 133a GBO Rdn 16) ein Protokoll über die Mitteilung des Grundbuches in diesen Ausnahmefällen. Die Anlage oder auch Vorlage eines Protokolls über vom Notar getätigte Einsichten als solches ist also mit dem Gesetz zur Übertragung von Aufgaben im Bereich der freiwilligen Gerichtsbarkeit auf Notare im Jahr 2013 nicht eingeführt worden. Auch gilt die Vorschrift nicht für Abrufe aus Hilfsverzeichnissen: Anders als für die Abrufverfahren einschlägige Bestimmung des § 133 GBO erwähnt § 133a GBO diese nicht. Bei Mitteilung des Inhaltes nur aus den Hilfsverzeichnissen ist also eine Protokollierungspflicht gesetzlich nicht vorgeschrieben. Das Protokoll unterliegt einer stichprobenartigen Kontrolle (vgl. Rdn 10). Die Führung in elektronischer Form ist nicht vorgeschrieben, aber zulässig. Ein Papierausdruck des Protokolls genügt zur Ermöglichung der stichprobenartigen Kontrolle im Rahmen einer aufsichtlichen Prüfung.
B. Inhalt des Protokolls
Rz. 2
In den Fällen, in denen der Notar ein Protokoll über die Mitteilung des Grundbuchinhaltes zu führen hat (vgl. § 133a GBO Rdn 16), ist ein zwingender Mindestinhalt vorgeschrieben. Freilich kann der Notar im Rahmen der sachlichen Unabhängigkeit auch weitere Aspekte mit in ein solches Register aufnehmen.
Rz. 3
Der Notar hat in das Protokoll das Datum der Mitteilung an den Mitteilungsempfänger aufzunehmen. Auf das Datum der Einsicht kommt es nicht an. Da es auch bei zunächst behauptetem berechtigten Interesse des Notars nach einer Einsicht und Überprüfung/Bewertung des Inhaltes durch den Notar vor einer Weitergabe sein kann, dass das dargelegte Interesse für eine Mitteilung an den Auftraggeber der Einsicht nicht ausreichend im Sinne des berechtigen Interesses (§ 12 GBO) ist, wird es auch Einsichten geben, die der Notar zwar vorgenommen hat, die er aber eben nicht weitergegeben und damit nicht mitgeteilt hat (vgl. § 133a GBO Rdn 10). Hier ist ebenfalls keine Aufzeichnung geschuldet. Im Rahmen einer aufsichtlichen Prüfung sollte der Notar aber unabhängig vom Nichtbestehen einer Aufzeichnungspflicht in der Lage sein, den Anlass der Einsicht als solcher nachzuvollziehen. Das dürfte dem Notar in diesen Ausnahmefällen aber auch ohne die Führung eines "Registers" oder Protokolls möglich sein.
Rz. 4
Weiter hat das Register in den registrierungspflichtigen Fällen die Bezeichnung des Grundbuchblatts zu enthalten. Dies dient der exakten Zuordnung des mitgeteilten Inhalts.
Rz. 5
Das Protokoll hat zu enthalten die Bezeichnung der Person, der der Grundbuchinhalt mitgeteilt wurde. Unter Bezeichnung ist die adressmäßige Erfassung zu verstehen, die eine Individualisierung des Mitteilungsempfängers möglich macht: Name, Ort, Anschrift. Aber auch andere Formen der Individualisierung, die eine Kontrolle ermöglichen, sind zulässig. Dies gilt auch, wenn die Personen – für den Notar erkennbar – für eine vertretene Person oder Stelle gehandelt haben. Vertretungsnachweise sind aber nicht zu dokumentieren. Für die Prüfung der Berechtigung zur Weitergabe wird der Notar in diesen Fällen auf den Vertretenen oder die vertretene Stelle abstellen.
Rz. 6
Schließlich ist in das Protokoll aufzunehmen die Angabe, ob ein Grundbuchabdruck erteilt wurde. Da die Datei – etwa im PDF-Format – dem Abdruck gleichsteht (vgl. § 85 GBV Rdn 5), wäre auch dieser Umstand aufzunehmen, nicht aber die Übermittlungsart als solches oder – wenn kein (kompletter) Abdruck weitergegeben wurde – Ausführungen darüber, in welchem Umfang der Grundbuchinhalt tatsächlich mitgeteilt wurde. Freilich dürften solche Feststellungen im Protokoll zulässig und hilfreich sein.
C. Überprüfung und Schutz des Protokolls
Rz. 7
Die protokollierten Daten sind durch geeignete Vorkehrungen gegen zweckfremde Nutzung und gegen sonstigen Missbrauch zu schützen, was sich aus dem Verweis auf § 83 Abs. 2 S. 6 GBV ergibt (vgl. § 83 GBV Rdn 12). Diese Vorgabe entspricht de...