Last-Minute-Leitfaden beA / f) Benennung der einzureichenden Dateien

Rz. 366

Gem. § 2 Abs. 2 ERVV soll der Dateiname den Inhalt des elektronischen Dokuments schlagwortartig umschreiben und bei der Übermittlung mehrerer elektronischer Dokumente eine logische Nummerierung enthalten.

Rz. 367

Für den Verordnungsgeber ist hier wichtig, dass der Aufwand für Gerichte, Gerichtsvollzieherinnen und Gerichtsvollzieher bei der Führung einer elektronischen Akte möglichst geringgehalten wird und daher der Dateiname schlagwortartig den Inhalt des elektronischen Dokuments zusammenfasst und bei mehreren elektronischen Dokumenten eine logische Nummerierung schon bei der Übermittlung enthält, sodass eine einfache Zuordnung möglich ist.^[108]

Rz. 368

Nach dem Willen des Verordnungsgebers soll der Dateiname des Schriftsatzes der üblichen Bezeichnung in der jeweiligen Prozessordnung entsprechen, beispielhaft wird angeführt:^[109]

• Klageschrift
• Klageerwiderung
• Berufungsschrift
• Revisionsschrift
• Kostenfestsetzungsantrag

Rz. 369

Schriftsatz und Anlagen sollen neben der Inhaltsbezeichnung durch die Voranstellung einer Nummerierung wie z.B. 01, 02, 03,… geordnet werden.

Rz. 370

Unter der Internetseite

https://www.justiz.nrw.de/Gerichte_Behoerden/anschriften/elektronischer_rechtsverkehr/ERV_Hinweise/index.php

finden sich die nachfolgenden Hinweise. Das Land Berlin verweist auf seiner Internetseite ebenfalls auf die Seite von NRW. Inwieweit auch übrige Gerichte im Rest der Bundesrepublik diese Vorgehensweise wünschen/begrüßen, ist nicht bekannt.

Zitat

"Allgemeine Hinweise zur Benennung von elektronischer Post "

Sie möchten Ihre elektronische Post schnellstmöglich dem richtigen Verfahren zugeordnet haben – dann bitten wir Sie um Ihre Hilfe – Informationen zur Benennung von Schriftsätzen und Anhängen bei der Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs.

Sie würden uns sehr helfen, wenn Sie bei der elektronischen Übersendung Folgendes beachten würden:

Bei der Übermittlung soll, sofern bekannt, in dem Betreff der EGVP-Nachricht das gerichtliche Aktenzeichen angegeben werden. Dabei ist vor und nach dem Registerzeichen jeweils ein Leerzeichen zu setzen. In Fällen, in denen das gerichtliche Aktenzeichen noch nicht bekannt ist, soll der Begriff "Neueingang" verwendet werden. Handelt es sich um einen "echten Eilantrag" (z.B. Antrag auf Erlass einer einstweiligen Verfügung, Antrag auf Anordnung des Arrestes, etc.) sollen zusätzlich der Begriff "EILT!" sowie der spezifizierte Antrag verwendet werden.

Beispiele:

• 4[Leerzeichen]O[Leerzeichen]20/16 = 4 O 20/16
• Neueingang
• 4[Leerzeichen]O[Leerzeichen]20/16, EILT!, Antrag auf einstweilige Einstellung der Zwangsvollstreckung
• Neueingang, EILT!, Antrag auf Erlass einer einstweiligen Verfügung

Die mit der EGVP-Nachricht als Anlagen versandten Dateien sollen nach folgender Namenskonvention benannt werden:

[lfd. Nummer beginnend mit 01] [Unterstrich] [Versendedatum im Format yyyymmdd] [Unterstrich] [Bezeichnung Schriftsatz oder AnlageX]

Der Schriftsatz soll immer die erste laufende Nummer – sprich 01 – bekommen, die Anlagen sollen fortlaufend durchnummeriert werden. Für den Schriftsatz und die Anlagen soll jeweils das identische Versendedatum angegeben werden.

Beispiele:

01_20161121_Schriftsatz

02_20161121_AnlageK1

03_20161121_AnlageK2

01_20161121_Schriftsatz

02_20161121_AnlageB1

03_20161121_AnlageB2

Auf diesem Wege leisten Sie im Interesse aller Beteiligten einen wesentlichen Beitrag zur Beschleunigung des Verfahrens. Inhaltsleere Standardnamen bei Dokumenten sind zu vermeiden (z.B. "Dok1.pdf").“

Rz. 371

Hinweis:

Eine fehlerhafte Bezeichnung des Dateinamens soll nach dem Willen des Verordnungsgebers jedoch nicht zur Zurückweisung des elektronischen Dokuments nach § 130a Abs. 7 ZPO und den entsprechenden Vorschriften für die Fachgerichte in der ab 1.1.2018 geltenden Fassung führen!^[110] Es wäre wünschenswert gewesen, diese Klarstellung in den Verordnungstext selbst aufzunehmen, nicht lediglich in die Begründung zur Verordnung.

Rz. 372

Nach § 2 Abs. 3 ERVV soll dem elektronischen Dokument ein strukturierter maschinenlesbarer Datensatz im Format xml (Extensible Markup Language) beigefügt werden. Hierdurch soll die automatisierte Erfassung bestimmter Grunddaten durch die Gerichte und im weiteren Verfahren die Zuordnung des elektronischen Dokuments zu einem bereits anhängigen Gerichtsverfahren ermöglicht werden (sog. e-work-flow).

Rz. 373

Können die Daten bei besonders eilbedürftigen Vorgängen nicht rechtzeitig in Erfahrung gebracht werden, ist eine entsprechende Angabe nicht erforderlich.^[111]

Rz. 374

Im beA soll eine entsprechende automatisierte Erstellung und Übermittlung eines strukturierten Datensatzes vorgesehen werden.

Rz. 375

Achtung:

Maßgeblich bleiben auch weiterhin die Angaben im elektronischen Dokument. Es reicht damit nicht aus, dass beispielsweise im Betreff einer Nachricht angegeben wird, dass es sich um eine Klageschrift handelt. Entsprechender Inhalt wird auch für das elektronische Dokument selbst selbstverständlich erforderlich sein.

Rz. 376

Hinweis:

Nach den Ausführungen des Verordnungsgebers so...