Last-Minute-Leitfaden beA / V. Die beA-Karte Mitarbeiter

Rz. 59

Für das beA können auch sog. beA-Karten Mitarbeiter bestellt werden, die mit einem fortgeschrittenen Zertifikat ausgestattet sind. Bitte beachten Sie, dass ein fortgeschrittenes Zertifikat nicht zur Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur berechtigt.

Rz. 60

Die beA-Karten Mitarbeiter sind nicht personalisiert und können daher von wechselnden Mitarbeitern (aber immer nur einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet) eingesetzt werden. Sie verbleiben in der Kanzlei, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet, und können dann an einen anderen oder neuen Mitarbeiter weitergegeben werden. Im Hinblick auf die Rechtsprechung des BGH wird dringend empfohlen, auf die erforderliche namentliche Bestimmung der Mitarbeiter zu achten, die Fristen notieren und streichen dürfen. Eine Personalisierung erfolgt auch dadurch, dass die PIN für eine bestimmte Mitarbeiterkarte lediglich dem Nutzer dieser Mitarbeiterkarte bekannt ist.

Rz. 61

Die beA-Mitarbeiterkarte ermöglicht u.a. folgende Funktionen/Tätigkeiten:

• Anmeldung am beA,
• Empfang von Nachrichten,
• Vorbereitung von Nachrichten (signier- oder versandfertig machen),
• Versand von Nachrichten nach erfolgter Signatur,
• Vergabe von Berechtigungen als "Postfachverwalter", sofern für die Mitarbeiterkarte vom Postfachinhaber eine entsprechende Berechtigung vergeben wurde = Verwaltung weiterer Mitarbeiterzugänge und die Vergabe für Berechtigungen für andere Mitarbeiterkarten für das beA des Anwalts, welcher die Postfachverwalter-Berechtigungen auf die entsprechende beA-Karte Mitarbeiter vergeben hat.

Rz. 62

Die Kosten inkl. Verpackung und Versand belaufen sich auf EUR 12,90/Jahr (zzgl. USt.).

Rz. 63

Die beA-Karte Mitarbeiter hat ein höheres Sicherheitsniveau als das beA-Softwarezertifikat, da für die Nutzung der beA-Karte Mitarbeiter ein Kartenlesegerät zur PIN-Eingabe erforderlich ist, während die PIN für das Softwarezertifikat mittels Computertastatur eingegeben wird und sich somit in einem Angriffsfall leichter auslesen lässt. Arbeiten Sie mit Kanzlei-Software? Bitte erfragen Sie bei Ihrem etwaigen Softwarehersteller, welches Produkt für die Mitarbeiter bestellt werden soll. Nach unserer Kenntnis arbeiten einige Hersteller mit der ersten Freischaltung der Schnittstelle mit Softwarezertifikaten. Ob und ggf. wann auch die Mitarbeiterkarten von dem jeweiligen Softwarehersteller eingebunden werden, ist uns zum Zeitpunkt der Drucklegung im Einzelnen nicht bekannt.

Rz. 64

Solange weder beA-Karten Mitarbeiter noch beA-Softwarezertifikate erworben werden, kann ausschließlich der Rechtsanwalt mit seiner persönlichen beA-Karte das beA bedienen!

Rz. 65

Hinweis:

Scheidet ein Mitarbeiter aus, sollte die Mitarbeiterkarte in der Kanzlei verbleiben. Es ist nicht erforderlich, die Karte sperren zu lassen, wenn sie sich noch im Besitz der Kanzlei befindet. Der mit dem Account des Mitarbeiters verbundene Sicherheits-Token kann über die Hotline der BRAK und mit der zum Account des ausgeschiedenen Mitarbeiters gehörenden Sicherheitsfrage entkoppelt werden.

Der dann wieder freie Sicherheits-Token kann im Anschluss an den neuen Account des neuen Mitarbeiters gebunden werden. So werden Account und Sicherheits-Token des neuen Mitarbeiters gekoppelt. Die Protokollierung der Tätigkeiten im beA beginnt für den neuen Mitarbeiter somit von vorne. Die alte PIN des vormaligen Mitarbeiters kann durch das Starten der Signaturanwendungskomponente über den Link https://bea.bnotk.de/sak in dem daraufhin erscheinenden Fenster der Signaturkartenanwendung über das Symbol "PIN ändern" (gegengerichteter Doppelpfeil) neu vergeben werden.

Rz. 66

Tipp:

Erhält der Mitarbeiter einen Kanzleischlüssel, so wird dies häufig quittiert und zur Personalakte abgeheftet. Ebenso sollte mit dem "elektronischen Briefkastenschlüssel", d.h. der Mitarbeiterkarte, umgegangen werden. Die Pflicht, bei Ausscheiden aus der Kanzlei die beA-Karte Mitarbeiter in der Kanzlei zu belassen, kann darüber hinaus arbeitsvertraglich vereinbart werden, ggf. mit Ergänzungsvereinbarung.

Der Mitarbeiter ist anzuhalten,

• die PIN vertraulich zu behandeln,
• die PIN nicht auf die Karte zu schreiben,
• PIN und Karte nicht am selben Ort aufzubewahren,
• die Karte nicht achtlos auf dem Schreibtisch, sondern unzugänglich für andere aufzubewahren
• sich vom Postfach nach der Nutzung abzumelden, § 24 Abs. 2 i.V.m. § 24 Abs. 1 S. 2 RAVPV und
• die Karte in der Kanzlei zu belassen.

Rz. 67

Ist die Karte verloren gegangen oder vom Mitarbeiter der Kanzlei nicht ausgehändigt, sollte eine Sperrung des Sicherheitstokens erfolgen bzw. ggf. das Abo für diese Karte gekündigt werden. Bedenken Sie bitte, dass der wirtschaftliche Verlust bei einem Jahrespreis von 12,90 EUR netto überschaubar ist, zumal die Karte möglicherweise nur noch eine geringe Restlaufzeit hat.

Rz. 68

Gem. § 26 Abs. 1 RAVPV sind die einem Zertifikat zugehörigen PINs geheim zu halten sind und dürfen auch anderen Personen nicht zur Verfügung gestellt werden. § 26 Abs. 1 RAVPV spricht insoweit allgemein von "Inhabern eines für sie...