Last-Minute-Leitfaden beA / VI. Nachrichten exportieren

Rz. 252

Bevor eine Nachricht exportiert werden kann, muss diese geöffnet werden. Nur geöffnete Nachrichten können aus dem beA-System exportiert werden. Aus diesem Grund muss die zu öffnende Nachricht entsprechend ausgewählt werden. Während des Exportes entsteht eine ZIP-Datei, die mehrere Dateien beinhalten kann. Fünf Systemdateien und die entsprechenden Anhänge aus der Nachricht. Zusätzlich entsteht eine namensgleiche Signatur-Datei wie die ZIP-Datei mit der zusätzlichen Dateinamen-Erweiterung p7s-Datei für eine fortgeschrittene elektronische Signatur.

Rz. 253

Die in der ZIP-Datei enthaltenen Dateien sind:

• eine xml-Strukturdatei zum maschinellen Lesen des Nachrichteninhaltes (Nummer.xml),
• die Visitenkarte des Absenders mit dessen persönlichen Angaben und der SAFE-ID des Absenders (Nummer_BusinessCard.html),
• eine Übersicht der exportierten Nachricht mit allen Einträgen des Absenders in das Nachrichtenfenster und die Auflistung der Anlagen inkl. der Einträge im Nachrichtenjournal (Nummer_export.html),
• Angaben zum Nachrichtentyp, dem Betreff, das Aktenzeichen des Empfängers/Absenders und den Text aus dem Nachrichtenfeld der beA-Nachricht (Nummer_Message.html),
• ein Prüfprotokoll für die Signatur und die Zertifikate des Absenders und des Empfängers (Nummer_VerificationReport.html),
• alle der Nachricht beigefügten Anhänge im Dateiformat, mit der die jeweilige Datei erstellt wurde (PDF, JPG, DOCX, …).

Rz. 254

Die in der ZIP-Datei enthaltenen Dateien können in die eigene Verzeichnisstruktur der Kanzlei übertragen oder in ein kanzleieigenes DMS (Dokumentenmanagementsystem) importiert werden. Wenn das beA über eine Kanzleisoftware der verschiedenen Anbieter bedient werden kann, wird der Export von Nachrichten direkt in der Kanzleisoftware erfolgen. Wie dies von den jeweiligen Software-Häusern gelöst werden wird, kann aktuell nicht gesagt werden. Aus der Erfahrung heraus ist damit zu rechnen, dass Programmierer nach Zurverfügungstellung aller erforderlichen Schnittstellendaten einige Zeit benötigen, bis alle Programmteile getestet und freigegeben werden können, der Export dann aber sehr komfortabel erfolgt. Anders dürfte der Export sich bei Nutzung eines DMS-Systems z.B. aus dem amerikanischen oder englischen Raum darstellen. Nach unserer Kenntnis wollten sich einige Großkanzleien zusammenschließen und eine komfortable Schnittstellen zum beA programmieren lassen. Hier wird der Export der relevanten Dateien zunächst aber in die z.B. Explorerstruktur und von dort der Import in das eigene DMS erfolgen.

Rz. 255

Da das beA-System ein Nachrichten-Transport-System und kein Nachrichtenarchiv ist, wird vonseiten der BRAK großer Wert darauf gelegt, dass eingehende Nachrichten baldmöglichst in den Verarbeitungsprozess überführt und nach dem Ausdrucken oder dem Export der Nachrichten nebst Anhängen aus dem Postfach gelöscht werden.