Last-Minute-Leitfaden beA / VI. Qualifiziert elektronisch Signieren

1. Wichtige Hinweise

Rz. 418

Im beA-System können zu versendende Dokumente auf unterschiedliche Weise qualifiziert elektronisch signiert werden.

Zur Frage der einfachen elektronischen Signatur ab 1.10.2018 siehe auch Rdn 284.

Rz. 419

Bitte beachten Sie:

Auch im Papierzeitalter wird ein Schriftsatz vor Versendung (z.B. per Fax) darauf hin überprüft, ob er vom Anwalt unterschrieben ist. Eine solche "Signaturprüfung" ist auch im elektronischen Zeitalter erforderlich.

Rz. 420

Vor dem Versenden einer Nachricht muss zwingend, egal ob vom Rechtsanwalt oder vom Mitarbeiter (nach gegebenen Voraussetzungen) versendet wird, immer geprüft werden,^[124] ob die qualifizierte elektronische Signatur auch wirklich gültig ist. Dazu wird das sich vom "Anhang signieren"-Button in einen "Signatur prüfen"-Button gewandelte Symbol (Haken) in der Zeile des zu prüfenden Schriftsatzes angeklickt und geprüft, ob das sich öffnenden Prüfprotokoll die Signatur als gültig ausweist. Würde ein Mitarbeiter ohne Signaturprüfung die Nachricht versenden und wäre die Signatur ungültig, dürfte eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand nur gelingen, wenn dem Anwalt kein Organisationsverschulden nachzuweisen ist. Versendet der Anwalt selbst ohne Signaturprüfung, dürfte dies ein Verschulden darstellen.

[124] Bacher, "Der elektronische Rechtsverkehr im Zivilprozess – Verhalten im Fehlerfall", NJW 2015, 2757.

2. Extern signieren und Datei und Signatur gemeinsam hochladen

Rz. 421

Die qualifiziert elektronisch zu signierende Datei kann mit einer Software eines Drittanbieters außerhalb des beA-Systems signiert werden. Mögliche Signatursoftware (neben vielen anderen) sind z.B. die Software SecSigner von SecCommerce Informationssysteme GmbH aus Hamburg oder OpenLimit von OpenLimit SignCubes AG aus Baar in der Schweiz mit Sitz in Berlin. Dabei kann, wie im beA auch, eine weitere Datei, die Signaturdatei, erzeugt werden. Bei der Auswahl des Software-Herstellers sollte immer anhand der Trusted-List der Bundesnetzagentur überprüft werden, ob der Software-Anbieter die entsprechende Qualifizierung nachgewiesen hat. Bezogen auf die genannten beiden Hersteller wird ebenfalls um eigenständige Prüfung gebeten, da Änderungen nicht ausgeschlossen sind.

3. Signieren beim Hochladen einer Datei

Rz. 422

Beim Hochladen des Dokumentes wird im Bereich "Signatur" die Funktion "Neue Signaturen erstellen" ausgewählt. Nach Bestätigung mit dem OK-Button wird das Signaturzertifikat angefordert und muss mit der PIN bestätigt werden. Diese Tätigkeit kann nur von einem Anwalt ausgeführt werden. Im Anschluss wird das Dokument in die Nachricht hochgeladen und die zusätzliche Signaturdatei in der Nachricht angezeigt.

Rz. 423

Abb. 21: Neue Signatur erstellen

4. Stapelsignatur beim Hochladen in die Nachricht

Rz. 424

Beim gleichzeitigen Hochladen mehrerer ausgewählter Dateien können über die Stapelsignatur-Funktion der beA-Karte Signatur bis zu 50 Dokumente gleichzeitig in die Nachricht übertragen werden und zu jedem hochgeladenen Dokument wird eine Signaturdatei in der Nachricht eingefügt. Die beA-Karte Signatur könnte sogar 100 Dokumente mit einer einzigen PIN-Eingabe signieren. Da in einem Nachrichtenentwurf aber nur max. 100 Dokumente untergebracht werden können, und zu jeder hochgeladenen Datei eine Signaturdatei entsteht, ergeben 50 Dateien zum Hochladen und die entstehenden 50 Signaturdateien die momentan maximal zulässige Anzahl von 100 Dateien.

5. Nach dem Hochladen der Datei in der Nachricht – Einzelsignatur

Rz. 425

Zum Signieren nach dem Hochladen einer Datei in der Nachricht selbst wird in der Zeile des zu signierenden Anhangs das Signatur-Symbol (1) angeklickt. Im Anschluss hieran wird vom System das Signaturzertifikat angefordert, welches mit der PIN bestätigt werden muss.

Rz. 426

Abb. 22: Einzelsignatur

6. Containersignatur

Rz. 427

Die Nachricht kann als Ganzes mittels Containersignatur signiert werden. Die Nachricht kann nach dem Hochladen aller Dokumente durch Klick auf den Button "Nachrichtenentwurf signieren" als Container signiert werden. Eine Änderung der Angaben in der Nachricht und ein Entfernen oder Hinzufügen von Anlagen ist dann nicht mehr möglich. Wenn Änderungen an den Angaben der Nachricht durchgeführt oder Anhänge ausgetauscht werden sollen, muss zuerst die Containersignatur mit dem Button "Signatur entfernen" entfernt werden. Die Containersignatur wird zum 1.1.2018 mit der bundeseinheitlich geltenden ERVV überall dort, wo die ERVV gilt, so z.B. für Schriftsatzeinreichungen gem. § 130a ZPO unzulässig, siehe auch Rdn 392. Zum Zeitpunkt der Drucklegung (27.11.2017) war die Containersignatur im beA noch möglich; ob der entsprechende Button im beA wieder entfernt wird, bleibt abzuwarten.

7. Stapelsignatur im Entwurfsbereich

Rz. 428

Im Bereich der Nachrichtenentwürfe können mehrere Nachrichten gleichzeitig zum Signieren ausgewählt werden (1). Mit dem Button "Signieren" und der anschließenden Wahl "Schriftsatz"(2) können alle als Schriftsatz deklarierten Anhänge in den ausgewählten Nachrichten mit einer einzigen PIN-Eingabe signiert werden. Bei dieser Vorgehensweise ist jedoch zu beachten, dass versehentlich falsch deklarierte Anhänge (z.B. Schriftsatz, der als Anlage deklariert wurde) nicht signiert werden und hier eine erhöhte Prüfpflicht besteht, ob das richtige Dok...