Gesellschafterbeschluss fassen: Die Liquidation beginnt mit dem Beschluss der Gesellschafterversammlung, die Gesellschaft aufzulösen. Dieser Beschluss bedarf einer Mehrheit von mindestens 75 % der abgegebenen Stimmen. Grundsätzlich kann also die Minderheit überstimmt werden. Wer z. B. nur 10 % der Stimmen hat, kann sich grundsätzlich nicht dagegen wehren, dass die Gesellschaft aufgelöst wird. Der Auflösungsbeschluss kann auch den Auflösungszeitpunkt festlegen. Es empfiehlt sich die Auflösung auf einen Bilanzstichtag, meist also auf den 31.12. zu legen, da zu diesem Zeitpunkt ohnehin ein Jahresabschluss aufgestellt werden muss (s. zu den Abschlüssen sogleich).
Liquidatoren übernehmen das Ruder: Mit der Fassung des Beschlusses ist die Gesellschaft "in Liquidation". Damit erlischt auch die Vertretungsbefugnis der Geschäftsführer. Nunmehr übernehmen die Liquidatoren die Verantwortung, wobei die Geschäftsführer grundsätzlich Liquidatoren sein können. Sie sind sogar sog. geborene Liquidatoren. Das heißt, wenn nichts anderes beschlossen wird, werden aus den Geschäftsführern Liquidatoren. Die Gesellschafterversammlung kann jedoch auch neue Liquidatoren bestimmen.
Anmeldung des Beschlusses zum Handelsregister: Die Liquidatoren müssen dann den Auflösungsbeschluss zur Eintragung beim Handelsregister anmelden.
Eintragung und Bekanntmachung der Liquidation: Dann wird die Liquidation eingetragen und bekannt gemacht, sodass jedermann von ihr Kenntnis erlangen kann. Die GmbH tritt im Rechtsverkehr als GmbH in Liquidation (GmbH i. L.) auf. Nunmehr muss die Liquidation durchgeführt werden.
Gläubigeraufruf: Trotz der Bekanntmachung im Handelsregister ist zusätzlich noch ein Gläubigeraufruf im elektronischen Bundesanzeiger vorzunehmen. Damit werden die Gläubiger aufgefordert, sich bei der Gesellschaft zu melden, um ihre Ansprüche geltend zu machen. Mit dem Gläubigeraufruf beginnt das sog. Sperrjahr (s. u.). Ausnahmsweise kann bei Vermögenslosigkeit der Gesellschaft auf ein Sperrjahr verzichtet werden, s. zu den Voraussetzungen: OLG Hamm, Beschluss v. 2.9.2016, 27 W 63/16).
Den Nachweis zum Gläubigeraufruf sorgfältig aufbewahren
Der Nachweis zum Gläubigeraufruf ist Voraussetzung für die endgültige Löschung der GmbH im Handelsregister.
Durchführung der Liquidation: Die Verteilung des Gesellschaftsvermögens an die Gesellschafter bildet dabei erst den Schlusspunkt. Vielmehr müssen die Liquidatoren die laufenden Geschäfte beenden und alle Verpflichtungen der GmbH erfüllen. Jede Form von Werbung wird eingestellt, es werden nur noch notwendige Geschäfte durchgeführt. Dabei können durchaus auch neue Geschäfte abgeschlossen werden, jedoch nur soweit dies erforderlich ist, um den Liquidationszweck, d. h. die Auflösung, zu erreichen.
Erstellung der notwendigen Bilanzen: Auf den Stichtag der Auflösung sind eine Schlussbilanz und eine Liquidationseröffnungsbilanz aufzustellen. Während des Liquidationszeitraums werden dann weiterhin je nach Geschäftsjahr Jahresabschlüsse und, soweit gesetzlich vorgeschrieben, auch Lageberichte erforderlich. Auch die Offenlegung muss weiter erfolgen.
3-Jahres-Frist für Steuererklärungen
Steuererklärungen für den Liquidationszeitraum müssen jedoch spätestens nach einem Abwicklungszeitraum von 3 Jahren und nicht mehr jährlich abgegeben werden. Hierbei wird man bestrebt sein, innerhalb des 3-Jahres-Zeitraums die Liquidation zu beenden.
Verteilung des Gesellschaftsvermögens an die Gesellschafter: Eine Verteilung an die Gesellschafter darf frühestens 1 Jahr nach Ablauf eines sog. Sperrjahres beginnen.
Keine verfrühte Verteilung des Gesellschaftsvermögens!
Die Liquidatoren, die während des Sperrjahres gegen die Ausschüttungssperre verstoßen, haften gemäß § 73 Abs. 3 GmbHG gegenüber der GmbH, wobei der Anspruch auch von den Gläubigern geltend gemacht werden kann, soweit die gegenüber der GmbH mit ihrer Forderung ausfallen. Auch nach Löschung der GmbH wegen Vermögenslosigkeit im Handelsregister kann eine Haftung des Liquidators bestehen, wenn dieser eine Verbindlichkeit der GmbH gegenüber einem Gläubiger nicht berücksichtigt hat, jedenfalls soweit er Beträge aus der Liquidationsmasse an die Gesellschafter verteilt hat (§ 268 Abs. 2 Satz 1, § 93 Abs. 5 AktG).
Eine endgültige Verteilung von Gesellschaftsvermögen an die Gesellschafter trotz des Sperrjahres hat zudem einen Rückerstattungsanspruch der GmbH gegen die Gesellschafter analog § 31 GmbHG zur Folge.
Erstellung der Abschlussunterlagen: Nach der Verteilung des verbleibenden Vermögens an die Gesellschafter ist dann eine Schlussabrechnung aufzustellen, Steuererklärungen zum Zeitpunkt der Beendigung der Liquidation sind abzugeben und etwaige Steuern abzuführen.
Eintragung des Erlöschens der GmbH: Sodann kann das Erlöschen der GmbH endgültig zur Eintragung beim Handelsregister angemeldet werden. Häufig führt das Finanzamt noch eine Betriebsprüfung durch. Wenn auch das Finanzamt keine Einwendungen erhebt, steht am Ende einer Löschung der GmbH im Hand...