Muster 1.17: Dokumente und Dateiformate

Kurzbeschreibung

Muster aus: av.1683 AnwaltFormulare Mandanteninformationen, Sattler, 3. Aufl. 2023 (Deutscher Anwaltverlag)

Muster 1.17: Dokumente und Dateiformate

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_________________________ (Adresse)

Sehr geehrte/r Herr/Frau _________________________,

Seit Anfang 2022 dürfen Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte nur noch digitale Dokumente, also Dateien, an Gerichte übermitteln. Die Korrespondenz erfolgt ausschließlich mittels des "besonderen elektronischen Anwaltspostfachts" (beA). Eine Übermittlung von Dokumenten in Papierform ist, ausgenommen bei unverschuldeten technischen Störungen, unzulässig und gilt als nicht erfolgt.

Daher müssen wir Papierdokumente, die uns von Ihnen zur Verfügung gestellt und dem Gericht vorgelegt werden sollen (z.B. außergerichtliche Schreiben, Verträge, Rechnungen etc.) in digitale Dokumente umwandeln, also einscannen. Um das eingescannte Dokument gut lesen zu können, muss die Papiervorlage eine gewisse Qualität aufweisen, insbesondere kontrastreich sein.

Hilfreich ist es, wenn uns die Dokumente von Ihnen bereits in digitaler Form zur Verfügung gestellt werden. Dabei ist darauf zu achten, dass die Dateien

▪	ein gebräuchliches Format aufweisen, vorzugsweise PDF, da die Datei dann ohne eine weitere Umwandlung an das Gericht übermittelt werden kann. Möglich, weil mit einfachen Mitteln umwandelbar, sind auch die Office-Formate (Word, Excel etc.) sowie andere Text-Formate (z.B. RTF, ODT etc.) und Bildformate (JPG, PNG, BMP, TIFF etc.). Sofern Ihnen ein Dokument in einem anderen Format vorliegt, bitten wir, es zuvor in ein PDF-Dokument umzuwandeln. Sollte das nicht möglich sein, wird um Rücksprache gebeten, damit wir klären können, ob wir das Dokument für Sie umwandeln können.
▪	nicht zu groß sind. Mehr als 200 MB können nicht in einer beA-Nachricht übertragen werden. Mit entsprechenden Programmen können große Dateien optimiert, d.h. ohne sichtbaren Qualitätsverlust, verkleinert werden. Die Versendung von Anhängen mit mehr als 20 MB per E-Mail ist oft problematisch, sodass es sich in solchen Fällen anbietet, die Anhänge entweder auf mehrere E-Mails zu verteilen oder sie in eine Cloud zu speichern.
▪	jeweils nur ein Dokument enthalten, dafür aber (möglichst) alle Seite des Dokuments. Die Übermittlung eines Dokuments, bei dem jede Seite in einer separaten Datei enthalten ist, oder eine Datei, die mehrere Dokumente enthält, kann nur mit Mehraufwand in eine zur Übermittlung an das Gericht geeignete Form gebracht werden. Nur sehr große Dokumente können in mehrere Dateien aufteilt werden. Die Dateinamen sollten dann aber neben dem Dokumenttitel die in der jeweiligen Datei enthaltenen Seitenzahlen oder ein anderes Ordnungsmerkmal aufweisen (Bsp.: Gerichtsakte LG XXX, Seiten 1 bis 150).
▪	sinnvolle Titel erhalten. Scanner vergeben oft automatisch Zahlen- und Buchstabenkombinationen, die im Hinblick auf den Inhalt der Datei nichtssagend sind. Damit wir uns einen schnellen Überblick über den Inhalt der Dateien verschaffen können, ist eine entsprechende Bezeichnung erforderlich (z.B. Gegner, E-Mail vom [Datum]).
▪	bei veränderbaren Feldern (z.B. dem Datum) in dem Ursprungsdokument die zutreffenden Werte aufweisen. Wandelt man bspw. ein Word-Dokument in das PDF-Format um, kann es sein, dass das Datum bei diesem Vorgang aktualisiert wird. Das führt zu Missverständnissen und Erklärungsbedarf, weshalb von Anfang an darauf zu achten ist, dass die Dokumente inhaltlich mit der Originalfassung übereinstimmen.

Bitte haben Sie Verständnis, dass wir Dateien, die nur mit hohem Aufwand in eine geeignete Form gebracht werden können, nicht entgegennehmen oder für den mit der Umwandlung verbundenen Mehraufwand eine gesonderte Vergütung beanspruchen.