Dr. Manuel Schütt, Rainer Hartmann
5.1 Arbeitsrechtliche Aspekte
Die Frage, ob und wie oft die Arbeitnehmer überhaupt vor Ort in den Betrieb kommen müssen, hat ebenfalls ein hohes Einsparpotential. Wenn man sich an die Zeiten der Pandemie erinnert, gab es auf den Straßen zu den eigentlichen Stoßzeiten in großen Städten kaum Staus. Insofern können in einer nachhaltigen Mobilitätsstrategie die Flexibilisierung der Lage der Arbeitszeit sowie Homeoffice oder mobiles Arbeiten einen wesentlichen Beitrag leisten.
Flexibilisierung der Lage der Arbeitszeit
Im Rahmen der Lage der Arbeitszeit können flexiblere Lösungen dazu führen, dass Arbeitnehmer seltener in die Arbeitsstätte fahren müssen. Vom Arbeitgeber sind die arbeitsvertraglichen Regelungen zu beachten sowie das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 BetrVG. Zudem müssen die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden. z. B. kann (auch nicht im gegenseitigen Einvernehmen) eine 35-Stunden-Woche nicht auf 3 Tage aufgeteilt werden.
Flexibilisierung des Arbeitsortes
Besonders spannend ist die Flexibilisierung der Arbeitszeit in Verbindung mit einem flexiblen Arbeitsort, d. h. Homeoffice oder mobilem Arbeiten. Dabei muss arbeitsrechtlich beachtet werden, dass Homeoffice vom Arbeitgeber nicht durch Ausübung des Direktionsrechts eingeführt werden kann. Immer wieder angekündigte, über die Pandemie hinaus geltende Sonderregelungen wurden vom Gesetzgeber nicht eingeführt, sodass es bei den bekannten Regelungen bleibt. Nach aktueller Gesetzeslage muss es für die Einführung von Homeoffice eine vertragliche oder betriebliche Regelung geben. Ein bestehender Betriebsrat ist nach § 87 Abs. 1 Nrn. 1, 2, 3, 6, 7 und 14 BetrVG mit einzubeziehen.
Im Rahmen der Corona-Pandemie sind Regelungen im Bereich Homeoffice und mobiles Arbeiten oftmals schon geschaffen worden. Bei einer Neueinführung oder Verlängerung sollten Arbeitgeber darauf achten, dass sie die Möglichkeit haben, Arbeitnehmer auch wieder zurück ins Büro zu holen. Dies kann aus betrieblichen oder in der Person des Mitarbeiters liegenden Gründen notwendig sein. Zudem müssen Arbeitgeber bei der Ermöglichung von Homeoffice den allgemeinen Gleichbehandlungsgrundsatz beachten. Werden Arbeitnehmer unangemessen benachteiligt, kann sich hieraus ein Anspruch dieser Arbeitnehmer auf Homeoffice ergeben. Auch die Übernahme der im Homeoffice entstehenden Kosten des Arbeitnehmers werden in diesem Zusammenhang immer wieder diskutiert. In den meisten Fällen kommen Aufwendungsersatzansprüche gegen den Arbeitgeber jedoch nicht in Betracht, sofern dies nicht in der Vereinbarung selbst geregelt wurde. Dies gilt insbesondere, wenn dem Arbeitnehmer freigestellt wird, ob er in das Büro kommt oder nicht.
5.2 Steuerliche Abzugsmöglichkeiten von häuslichen Raumkosten
Die Steuer bietet für die Arbeit zu Hause bisher nur wenige Möglichkeiten für eine steuerfreie Unterstützung bzw. Beteiligung an den Kosten, die durch den zusätzlichen Arbeitsplatz in der Wohnung des Arbeitnehmers entstehen. Auf die besondere Berufsgruppe der Heimarbeiter, die ihre nach Stückzahlen abgerechnete Lohnarbeit kraft Gesetz in der eigenen Wohnung oder der eigenen Betriebsstätte verrichten müssen, wird an dieser Stelle nicht eingegangen. Der Fokus der steuerlichen Betrachtung richtet sich auf diejenigen Arbeitnehmer, die ihre Arbeit sowohl in der Firma als auch von zu Hause gleicherweise erledigen können (= remote work). Hier haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer den Spielraum, arbeitsvertraglich zumindest teilweise ihre wöchentliche Arbeit nach Hause zu verlagern, um die betriebliche Mobilität im Sinne eines nachhaltigen Ökologiekonzepts zu verbessern.
Für eine finanzielle Beteiligung der Firma an den häuslichen Raumkosten, die durch Arbeiten im Homeoffice unstreitig entstehen, ist bisher keine steuerliche Entlastung bei den vom Arbeitgeber getragenen Aufwendungen vorgesehen. Weder der Gesetzgeber noch die Finanzverwaltung haben lohnsteuerliche Regelungen für eine Steuerbefreiung oder wenigstens Pauschalbesteuerung der arbeitgeberseitigen Kostenbeteiligung getroffen.
Mittlerweile wurde lediglich der Werbungskostenabzug für den Arbeitsort Wohnung nachgebessert. Steht dem Arbeitnehmer für die betriebliche Arbeit ein gesonderter Raum zur Verfügung, der die steuerlichen Anforderungen eines häuslichen Arbeitszimmers erfüllt, dürfen die tatsächlichen Aufwendungen in voller Höhe als Werbungskosten abgezogen werden, wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet. Anstelle der tatsächlichen Kosten kann der Arbeitnehmer in diesen Mittelpunkts-Fällen ohne Kostennachweis eine Jahrespauschale von 1.260 EUR als Werbungskosten in Anspruch nehmen. Arbeitnehmer, bei denen die Abzugsvoraussetzungen nicht vorliegen, etwa weil sich im Arbeitszimmer nicht der Tätigkeitsmittelpunkt befindet, können eine Tagespauschale von 6 EUR für max. 210 Arbeitstage in Anspruch nehmen (sog. Homeoffice-Pa...