Rz. 52
Rechtsgrundlage der Führung des polnischen Unternehmensregisters ist das Gesetz über das Landesgerichtsregister vom 20.8.1997. Das Unternehmensregister wird von den Rejongerichten (Amtsgerichten) geführt. Es ist öffentlich und wird praktisch nur noch in elektronischer Form geführt. In Schriftform (nicht-elektronisch) wird das Register zwar noch geführt, aber nur für Dokumente, die vor einer 2021 in Kraft getretenen Gesetzesänderung beim Gericht in gleicher Form eingereicht wurden. Diese Unterlagen werden nicht in elektronische Dateien umgewandelt. Ebenso werden elektronisch geführte Akten nicht in Schriftform umgewandelt. Die Unternehmensregisterakten der einzelnen Gesellschaften werden bei dem jeweils zuständigen Registergericht geführt. Von der Zentralen Auskunft des Unternehmensregisters (einer zentralen Einheit mit Abteilungen bei einzelnen Registergerichten) werden ebenfalls elektronisch eine Sammlung der Informationen des Unternehmensregisters und ein Katalog der Unterlagen aller GmbHs ("Katalog") geführt. Die Zentrale Auskunft erteilt Informationen und bereitet Ausfertigungen bzw. Auszüge von Unterlagen aus dem Katalog gebührenpflichtig vor. Gebührenfrei können dagegen online alle aktuellen und vollständigen Registerauszüge aller GmbHs sowie eine Übersicht der im Katalog befindlichen Unterlagen eingeholt werden.
Rz. 53
Die Einholung eines Unternehmensregisterauszugs in Gestalt eines Ausdrucks ist jederzeit online möglich. Hierbei ist sowohl die Einholung eines aktuellen (kurzen) Registerauszugs als auch eines vollständigen (historischen) Registerauszugs möglich. Der kurze Registerauszug weist die aktuellen Daten der Gesellschaft aus. Der historische bzw. vollständige Auszug vollzieht auch die Entwicklungen seit der Gründung der Gesellschaft nach. So ergeben sich aus einem vollständigen Auszug etwa auch die Namen früherer Vorstandsmitglieder oder das vor einer Kapitalerhöhung oder Kapitalherabsetzung ursprünglich bestehende Stammkapital der Gesellschaft. Aktuelle sowie vollständige Registerauszüge aller GmbHs und die Übersichten der im Katalog befindlichen Unterlagen können bei einem beliebigen Registergericht vor Ort elektronisch, aber auch außerhalb der Gerichte online eingeholt werden. Dabei stehen die online eingeholten Registerauszüge (sowohl die aktuellen als auch die vollständigen) hinsichtlich ihrer Wirkung den amtlichen Dokumenten gleich und bedürfen somit keinerlei zusätzlichen Beglaubigung oder sonstigen Bestätigung.
Rz. 54
Die Registerakten sowie die für jede GmbH elektronisch im Katalog geführte Sammlung von Dokumenten können beim Registergericht vor Ort (elektronisch) und außerhalb des Gerichtsstandorts online eingesehen werden, womit ein Besuch beim Registergericht beinahe gänzlich an Bedeutung verloren hat. Bei der Einsichtnahme in ("alte") Schriftakten – also vor Ort beim Registergericht – ist die eigene Anfertigung von Fotokopien mit Hilfe von tragbaren Fotokopiergeräten meist nicht möglich. Gegen Gebühr kann beim Registergericht auch eine Kopie der Unternehmensakten beantragt werden, was allerdings immer mit einer gewissen Wartezeit verbunden ist und eher nicht praktiziert wird. Die Praxis behilft sich hierbei meist dadurch, dass der Einsichtnehmende die jeweiligen Unterlagen mit einer Digitalkamera ablichtet.
Auch in Polen besteht auf Grundlage der 4. EU-Geldwäscherichtlinie (EU-Richtlinie 2015/849) ein seit 2018 elektronisch geführtes Transparenzregister. Dieses Register wird vom Finanzminister geführt.
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