Praxis-Beispiele: Reisekostenabrechnung / 2 Auswärtstätigkeit, 3-Monatsfrist

Sachverhalt

Ein Arbeitnehmer ist seit April vorübergehend in Mannheim eingesetzt (voraussichtlich bis zum Ende des Jahres). Er fährt täglich mit dem eigenen Pkw von seinem Wohnort zur 80 Kilometer entfernten Einsatzstelle. Übernachtungen finden nicht statt.

Der Arbeitnehmer fährt jeweils gegen 7:00 Uhr von seiner Wohnung zum Kunden und kehrt gegen 18:00 Uhr nach Hause zurück.

Nach einer firmeninternen Regelung erhält der Arbeitnehmer eine tägliche Verpflegungspauschale von 8 EUR während der gesamten Einsatzdauer. Fahrtkosten werden mit der Kilometerpauschale von 0,30 EUR erstattet.

Die Reisekosten für die Monate Juni und Juli sollen abgerechnet werden. Nach den Aufzeichnungen des Arbeitnehmers war er in beiden Monaten je 20 Tage in Mannheim.

In welcher Höhe müssen dem Mitarbeiter Kosten erstattet werden und welche lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Folgen ergeben sich?

Ergebnis

Der Arbeitnehmer unternimmt eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit, weil er aus beruflichen Gründen außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte und auch außerhalb seiner Wohnung tätig wird. Dementsprechend dürfen ihm Reisekosten steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden.

Für Verpflegung werden nach der firmeninternen Regelung 8 EUR täglich bei einer Abwesenheitszeit des Mitarbeiters von 11 Stunden erstattet. Steuerlich zulässig wäre eine Verpflegungspauschale von 14 EUR, sodass die steuerfreie Grenze unterschritten wird.

Verpflegungskosten monatlich

20 Arbeitstage x 8 EUR = 160 EUR

Nach Ablauf von 3 Monaten der Tätigkeit am selben Ort dürfen keine Verpflegungspauschalen mehr steuerfrei erstattet werden.

Bei Fahrten mit dem eigenen Pkw wird steuerlich eine Kilometerpauschale von 0,30 EUR je gefahrenen Kilometer gewährt. Fahrten von der Wohnung zur auswärtigen Tätigkeitsstätte gehören in vollem Umfang zu den betrieblichen Fahrten. Für die einzelnen Hin- und Rückfahrten ergibt sich folgende Berechnung:

Fahrtkosten monatlich

2 × 80 Kilometer × 0,30 EUR = 48 EUR x 20 Tage = 960 EUR

Die Fahrtkosten können ohne zeitliche Begrenzung steuerfrei erstattet werden.

Der Mitarbeiter erhält für Juni und Juli jeweils Reisekostenerstattungen i. H. v. 1.120 EUR.

Lohnsteuer und Sozialversicherung

Juni: Die Erstattung ist in voller Höhe lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.

Juli: Bei der Erstattung von Verpflegungspauschalen ist die 3-Monatsfrist zu beachten: Es handelt sich um steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn i. H. v. 160 EUR.

Hinweis

Für die Monate bis einschließlich Juni kann der Arbeitnehmer die restlichen Spesen bis zum steuerlichen Höchstbetrag von 6 EUR/Tag (14 EUR – 8 EUR Arbeitgebererstattung) in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen.