Praxis-Beispiele: Reisekostenabrechnung / 5 Abweichende Reisekostenregelungen

Sachverhalt

Nach unternehmensinternen Regelungen erhalten Mitarbeiter bei Auswärtstätigkeiten für Fahrten mit dem eigenen Pkw einen Fahrtkostenersatz von 0,50 EUR je gefahrenen Kilometer. Verpflegungspauschalen werden hingegen nicht gewährt.

Es liegt eine Reisekostenabrechnung vor, nach der ein Mitarbeiter am Montag um 6:00 Uhr seine Wohnung verlassen hat und zu einer beruflichen Auswärtstätigkeit aufgebrochen ist. Dabei hat er bis zu seiner Rückkehr um 21:00 Uhr 600 Kilometer mit dem eigenen Pkw zurückgelegt.

Wie hoch ist die Reisekostenerstattung und welche steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Folgen ergeben sich?

Ergebnis

Reisekostenerstattung nach firmeninterner Regelung

Fahrtkosten: 600 Kilometer × 0,50 EUR = 300 EUR

Steuerlich hat der Mitarbeiter eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit ausgeübt, für die steuer- und sozialversicherungsfrei nachfolgende Reisekosten erstattet werden dürfen:

Bei Fahrten mit dem eigenen Pkw wird ohne Einzelnachweis steuerlich eine Kilometerpauschale von 0,30 EUR je gefahrenen Kilometer gewährt.

Zusätzlich können, steuer- und sozialversicherungsfreie Verpflegungspauschalen gewährt werden. Am Montag ist der Mitarbeiter mehr als 8 Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend und erhält dafür eine Pauschale von 14 EUR.

Reisekostenerstattung nach gesetzlicher Regelung
Fahrtkosten (600 Kilometer × 0,30 EUR)	180 EUR
Verpflegungspauschale	14 EUR
Summe	194 EUR

Für die Fahrtkosten gehen die Erstattungen des Arbeitgebers über die steuerlich zulässigen Beträge hinaus. Die einzelnen Kostenarten dürfen jedoch miteinander saldiert werden. In diesem Fall können die Erstattungen deshalb teilweise mit der nicht gewährten Verpflegungspauschale verrechnet werden.

Letztlich bleibt aber immer noch eine Erstattung von 106 EUR (300 EUR abzüglich 194 EUR), die über die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Höchstgrenzen hinausgeht. Insoweit liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor.

Neben der steuerfreien Verpflegungspauschale von 14 EUR können aber nochmals bis zur gleichen Höhe Verpflegungskostenerstattungen pauschal mit 25 % versteuert werden. Wegen der Verrechnungsmöglichkeiten gilt dies auch in diesem Fall. Die Pauschalversteuerung des Teilbetrags von 14 EUR führt zur Sozialversicherungsfreiheit.

Insgesamt ergibt sich damit folgende Behandlung der Reisekostenerstattung
Gesamterstattung	300 EUR
Davon steuer- und sozialversicherungsfrei	194 EUR
Davon mit 25 % pauschal besteuert und sozialversicherungsfrei	14 EUR
Davon regulär steuer- und sozialversicherungspflichtig	92 EUR