Zahlt der Arbeitnehmer für die gewährte Mahlzeit ein Entgelt (verbilligte Verpflegung), mindert dieses den von der Verpflegungspauschale abzuziehenden Kürzungsbetrag (Kürzung der Kürzung).
Der Zuzahlungsbetrag bezieht sich jeweils auf eine konkrete Mahlzeit. Dies bedeutet, dass bei einer Zuzahlung des Arbeitnehmers für eine bestimmte unter mehreren gewährten Mahlzeiten eine Überzahlung des Kürzungsbetrags nicht zugunsten der übrigen Mahlzeiten wirkt.
Steuerfreie Verpflegungskosten, die der Arbeitgeber im Rahmen des Reisekostenersatzes erhält, sind dagegen von den Werbungskosten abzuziehen.
Gekürzte Verpflegungspauschbeträge bei Eigenanteil
Ein Arbeitnehmer erhält bei einer 3-tägigen Auswärtstätigkeit im Zusammenhang mit 2 Hotelübernachtungen auf Kosten des Arbeitgebers zweimal Frühstück sowie ein Abendessen. Für das Abendessen leistet er jedoch einen Eigenanteil von 14 EUR.
Ergebnis: Der Werbungskostenansatz für Verpflegungsmehraufwand ermittelt sich wie folgt:
| An- und Abreisetag jeweils 14 EUR |
28,00 EUR |
| Zwischentag |
+ 28,00 EUR |
| Gesamt |
56,00 EUR |
| Abzgl. Kürzung (2 × 5,60 EUR + 0 [11,20 EUR – 14 EUR]) |
- 11,20 EUR |
| Verbleibende Werbungskosten |
44,80 EUR |
Ein geldwerter Vorteil für die Mahlzeiten wird nicht versteuert, da es sich um eine übliche Verköstigung handelt. Stattdessen ist der Werbungskostenabzug zu kürzen. Bei der Kürzung am Zwischentag ist zu beachten, dass die Anrechnung des vom Arbeitnehmer bezahlten Entgelts nur auf das Abendessen vorgenommen werden darf und dort max. zu einem Wegfall des Kürzungsbetrags von 11,20 EUR führen kann. Eine Übertragung auf die Kürzungsbeträge für andere während der dienstlichen Reise vom Arbeitgeber gewährte Mahlzeiten darf nicht vorgenommen werden, da hierfür kein Entgelt vereinbart war.
Zivilrechtliche Aufrechnung gilt nicht mehr als Bezahlung
Eine auf die Kürzung der Verpflegungspauschale anrechenbare Zuzahlung liegt nur noch dann vor, wenn ein für die Gestellung der Mahlzeit vereinbartes Entgelt vom Arbeitnehmer tatsächlich bezahlt wird. Dies kann z. B. durch den Abzug vom Nettoauszahlungsbetrag im Rahmen der Lohnabrechnung erfolgen. Von einer anrechenbaren Entgeltzahlung ist auch dann auszugehen, wenn der Arbeitgeber das Entgelt im Wege der Verrechnung aus der dem Arbeitnehmer dienst- oder arbeitsrechtlich zustehenden Reisekostenerstattung entnimmt.
Die zivilrechtliche Aufrechnung, bei der das vereinbarte Entgelt mit der zu beanspruchenden Reisekostenvergütung verrechnet wird, bewirkt nach dem Gesetzeswortlaut keine Minderung des Kürzungsbetrags. Gleichwohl wird die bisherige gängige Abrechnungspraxis von Verwaltungsseite weiterhin zugelassen. Die in der Praxis gebräuchliche Verfahrensweise, ein Entgelt für die Verpflegung und die gleichzeitige Verrechnung des Arbeitnehmeranteils mit der Reisekostenerstattung im Wege eines abgekürzten Zahlungswegs zu vereinbaren, kann entgegen der eindeutigen Gesetzesfassung auch für Zeiträume ab 2014 beibehalten werden.
Durch die Saldierungsmethode kann eine Minderung des Kürzungsbetrags nach § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG und ggf. der volle Abzug der Verpflegungspauschale erreicht werden. Die Reisekostenvergütung muss der Arbeitgeber im Lohnkonto gleichwohl in ungekürzter Höhe bescheinigen, also mit 14 EUR bzw. 28 EUR bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit im Inland.
Arbeitnehmerentgelt durch Saldierungsmethode
Ein Arbeitnehmer erhält während einer 12 Stunden dauernden dienstlichen Reisetätigkeit von seinem Arbeitgeber eine unentgeltliche Mittagsmahlzeit (Gesamtwert unter 60 EUR). Die Firma hat für solche Sachverhalte die maximal steuerfrei zulässige Reisekostenvergütung und ein Arbeitnehmerentgelt von 11,20 EUR vereinbart. Der Arbeitnehmer erhält deshalb im Wege der Verrechnung nur noch eine Reisekostenvergütung von 2,80 EUR (14 EUR – 11,20 EUR) steuerfrei ausbezahlt.
Ergebnis: Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf die volle Verpflegungspauschale von 14 EUR. Die Kürzung i. H. v. 11,20 EUR (40 % von 28 EUR) für das unentgeltlich gewährte Mittagessen entfällt. Der Arbeitnehmer zahlt im Wege der Verrechnung aufgrund der betrieblichen Reisekostenbestimmung genau den Betrag für die Mahlzeit, der dem Kürzungsbetrag entspricht. Die Reisekostenvergütung muss im Lohnkonto gleichwohl in ungekürzter Höhe bescheinigt werden, also mit 14 EUR.
Auswirkung auf die Höhe des steuerfreien Arbeitgeberersatzes
Die Kürzung der Verpflegungspauschbeträge in den Fällen der Arbeitgeberbewirtung ist auch beim steuerfreien Arbeitgeberersatz zu beachten. Die Höhe der steuerfrei zulässigen Reisekostenvergütungen ist an den Umfang des möglichen Werbungskostenabzugs geknüpft. Sowohl die Steuerbefreiungsvorschrift für Arbeitgeber der Privatwirtschaft als auch die für den öffentlichen Dienst lässt die als Reisekostenvergütungen gezahlten Verpflegungsmehraufwendungen nur insoweit steuerfrei, als sie die als Werbungskosten abziehbaren Verpflegungspauschbeträge nach § 9 Abs. 4a EStG nicht übersteigen.