Urlaub, Verfall und Mitwirkungsobliegenheit des Arbeitgebers

Kurzbeschreibung

Arbeitnehmer müssen grundsätzlich bis zum Jahresende ihren Urlaub nehmen, ansonsten verfällt er. Der Urlaubsverfall setzt aber voraus, dass der Arbeitgeber seinen Mitwirkungsobliegenheiten nachgekommen ist. Für unterschiedliche Konstellationen, z.B. bei langandauernder Erkrankung oder Elternzeit, sehen das Gesetz und die Rechtsprechung jedoch abweichende Regelungen vor. Diese Übersicht führt die verschiedenen Verfallsfristen und jeweils zu erfüllenden Mitwirkungsobliegenheiten auf.

Vorbemerkung

Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) regelt, dass der Jahresurlaub grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden muss – ansonsten verfällt er. Für verschiedene andere Konstellationen, so bei Mutterschutz und Elternzeit, sieht das Gesetz abweichende Regelungen vor.

In den letzten Jahren wurden diese gesetzlichen Regelungen in europakonformer Auslegung stetig weiterentwickelt. Vor allem wurde der Urlaubsverfall unter die Voraussetzung gestellt, dass Arbeitgeber bestimmte Mitwirkungsobliegenheiten erfüllen. Sie müssen ihre Arbeitnehmer auf den drohenden Urlaubsverfall hinweisen.

Die folgende Übersicht führt die geltenden Verfallsfristen in unterschiedlichen Konstellationen auf und zeigt, in welchen Situationen der Arbeitgeber einen gesonderten Hinweis auf den Urlaubsverfall geben muss.

Wie ein solcher Hinweis des Arbeitgebers auf den Verfall von Urlaubsansprüchen aussehen kann, zeigt das Muster Urlaub, Hinweis auf Verfall.

Davon unabhängig, dürfen Arbeits- oder Tarifvertragsparteien, die den gesetzlichen Mindesturlaubsanspruch übersteigenden Urlaubsansprüche frei regeln; z.B. kann festgelegt werden, dass der vertragliche Urlaub auch ohne Erfüllung der Hinweispflichten zu einem bestimmten Stichtag verfällt. Gibt es jedoch keine deutlichen Anhaltspunkte auf eine solche abweichende Regelung, ist davon auszugehen, dass die für den gesetzlichen Mindesturlaub geltenden Vorschriften anzuwenden sind (sog. Gleichlauf).^[1]

[1] BAG, Urteil v. 19.2.2019, 9 AZR 541/15.

Regelungen zum Urlaubsverfall und zur Mitwirkungsobliegenheit des Arbeitgebers

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	Verfallsfrist	Mitwirkungsobliegenheit des Arbeitgebers
Grundfall (§ 7 Abs. 3 BUrlG)	Grundsätzlich muss Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt werden, also bis zum 31.12. Eine Übertragung in das darauffolgende Jahr ist möglich, wenn dringende betriebliche (z.B. saisongebundene Aufträge) oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe (z.B. Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers) dies rechtfertigen. In diesem Fall verfällt der Resturlaub aber grundsätzlich am 31.3. des Folgejahres. Die Urlaubsübertragung erfolgt automatisch; ein Antrag ist nicht notwendig. Vertraglich können für die Übertragungszeiträume abweichende Regelungen getroffen werden.	Voraussetzung für den Verfall von Urlaubsansprüchen ist, dass der Arbeitgeber seine Mitarbeiter zuvor konkret aufgefordert hat, den Urlaub zu nehmen, und sie klar und rechtzeitig darauf hingewiesen hat, dass der Urlaub andernfalls erlischt.[1] Abstrakte Angaben, z.B. in Merkblättern oder im Arbeitsvertrag, genügen nicht; sondern der Hinweis muss auf den einzelnen Arbeitnehmer und die Anzahl seiner Urlaubstage bezogen sein (z.B. auf der Entgeltabrechnung). In der Regel dürfte ein Hinweis zu Beginn des Jahres genügen. Ohne Vorliegen besonderer Umstände (wie z.B. Betriebsferien) erfordert dies die Erfüllung der Mitwirkungsobliegenheit innerhalb einer (Urlaubs-)Woche nach Jahresbeginn.[2] Der Arbeitgeber muss also dafür Sorge tragen, dass Mitarbeiter ihren Urlaub im laufenden Jahr nehmen. Er muss sie aber nicht zwingen, den Anspruch wahrzunehmen.[3] Erfüllt der Arbeitgeber diese Pflicht nicht, verfällt der Urlaub nicht, sondern tritt zu dem Urlaubsanspruch hinzu, der am 1.1. des Folgejahres neu entsteht. Für diesen Urlaubsanspruch gelten dann wiederum, wie auch für den neu entstandenen Urlaubsanspruch, die normalen gesetzlichen Regelungen des § 7 BUrlG. Der Arbeitgeber kann daher seine Mitwirkungsobliegenheit für den Urlaub aus vergangenen Jahren im aktuellen Urlaubsjahr nachholen und damit das uneingeschränkte Kumulieren von Urlaubsansprüchen aus mehreren Jahren vermeiden. Hinweis: Die Mitwirkungsobliegenheit des Arbeitgebers besteht auch während eines Kündigungsschutzprozesses.[4]
Verjährung (§§ 194 ff. BGB)	Grundsätzlich unterliegen alle Ansprüche einer Verjährung, somit auch der Urlaubsanspruch. Ansprüche verjähren grundsätzlich 3 Jahre nach dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.	Die dreijährige Verjährungsfrist der Urlaubsverjährung beginnt erst am Ende des Kalenderjahres, in dem der Arbeitgeber den Arbeitnehmer über seinen konkreten Urlaubsanspruch und die Verfallfristen belehrt und der Arbeitnehmer den Urlaub dennoch aus freien Stücken nicht genommen hat. Der Arbeitgeber muss also auch hier seiner Mitwirkungsobliegenheit nachkommen.[5] Achtung: Dies gilt nur für Urlaubsansprüche und hier auch nur für den gesetzlichen Urlaub. Urlaubsabgeltungsansprüche nach § 7 Abs. 4 BUrlG unterliegen als reine Entgeltansprüche Ausschlussfristen bzw. der gesetzlichen Verjährung.[6] Auch für vertragliche...