Nach der Bestimmung des § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG ist der Verwalter allgemein und konturenlos berechtigt und verpflichtet, Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung von untergeordneter Bedeutung zu treffen, die nicht mit erheblichen Verpflichtungen für die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer verbunden sind. § 9b Abs. 1 Satz 1 WEG verleiht ihm die erforderliche Vertretungsmacht im Außenverhältnis zur Auftragsvergabe als Organ der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Im Rahmen der eigenverantwortlichen Instandhaltungs- und Instandsetzungspflicht ist der Verwalter grundsätzlich befugt, laufende Reparaturen sowie gewöhnliche Instandsetzungen geringen Umfangs in Auftrag zu geben. Im Übrigen hängt die Frage, welche Erhaltungsmaßnahme noch von untergeordneter Bedeutung und nicht mit erheblichen Kosten verbunden ist, maßgeblich von der Größe der Eigentümergemeinschaft und Wohnanlage ab.
Der Verwalter sollte insoweit im Rahmen der Beschlussfassung über den Verwaltervertrag stets dafür sorgen, dass nachfolgende Ermächtigungen ausdrücklich beschlossen werden, wobei ein entsprechender Verweis auf die jeweiligen Vertragsklauseln ausreichend ist. Möglich ist auch eine Vertragsgestaltung, wonach der Verwalter lediglich seine gesetzlichen Grundpflichten konkretisiert und daneben für eine Beschlussfassung derjenigen Maßnahmen sorgt, die abgestimmt auf die konkreten Bedürfnisse der zu verwaltenden Gemeinschaft wiederum konkretisierend das Vertragsverhältnis ausgestalten.
3.2.3.1 Instandhaltungs-Budget
Für die einzelnen Wohnungseigentümer muss das finanzielle Risiko stets überschaubar sein. Die Verantwortlichkeit für eine diesbezügliche Entscheidung muss bei der Eigentümerversammlung verbleiben. Eine Klausel ohne gegenständliche Beschränkung, Budgetierung oder Begrenzung der Höhe nach benachteiligt die Wohnungseigentümer entgegen dem Gebot von Treu und Glauben unangemessen und ist deshalb nach § 307 Abs. 1 Satz 1, Abs. 2 Nr. 1 BGB unwirksam.
Im Hinblick auf das Budget sind stets die Maßgaben des Einzelfalls, insbesondere die Größe der Wohnanlage zu berücksichtigen. So können die Wohnungseigentümer dem Verwalter grundsätzlich ein jährliches Budget für Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen in Höhe von mindestens 2.000 EUR einräumen, mit dem er Maßnahmen der Instandhaltung und Instandsetzung in Auftrag geben kann, ohne zuvor eine Eigentümerversammlung einberufen zu müssen.[1] In größeren Eigentümergemeinschaften dürfte eine höhere Begrenzung auf z. B. 5.000 EUR jährlich ebenfalls ordnungsmäßiger Verwaltung entsprechen.
3.2.3.2 Sachverständigen-Budget
Insbesondere hinsichtlich eines im Sondereigentum auftretenden Feuchtigkeitsschadens im Bereich des Gemeinschaftseigentums sollte der Verwalter zügig und flexibel in der Lage sein, für die Klärung der Schadensursache einen Sonderfachmann beauftragen zu können, ohne zuvor eine Eigentümerversammlung einberufen zu müssen. Freilich wäre der Verwalter mit Blick auf das Außenverhältnis gemäß § 9b Abs. 1 WEG und im Innenverhältnis dann, wenn man eine Maßnahme annehmen würde, die nicht zu einer erheblichen Verpflichtung der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer führt, unproblematisch ermächtigt, hier eigenständig tätig zu werden. Dennoch empfiehlt es sich, dem Verwalter im Verwaltervertrag ein entsprechendes Budget zuzubilligen. Unbedenklich dürfte insoweit ein jährlicher Höchstbetrag von 2.500 EUR sein.
Musterklausel: Einräumung eines Budgets für den Verwalter für Erhaltungsmaßnahmen sowie Einschaltung von Sachverständigen
Anlage 1 zum Verwaltervertrag für Wohnungseigentum
II. Verwalterbefugnisse
(...)
2. Erhaltungsmaßnahmen[1]
(1) Der Verwalter ist ohne entsprechende Beschlussfassung der Wohnungseigentümer ermächtigt, Maßnahmen der Erhaltung des Gemeinschaftseigentums namens und auf Kosten der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer in Auftrag zu geben, soweit die Maßnahme im Einzelfall ein Kostenvolumen von ________ EUR nicht überschreitet. Die Maßnahmen dürfen insgesamt Kosten von ________ EUR im Wirtschaftsjahr nicht überschreiten. Macht der Verwalter von dieser Befugnis Gebrauch, ist der Verwaltungsbeirat unverzüglich und sind die Wohnungseigentümer anlässlich der Eigentümerversammlung entsprechend in Kenntnis zu setzen.
(2) Werden dem Verwalter Feuchteschäden im Bereich des Gemeinschaftseigentums von Wohnungseigentümern angezeigt oder erkennt der Verwalter selbst Feuchteschäden, ist er ermächtigt, namens der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer einen geeigneten Sachverständigen zur Ermittlung der Schadensursache zu beauftragen. Die Kosten für die Beauftragung des Sachverständigen dürfen einen Betrag in Höhe von ________ EUR im Einzelfall und ________ EUR im Wirtschaftsjahr nicht übersteigen. Von der Beauftragung des Sachverständigen ist der Verwaltungsbeirat unverzüglich und sind die Wohnungseigentümer anlässlich der Wohnungseigentümerversammlung in Kenntnis zu setzen.
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