Der Verwalter ist gemäß § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG im Innenverhältnis gegenüber der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer verpflichtet, "die Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen".
Im Außenverhältnis verleiht § 9b Abs. 1 WEG dem Verwalter die Befugnis zur außergerichtlichen und gerichtlichen Vertretung der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer mit Ausnahme des Abschlusses von Grundstückskauf- und Darlehensverträgen. Bis auf die genannten beiden Ausnahmen ist seine Vertretungsmacht im Außenverhältnis nicht beschränkbar.
Die Frage, welche Erhaltungsmaßnahmen noch von untergeordneter Bedeutung sind und nicht zu erheblichen Verpflichtungen für die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer führen, hängt maßgeblich von der Größe der zu verwaltenden Gemeinschaft ab. So reichen die Handlungsbefugnisse in großen Wohnanlagen weiter als in kleinen Anlagen.
Die beiden Merkmale "untergeordnete Bedeutung" und "nicht erhebliche Verpflichtung" müssen kumulativ vorliegen. Im Einzelfall kann eine Maßnahme zwar nicht mit erheblichen Verpflichtungen verbunden sein, für die Wohnungseigentümer aber durchaus erhebliche Bedeutung haben.
Das Treppenhausfenster
Das Treppenhausfenster eines Altbaus ist aufwändig als mosaikartiges Farbstrukturelement gestaltet. Infolge Überalterung muss es erneuert werden. Der Verwalter erwägt einen kostengünstigen Austausch gegen ein einheitliches Milchglaselement.
Auch wenn der Austausch gegen ein einheitliches Glaselement nur mit einer unerheblichen Verpflichtung verbunden wäre, weil die Gemeinschaft ggf. über ein großes Finanzvolumen verfügt, kann der Verwalter eine solche Maßnahme nicht auf Grundlage von § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG in die Wege leiten. Gerade die ursprüngliche Ausführung der Fenstergestaltung steht einer Beurteilung als Maßnahme untergeordneter Bedeutung entgegen, da die individuelle Gestaltung des Fensters mit Blick auf die übrige Gestaltung des Gebäudes von größter Bedeutung für die Wohnungseigentümer sein kann und diese bestrebt sein können, ggf. sogar sehr viel Geld in die Hand zu nehmen, um die ursprüngliche Gestaltungsform wiederherzustellen.
Einen Anhaltspunkt für die eigenständige Vornahme von Erhaltungsmaßnahmen könnte ein bestimmter Prozentsatz des Wirtschaftsplanvolumens bieten, wobei völlig offen ist, welcher Prozentsatz hier in Ansatz zu bringen wäre. Ggf. kann auch die Rechtsprechung zum Erfordernis des Vorliegens von Vergleichsangeboten herangezogen werden, die insoweit Grenzen zwischen 3.000 und 5.000 EUR zieht – bezogen auf große Gemeinschaften. In kleineren Gemeinschaften sind Vergleichsangebote bei weit geringeren Volumina erforderlich. In Zweifelsfällen sollte der Verwalter stets einen Beschluss der Wohnungseigentümer gemäß § 27 Abs. 2 WEG herbeiführen.
Hat der Verwalter die Möglichkeit, Einfluss auf den Inhalt der Gemeinschaftsordnung zu nehmen, sollte er für flexible Regelungen sorgen, die ihm eine gewisse Handlungsfreiheit ermöglichen. In diesem Zusammenhang ist durchaus anerkannt, dass dem Verwalter bis zu bestimmten Höchstgrenzen "Instandhaltungs-Budgets" zur Verfügung gestellt werden können, innerhalb deren Grenzen er eigenständig Erhaltungsmaßnahmen beauftragen kann, auch wenn die Grenzen der "untergeordneten Bedeutung" überschritten sind.
Die Wohnungseigentümer können dem Verwalter auch durch Mehrheitsbeschluss ein jährliches Budget für Erhaltungsmaßnahmen einräumen. Im Rahmen dieses Budgets kann er Maßnahmen der Erhaltung in Auftrag geben, ohne zuvor eine Eigentümerversammlung einberufen zu müssen.[1] Entsprechendes kann auch im Verwaltervertrag geregelt werden. Hier sollten aber im Rahmen der Beschlussfassung über den Verwaltervertrag die dem Verwalter zusätzlich eingeräumten Befugnisse nochmals in Bezug genommen werden.
Freilich muss die Höhe des Budgets bei beschlussweiser Ermächtigung ordnungsmäßiger Verwaltung entsprechen, sodass nicht von einer unzulässigen Ermessensdelegation auf den Verwalter auszugehen ist. Die noch ordnungsmäßige Höhe wird maßgeblich von der Größe der zu verwaltenden Wohnungseigentumsanlage abhängen.
Musterklausel: Regelung des Erhaltungsbudgets in der Gemeinschaftsordnung
(...)
Der jeweilige Verwalter ist auch ohne entsprechende Beschlussfassung der Wohnungseigentümer ermächtigt, Erhaltungs- bzw. Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen namens und auf Kosten der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer in Auftrag zu geben, soweit die Maßnahme im Einzelfall ein Kostenvolumen von _______ EUR nicht überschreitet. Die Maßnahmen dürfen insgesamt _______ EUR im Wirtschaftsjahr nicht überschreiten. Die Wohnungseigentümer können die vorerwähnten Beträge durch Mehrheitsbeschluss abändern. So der Verwalter von dieser Befugnis Gebrauch macht, sind der Verwaltungsbeirat unverzüglich und die Wohnungseigentümer anlässlich der Eigentümerversammlung entsprechend in Kenntnis zu setzen.
Musterbeschluss/Vertragsklausel: Regelung des Erhaltungsbudgets
(...)
Der Verwalter...
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