Verwaltungsbeirat: Organisation (WEMoG) / 3.6 Abweichende Bestimmungen: Geschäftsordnung

Die Wohnungseigentümer können nach § 10 Abs. 1 Satz 2 WEG vereinbaren oder nach § 19 Abs. 1 WEG beschließen, was für den Verwaltungsbeirat gelten soll. Fehlt es hieran, können die Verwaltungsbeiräte selbst die Fragen zu ihren Versammlungen und Beschlussfassungen regeln. Die entsprechenden Regelungen sind die Geschäftsordnung des Verwaltungsbeirats.

Hinweis

Geschäftsordnung: Inhalte

• der Rhythmus, in dem der Verwaltungsbeirat regelmäßig zusammenkommt;
• die Form der Einladung zu den Versammlungen des Verwaltungsbeirats;
• eine Ladungsfrist;
• der Ort der Versammlung(en);
• die Versammlungsstätte;
• das Datum der Versammlung(en);
• die Uhrzeit der Versammlung(en);
• wann der Verwaltungsbeirat entscheidungsfähig ist;
• wer die Zusammenkünfte des Verwaltungsbeirats leitet;
• wie innerhalb des Verwaltungsbeirats Beschlüsse zustande kommen;
• der Abstimmungsmodus innerhalb des Verwaltungsbeirats;
• welches Stimmrechtsprinzip innerhalb des Verwaltungsbeirats gilt;
• ob sich ein Verwaltungsbeirat vertreten lassen kann;
• die Führung von Niederschriften über die Sitzungen;
• das Teilnahmerecht Dritter;
• die Möglichkeit schriftlicher und/oder mündlicher Beschlussfassung außerhalb einer Versammlung.

Muster: Geschäftsordnung des Verwaltungsbeirats

§ 1 Zusammenkommen

Der Verwaltungsbeirat ist mindestens einmal im Quartal vom Vorsitzenden oder seinem Vertreter einzuberufen. Jeder Verwaltungsbeirat kann die Einberufung weiterer Versammlungen verlangen. Das Verlangen bedarf keiner besonderen Form. Die Verwaltungsbeiräte können jederzeit unter Verzicht auf weitere Förmlichkeiten zu einer Versammlung zusammenkommen oder gemeinsam laden.

§ 2 Ladung zum Verwaltungsbeirat

Die Einberufung des Verwaltungsbeirats ist in jeder Form möglich. Die Ladungsrist soll, sofern nicht ein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt, mindestens eine Woche betragen. Der Ladung ist eine Tagesordnung beizufügen, bei der die Beschlussgegenstände entsprechend § 23 Abs. 2 WEG in der Fassung vom 1. Dezember 2020 bezeichnet sind.

§ 3 Versammlungsort, Versammlungsstätte und Versammlungszeit

Der Versammlungsort ist der Ort der Wohnungseigentumsanlage. Der Vorsitzende bestimmt die Versammlungsstätte. Die Versammlungsstätte muss gewährleisten, dass die Beratungen des Verwaltungsbeirats nichtöffentlich sind. Die Versammlungen sollen an einem Wochentag außerhalb der Schulferien nicht vor 18.00 Uhr stattfinden. Auf Feiertage und die Wünsche der Verwaltungsbeiräte ist angemessen Rücksicht zu nehmen.

§ 4 Versammlung

Der Verwaltungsbeirat ist beschlussfähig, wenn 2 Verwaltungsbeiräte erschienen sind. Etwas anderes gilt, wenn es nur einen Verwaltungsbeirat gibt. Die Versammlung wird vom Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats geleitet. Die Teilnahme eines (gegebenenfalls werdenden) Wohnungseigentümers oder des Vertreters eines (gegebenenfalls werdenden) Wohnungseigentümers an den Versammlungen ist zulässig, sofern kein Verwaltungsbeirat widerspricht. Die Teilnahme Dritter an den Versammlungen ist nicht zulässig. Der Vorsitzende hat über die Versammlungen ein Protokoll zu führen. Im Protokoll soll wenigstens aufgeführt werden, welche Verwaltungsbeiräte sich wo und wann getroffen und über welche Gegenstände in welcher Weise abgestimmt haben. Das Protokoll ist vom Vorsitzenden zu unterschreiben und beim Verwalter aufzubewahren. Jeder Wohnungseigentümer kann in das Protokoll Einsicht nehmen.

§ 5 Beschlüsse

Jeder Verwaltungsbeirat hat eine Stimme. Eine Vertretung ist nicht möglich. Beschlüsse bedürfen einer einfachen Mehrheit und können auch außerhalb einer Versammlung, auch fernmündlich, gefasst werden.^[1] Eine Enthaltung gilt nicht als Neinstimme. Für das Stimmrecht, auch außerhalb einer Versammlung, gelten § 25 Abs. 1 und Abs. 4 WEG in der Fassung vom 1. Dezember entsprechend.

§ 6 Vorsitzender

Haben die Wohnungseigentümer keinen Vorsitzenden gewählt, haben die Verwaltungsbeiräte aus ihrem Kreis einen zu bestimmen. Haben die Verwaltungsbeiräte keinen Vorsitzenden bestimmt, ist der nach Lebensjahren älteste Verwaltungsbeirat der Vorsitzende. Der nach Lebensjahren zweitälteste Verwaltungsbeirat ist sein Stellvertreter.

[1] Der Gesetzgeber hat erwogen, eine entsprechende gesetzliche Regelung für die Zusammenkünfte des Verwaltungsbeirats zu schaffen (siehe BT-Drs. 19/22634 S. 42). Eine solche wurde jedoch als entbehrlich angesehen. Denn § 29 WEG spricht – anders als die Regelung für die Wohnungseigentümerversammlung in § 23 WEG – nicht von einer "Versammlung" der Verwaltungsbeiräte, die zwingend als Präsenzversammlung durchgeführt werden muss. Es obliegt deshalb den Verwaltungsbeiräten über die Form ihrer Zusammenkunft zu entscheiden (siehe auch BT-Drs. 19/22634 S. 42).