ZAP 1/2022, Aktive Nutzungspflicht ab 1.1.2022 für das b ... / 1. beA-Karten

beA unterscheidet Benutzer:innen mit eigenem Postfach (Anwält:innen) und Benutzer ohne eigenes Postfach (Mitarbeitende). Jeder Berufsträger besitzt mind. eine beA-Basiskarte, für Mitarbeitende sollten beA-Mitarbeiterkarten oder ggf. auch beA-Softwarezertifikate bestellt werden ( https://bea.bnotk.de/bestellung/#/products ).

Hinweis:

§ 26 RAVPV verbietet die Weitergabe der beA-Karte an andere Personen, die dazugehörige PIN ist geheim zu halten.

Der Trend geht zur Zweitkarte: Gegebenenfalls sollten Sie eine zusätzliche beA-Karte für das Home-Office oder als Backup vorhalten.

a) beA-Karte Basis oder beA-Karte Signatur?

Grundsätzlich kann die verantwortende Person (Rechtsanwält:in) mit einer einfachen Signatur (Namenszug) das Dokument selbst auf einem sicheren Übermittlungsweg (beA) versenden (§ 130a Abs. 3 ZPO).

Dennoch empfiehlt es sich, mit der qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) zu arbeiten, damit auch Mitarbeitende Dokumente versenden können. Zugleich eröffnet diese Arbeitsweise die Möglichkeit, ggf. einen Antrag auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand zu stellen. Des Weiteren kann nur dann auch eine Vertretung für Kolleg:innen erfolgen. Außerdem vermeidet man Fettnäpfchen, wenn das Schriftformerfordernis vorgeschrieben ist.

Hinweis:

Wer bereits eine beA-Basiskarte hat, kann diese mit einer Nachladesignatur aufrüsten. Die Legitimation für die qeS muss in beiden Fällen (beA-Basiskarte mit Nachladesignatur oder beA-Signaturkarte) entweder über Kammerident ( https://bea.bnotk.de/kammerident/) oder Notarident ( https://bea.bnotk.de/documents/NotarIdent-Infoblatt.pdf) erfolgen, erst danach kann die qeS auf die beA-Karte aufgeladen werden.

b) beA-Mitarbeiterkarte

Es ist zweckmäßig, für jeden Mitarbeitenden eine beA-Mitarbeiterkarte vorzuhalten. Mitarbeiterkarten können zwar von mehreren Personen benutzt werden. Aus Nachweisgründen empfiehlt es sich, jedem Mitarbeitenden eine eigene beA-Mitarbeiterkarte zur Verfügung zu stellen. Bei einem Preis von 12,90 EUR (netto p.a.) ist diese Investition gut angelegt.

Mit Ausnahme des Signierens (der Unterschrift) kann dann der Mitarbeitende (bei Vergabe der entsprechenden Rechte) die Anwält:in unterstützen und durch eine Vier-Augen-Arbeitsweise Fehler verhindern.

Hinweis:

Vergeben Sie die Rechte 18 (Mitarbeiter verwalten) und 19 (Berechtigungen verwalten) nur an ausgewählte Mitarbeitende.

c) beA-Softwarezertifikat

Nutzer der Schnittstelle von Anwaltssoftware benötigen i.d.R. zusätzliche Softwarezertifikate, da die Schnittstellen automatisiert Nachrichten abholen und senden. Da Softwarezertifikate beliebig kopierbar sind, sollten diese sparsam eingesetzt und im Falle eines Missbrauchs gesperrt und gekündigt werden. beA-Softwarezertifikate können für die mobile Anwält:in zusätzlich eingesetzt werden, um einen schnellen Zugang zum beA zu ermöglichen oder für den Fall, dass das Kartenlesegerät den Sicherheits-Token (beA-Karte) nicht erkennt.