Zusammenfassung
Mit dem Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (BGBl Jahrgang 2013 Teil 1 Nr. 62, 3786, ausgegeben zu Bonn am 16.10.2013) wurde am 10.10.2013 der Grundstein für die aktive Nutzungspflicht zum 1.1.2022 gelegt. In § 130d S. 1 ZPO (und den anderen Verfahrensordnungen) wurde die Nutzungspflicht für Rechtsanwälte und Behörden beschlossen.
I. Voraussetzungen prüfen
Prüfen Sie, ob die technischen Voraussetzungen für die aktive Nutzungspflicht in Ihrer Kanzlei vorhanden sind:
1. beA-Karten
beA unterscheidet Benutzer:innen mit eigenem Postfach (Anwält:innen) und Benutzer ohne eigenes Postfach (Mitarbeitende). Jeder Berufsträger besitzt mind. eine beA-Basiskarte, für Mitarbeitende sollten beA-Mitarbeiterkarten oder ggf. auch beA-Softwarezertifikate bestellt werden ( https://bea.bnotk.de/bestellung/#/products ).
Hinweis:
§ 26 RAVPV verbietet die Weitergabe der beA-Karte an andere Personen, die dazugehörige PIN ist geheim zu halten.
Der Trend geht zur Zweitkarte: Gegebenenfalls sollten Sie eine zusätzliche beA-Karte für das Home-Office oder als Backup vorhalten.
a) beA-Karte Basis oder beA-Karte Signatur?
Grundsätzlich kann die verantwortende Person (Rechtsanwält:in) mit einer einfachen Signatur (Namenszug) das Dokument selbst auf einem sicheren Übermittlungsweg (beA) versenden (§ 130a Abs. 3 ZPO).
Dennoch empfiehlt es sich, mit der qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) zu arbeiten, damit auch Mitarbeitende Dokumente versenden können. Zugleich eröffnet diese Arbeitsweise die Möglichkeit, ggf. einen Antrag auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand zu stellen. Des Weiteren kann nur dann auch eine Vertretung für Kolleg:innen erfolgen. Außerdem vermeidet man Fettnäpfchen, wenn das Schriftformerfordernis vorgeschrieben ist.
Hinweis:
Wer bereits eine beA-Basiskarte hat, kann diese mit einer Nachladesignatur aufrüsten. Die Legitimation für die qeS muss in beiden Fällen (beA-Basiskarte mit Nachladesignatur oder beA-Signaturkarte) entweder über Kammerident ( https://bea.bnotk.de/kammerident/) oder Notarident ( https://bea.bnotk.de/documents/NotarIdent-Infoblatt.pdf) erfolgen, erst danach kann die qeS auf die beA-Karte aufgeladen werden.
b) beA-Mitarbeiterkarte
Es ist zweckmäßig, für jeden Mitarbeitenden eine beA-Mitarbeiterkarte vorzuhalten. Mitarbeiterkarten können zwar von mehreren Personen benutzt werden. Aus Nachweisgründen empfiehlt es sich, jedem Mitarbeitenden eine eigene beA-Mitarbeiterkarte zur Verfügung zu stellen. Bei einem Preis von 12,90 EUR (netto p.a.) ist diese Investition gut angelegt.
Mit Ausnahme des Signierens (der Unterschrift) kann dann der Mitarbeitende (bei Vergabe der entsprechenden Rechte) die Anwält:in unterstützen und durch eine Vier-Augen-Arbeitsweise Fehler verhindern.
Hinweis:
Vergeben Sie die Rechte 18 (Mitarbeiter verwalten) und 19 (Berechtigungen verwalten) nur an ausgewählte Mitarbeitende.
c) beA-Softwarezertifikat
Nutzer der Schnittstelle von Anwaltssoftware benötigen i.d.R. zusätzliche Softwarezertifikate, da die Schnittstellen automatisiert Nachrichten abholen und senden. Da Softwarezertifikate beliebig kopierbar sind, sollten diese sparsam eingesetzt und im Falle eines Missbrauchs gesperrt und gekündigt werden. beA-Softwarezertifikate können für die mobile Anwält:in zusätzlich eingesetzt werden, um einen schnellen Zugang zum beA zu ermöglichen oder für den Fall, dass das Kartenlesegerät den Sicherheits-Token (beA-Karte) nicht erkennt.
2. Kartenlesegeräte
Sie benötigen ein Kartenlesegerät mit Tastatur und Display oder Hardware mit eingebautem Smart-Card Reader.
Hinweis:
Auch Kartenlesegeräte benötigen regelmäßige Updates.
3. Vertretung
Gewährleisten Sie, dass auch eine Vertretung (mit eigener beA-Karte) dauerhaft Zugang zu Ihrem beA erhält. So garantieren Sie auch für den Fall der ungeplanten Abwesenheit, dass eingegangene Nachrichten und elektronische Empfangsbekenntnisse (eEB) zur Kenntnis genommen und bearbeitet werden. Des Weiteren kann dann die Vertretung auch Klagen oder Schriftsätze fristwahrend einreichen.
Seit 1.8.2021 gilt § 53 BRAO:
Zitat
Der Rechtsanwalt muss für seine Vertretung sorgen, wenn er 1. länger als eine Woche daran gehindert ist, seinen Beruf auszuüben, oder 2. sich länger als zwei Wochen von seiner Kanzlei entfernen will. [...] (3) Soll die Vertretung einem anderen Rechtsanwalt übertragen werden, so soll der Rechtsanwalt diesen selbst bestellen.
Hinweis:
Die Vertretung signiert mit einfacher Signatur (Namenszug) und qeS (PIN-Eingabe) ohne Zusätze wie i.A., i.V., pro abs. und muss die volle Verantwortung für das eingereichte Dokument übernehmen. Das Dokument sollte durch den Mitarbeitenden aus dem beA des Sachbearbeitenden versendet werden.
4. Betriebssystem und Browser
Achten Sie auf ein aktuelles Betriebssystem und legen Sie fest, mit welchem Browser beA standardmäßig geöffnet werden soll. Speichern Sie den Zugang zum beA ( https://www.bea-brak.de) z.B. in den Favoriten oder in der Taskleiste.
Hinweis:
Damit beA aufgerufen werden kann, benötigen Sie die beA Client Security. Nehmen Sie diese aus dem Autostart und starten Sie die Client Security manuell. Beenden Sie diese, sobald Sie Ihr beA schließen. Erst am 11.12.2021 wurde eine von BSI b...
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