ZAP 15/2018, Mieterhöhungen: Auswirkungen der Datenschut ... / IV. Auftragsdatenverarbeitungsverhältnis

Beauftragt der Vermieter einen Dritten (Rechtsanwalt, Haus & Grund-Verein, Hausverwaltungen) mit der Erstellung und Zusendung eines Mieterhöhungsverlangens, so handelt es sich um die Weitergabe von personenbezogenen Daten, ohne deren Kenntnis dem erteilten Auftrag nicht genügt werden kann. Die Weitergabe stellt eine Datenverarbeitung im gesetzlichen Sinne dar. Dies bedarf nach dem gesetzlichen Grundmuster des Datenschutzes, wonach die Datenverarbeitung ohne Rechtsgrundlage unzulässig ist, einer Rechtsgrundlage. Auch für diesen Fall lassen sich berechtigte Interessen ins Feld führen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO); allerdings bedarf es einer vorherigen Abwägung zwischen den Interessen des Vermieters und den eventuell gegenläufigen Interessen seines Mieters und Datenschutzbetroffenen: Hier liegt es im Interesse des Vermieters, besonders sachkundige Personen mit dieser Aufgabe zu betrauen, wenn er selbst über die erforderliche Sachkunde nicht verfügt. Seine freie Entscheidung darüber, seine Immobilien und Mietverhältnisse selbst zu verwalten oder diese Tätigkeit in die Obhut eines Dritten zu geben, kommt als Interesse hinzu. Zeitargumente, z.B. die eigene berufsbedingte zeitliche Beanspruchung, spielen ebenfalls eine Rolle. Demgegenüber kann es zwar im Interesse des Mieters liegen, neben dem Vermieter nicht noch weitere Kontaktpersonen im Rahmen seines Mietverhältnisses kennenzulernen. Dieses Interesse wiegt aber leichter und ist deshalb gegenüber der grundsätzlich zuzubilligenden Möglichkeit für den Vermieter, sich im gesetzlich zulässigen Rahmen nach eigenem Gutdünken zu organisieren, zu vernachlässigen. Die bereits erörterten eigenen Rechtsgrundlagen für den Vermieter zur Datenerhebung (s. oben II.) treten hinzu (hier insbesondere die Rechtspflicht und das eigene berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. c, f DSGVO).

Aufgrund seiner Informationspflicht gem. Art. 13, 14 DSGVO muss der Vermieter den Mieter darüber informieren, wenn personenbezogene Daten nicht von ihm selbst, sondern von einem von ihm beauftragten Dritten erhoben werden. Ein – unverbindlicher – Formulierungsvorschlag einer Datenschutzinformation könnte wie folgt lauten:

Datenschutzinformation nach Art. 14 DSGVO

Sehr geehrte(r) Frau/Herr (...),

nach den gesetzlichen Vorgaben bin ich berechtigt, Ihre Miete für die von Ihnen bewohnte Wohnung zu erhöhen. Zur Fertigung dieser Mieterhöhung einschließlich des gesetzlich notwendigen Begründungsmittels müssen die Bestandsdaten (...) (Vor- und Nachname des Mieters, Wohnadresse, Wohnungsgröße, Wohnungslage, Wohnungsausstattung, bisherige Nettomiete, bisherige Betriebskostenvorauszahlung) unseres gemeinsamen Mietverhältnisses verarbeitet werden.

Damit haben wir die Firma (...) (Name, Adresse) beauftragt.

Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung sind:

• eine gesetzliche Verpflichtung nach dem Mietrecht zu entsprechender Datenerhebung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO),
• berechtigte Interessen des Vermieters (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO) an einer an den Kaufkraftschwund und an die Inflationsentwicklung angepassten Miete zur Rentabilität der Immobilienbewirtschaftung und
• eine Aufgabenwahrnehmung im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO); es besteht ein öffentliches Interesse der Bevölkerung und des Staates an der Versorgung mit angemessenem und in Stand gehaltenem Wohnraum, wozu Investitionen der Vermieter und Eigentümer erforderlich sind, die nur durch eine gesetzlich mögliche und wirtschaftlichen Entwicklungen Rechnung tragende Mietanpassung/Mieterhöhung ermöglicht werden kann).

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist (...) (Name, Adresse, Postleitzahl, Ort, E-Mail-Adresse).

Auftragsdatenverarbeiter und Empfänger dieser Daten ist die Firma (...) (Name, Adresse, Postleitzahl, Ort). Die genannten Daten bleiben für die Dauer des Mietverhältnisses gespeichert und werden mit Vertragsende gelöscht, soweit nicht

• weitere Mietforderungen bestehen, dann: Speicherung bis zum Eintritt der Verjährung;
• gerichtliche Auseinandersetzungen um die Berechtigung einer Mietforderung rechtskräftig abgeschlossen sind,
• steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.

Ihre datenschutzrechtlichen Auskunfts-, Beschwerde-, Berichtigungs- und sonstigen Rechte kennen Sie bereits als Inhalt unserer einschlägigen Belehrung, die Ihnen mit Abschluss des Mietvertrags übergeben und von Ihnen gegengezeichnet worden ist.

[alternativ: Betroffenenrechte nach Art. 7 Abs. 3, 15–18, 20, 77 DSGVO ausformulieren.]

(...) (Unterschrift)

Praxishinweis:

Eine einmalige Information reicht aus. Es muss also nicht bei jedem neuen Schreiben und jedem damit einhergehenden neuen Datenverarbeitungsvorgang auch erneut darüber informiert werden. Art. 14 Abs. 5 Buchst. a DSGVO befreit von der Informationspflicht, wenn die betroffene Person bereits über die Informationen verfügt.