ZAP 18/2021, beA: Bitte einmal aufpassen!

Eines direkt vorweggeschickt: Ohne das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) wäre ein Arbeiten im Homeoffice in den vergangenen Monaten für mich auf Dauer schlichtweg unmöglich gewesen.

Schriftsätze von extern durch Person 1 vorzubereiten, um diese dann von Person 2, die vor Ort in der Kanzlei ist, ausfertigen und von Person 3 unterzeichnen zu lassen, damit Person 2 den Schriftsatz dann wie früher üblich ans Gericht faxt und Person 1 die Erledigung meldet, damit diese den Postausgang kontrolliert und die Frist als erledigt bestätigt, kann in einem prozessrechtlich ausgerichteten Dezernat auf Dauer nicht funktionieren. Dies gilt insb. dann, wenn alle Kanzleiangehörigen sich eigentlich im Homeoffice aufhalten sollen und nur eine Notbesatzung vor Ort ist, um die per Post eingehenden Sachen auf Fristen zu kontrollieren und an die extern arbeitenden Kolleg/innen weiter zu verteilen.

Daher hat es mir das beA erst ermöglicht, den Spagat zwischen Job und Kinderbetreuung einigermaßen hinzubekommen. Gleichwohl kommt es im Kanzlei- bzw. Homeoffice-Alltag immer wieder zu Situationen, in denen man an Sinn und Zweck des Systems verzweifeln möchte. Es folgen nun einige Beispiele aus der jüngeren Vergangenheit, die zu dem einen oder anderen Wortspiel anregen. In diesem Sinne viel Vergnügen!

beA: Bitte einmal abwärts schauen!

Manche Behörden, die man auch über das beA anschreiben kann, ignorieren solche Posteingänge oftmals. Das Gerät steht im Keller. Dies ist relativ unschön, wenn es denn überraschenderweise im Bescheid heißt: "Sie haben trotz Aufforderung keine Stellungnahme abgegeben." Wieder entspannt ist man erst dann wieder, wenn einem ein Mitarbeiter an der Hotline mitteilt, dass Behörde X oder Y bereits dafür bekannt sei, trotz Eröffnung eines elektronischen Behördenpostfachs und einer hiermit einhergehenden Nutzungspflicht dieses nicht zu nutzen. Probleme bzw. Mehraufwand dürfte es daher vermutlich in erster Linie in den Verwaltungsverfahren geben, in denen ein Widerspruchsverfahren nicht mehr stattfindet.

beA: Bitte einmal aufs Fax legen!

Die Praxis der Gerichte sieht aktuell oftmals noch so aus, dass Posteingänge via beA wie normale Post behandelt werden. Das heißt, die eingehenden Schriftsätze werden an einer zentralen Stelle ausgedruckt und dann wie üblich im Haus verteilt. Dies führt dazu, dass kurz vor dem Termin eingereichte Dokumente den/die zuständige/n Richter/in nur mit Verzögerung erreichen (wenn überhaupt). Bis zu drei Wochen scheint die interne Verteilung wohl zu dauern. "Können Sie das bitte nochmal aufs Telefax legen und ‘Eilt’ darauf schreiben? Dann bekommen wir das direkt zugestellt." hat nicht nur eine Geschäftsstellenbeamtin gesagt, als ich telefonisch nachfragte, warum ein Antrag noch nicht beschieden worden sei. Nennt man Datum und Uhrzeit des beA-Versands, kann manche Geschäftsstelle sich die Dokumente wohl auch aus dem zentralen Gerichtseingang holen. Standardmäßig erfolgt dies jedoch nicht.

beA: Bitte einmal addieren!

Zwar kann man via beA auch umfangreichere Dokumente versenden – man sollte jedoch aufpassen, dass man nicht versucht, das zulässige Datenvolumen komplett auszuschöpfen. Bis zu 100 Anlagen bzw. bis zu 60 MB sollen mit einem Versand möglich sein. Meiner Erfahrung nach sollte man hier deutlich defensiver kalkulieren. Denn beim späteren Export der Dateien (d.h. der Datensicherung, um die versendeten Dateien vor der automatischen Löschung zu bewahren), kommt es ansonsten zu Problemen. "Kein Export möglich" oder so ähnlich lautet die Fehlermeldung dann. Maximal 30 MB zulässiges Datenvolumen ist daher der Tipp aus der Praxis.

beA: Bitte einmal updaten!

Der 22./23.4.2021 dürfe dem/der ein oder anderen Kollegen/in vermutlich noch länger in Erinnerung bleiben. Am 22.4.2021 wurde – mit recht kurzfristiger Voranmeldung – ein Update für den beA-Client zur Verfügung gestellt (böse Zungen behaupten auch, es hätte überhaupt keine Vorwarnung gegeben). Infolgedessen war (mit dem alten beA-Client) an diesem Tag kein Zugriff auf das Postfach mehr möglich; gleichzeitig war der Server nicht in der Lage, die Downloads während der normalen Arbeitszeiten zeitnah zur Verfügung zu stellen. "Download unterbrochen – möchten Sie es nochmals probieren" erschien auf dem Bildschirm und "Probieren Sie es alle Viertelstunde mal aus, irgendwann wird es schon klappen" lautete der Tipp am Telefon. Ja, vielen Dank, das mache ich gerne. Am Abend hat es schließlich funktioniert und ich kam wieder in mein Postfach. Aber der nächste Schreck folgte direkt am folgenden Tag. Kaum ein Gericht war empfangsbereit, die Adressen angeblich veraltet und ein Versand von Dokumenten daher nicht möglich. Gut, wer die Möglichkeiten hatte, im Zweifel über das Büro den Versand des fristgebundenen Schriftsatzes per Telefax zu organisieren. Noch besser, wenn man an diesem Tag ausnahmsweise keine Fristen hatte.

Welche Logik die Beschränkung bei den zulässigen Dokumentenbezeichnungen nun hat, erschließt sich auf den ersten Blick nicht – mal s...