ZAP 2/2024, Einsatzmöglichkeiten von künstlicher Intelli ... / 2. Arbeitsbereich der Rechtsanwaltsfachangestellten

Neben dem Einsatz von KI in der juristischen Dienstleistung ist der Bereich der Rechtsanwaltsfachangestellten ein weiteres bedeutendes Aufgabenfeld, in dem KI gezielt eingesetzt und genutzt werden kann. Durch den systematischen Einsatz von KI-Technologien eröffnen sich zahlreiche Möglichkeiten, die die Effizienz und Effektivität der täglichen Arbeitsabläufe erheblich steigern können.

a) Verantwortungsbereich der Kanzleiführung

Der Kanzleiführung kommt die zentrale Rolle zu, vor der Implementierung von KI in der Kanzlei klare Richtlinien und Rahmenbedingungen festzulegen und diese den Mitarbeitenden transparent zu kommunizieren. Dies beinhaltet beispielsweise Richtlinien zur Datensicherheit, zum Datenschutz sowie zum Umgang mit sensiblen Informationen bei der Nutzung von KI-Tools (vgl. die berufsrechtlichen Vorschriften, insb. § 2 Abs. 5 BORA sowie die datenschutzrechtlichen Vorschriften, insb. Art. 5 Abs. 2 und Art. 24, Art. 32 DSGVO). Die Kanzleiführung sollte zudem sicherstellen, dass die Mitarbeitenden über die jeweiligen Verantwortlichkeiten und den Umfang der KI-Nutzung informiert sind. Nur durch eine klare Kommunikation und transparente Leitlinien kann das Vertrauen der Mitarbeitenden in die neuen Technologien gestärkt und ein verantwortungsvoller Umgang mit KI gefördert werden. Sind die Rahmenbedingungen festgelegt und kommuniziert, sollten im Team die individuellen Anwendungsmöglichkeiten von KI im Arbeitsumfeld der Rechtsanwaltsfachangestellten umfassend analysiert und festgelegt werden, in welchen Arbeitsbereichen künftig KI-Tools verwendet werden.

b) Automatisierung repetitiver Aufgaben

Ein zentraler Aspekt ist die Automatisierung sich wiederholender und zeitaufwendiger Aufgaben, wie beispielsweise die Verwaltung von Dokumenten und der Schriftverkehr im Rahmen der Mandatsbearbeitung. KI-gestützte Systeme können dabei folgende Unterstützung bieten:

• Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, einschließlich der automatischen Generierung und Anpassung von Standardtexten,
• Überprüfung von bestehenden Texten auf Verständlichkeit, Rechtsschreibung und Grammatik,
• Unterstützung im Terminmanagement und
• Hilfestellung bei der Erarbeitung von Verfahrensanweisungen im Bereich der Arbeitsorganisation.

c) Schulungen

Um die Integration von künstlicher Intelligenz in den Arbeitsalltag von Rechtsanwaltsfachangestellten erfolgreich zu gestalten, ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden angemessene Schulungen erhalten. Nur so können sie die Technologie auch effizient nutzen. Neben den bestehenden Schulungsmöglichkeiten, wie z.B. durch externe Webinar-Angebote zum Thema KI-Nutzung, die regelmäßig von verschiedenen Anbietern angeboten werden, ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden auch die Gelegenheit haben, im Rahmen der von der Kanzleiführung gesetzten Einsatzgebiete durch Ausprobieren zu lernen. Diese praktische Erfahrung ermöglicht es, die erlernten Fähigkeiten in realistischen Situationen anzuwenden und ein tieferes Verständnis für die Funktionsweise der eingesetzten Werkzeuge zu entwickeln. Um den Lernprozess weiter zu fördern, kann der Austausch im Kollegenkreis eine wertvolle Rolle spielen. Durch gemeinsame Diskussionen und den Austausch über gemachte Erfahrungen und angewandte Techniken kann das Wissen innerhalb des Teams wachsen und die Integration von KI-Tools optimiert werden.

Die Nutzung von KI hat in den letzten Jahren einen bemerkenswerten Aufschwung erlebt und ist mittlerweile ein zentraler Bestandteil vieler Branchen geworden. Ob in der Medizin, im Finanzwesen, im Bildungsbereich oder in der Produktion – die Anwendungen der KI sind vielfältig und bieten enorme Potenziale zur Effizienzsteigerung und Innovationsförderung. Doch mit diesen Chancen gehen auch Herausforderungen einher, die eine kontinuierliche Auseinandersetzung mit der Technologie erfordern.

Die rasante Entwicklung im Bereich der KI bedeutet auch, dass Schulungen und Fortbildungsmaßnahmen nicht als einmalige Veranstaltungen betrachtet werden sollten. Vielmehr handelt es sich um einen fortwährenden Prozess, da sich Algorithmen, Modelle und Anwendungsfälle ständig verändern und technologische Fortschritte im KI-Bereich unmittelbare Auswirkungen auf bestehende Systeme haben können. Daher ist es unerlässlich, ein kanzleiindividuelles fortlaufendes Schulungskonzept zu erstellen, um mit den neuesten Entwicklungen Schritt halten zu können.