Möglich ist, für die Umlegung der Mietnebenkosten eine Pauschale und/oder Vorauszahlungen mit Abrechnung zu vereinbaren. Dies kann für einzelne Positionen unterschiedlich geregelt werden. Ob eine Pauschale oder Vorauszahlung mit Abrechnung vereinbart ist, muss sich eindeutig aus dem Vertrag ergeben. Lässt sich dies nicht eindeutig ermitteln, fehlt eine wirksame Vereinbarung, so dass vom gesetzlichen Leitbild der Inklusivmiete auszugehen ist. Eine misslungene Vereinbarung zur Abrechnung von Vorauszahlungen kann i.d.R. nicht in die Vereinbarung einer Pauschale umgedeutet werden, dies gilt insbesondere bei Formularverträgen (Schmid/Harz, Handbuch der Mietnebenkosten, Rn 2069 m.w.N., str.). Bei Individualverträgen ist die Auslegung im Einzelfall maßgebend. Die Umlagevereinbarungen müssen erkennen lassen, welche Kosten umgelegt werden. Wenn die Bezugnahme auf die BetrKV erfolgt und ausschließlich deren Anwendung vereinbart ist, können auch bei der Geschäftsraummiete nur die Betriebskosten umgelegt werden, die bei Wohnraum umlegungsfähig sind (OLG Celle ZMR 1999, 238). Die Begriffe werden – sofern die Vertragsauslegung nicht etwas anderes ergibt – in ihrer Bedeutung verstanden, die sie in der Betriebskostenverordnung haben (§ 1 Definition und § 2 Aufstellung der Betriebskosten). Anders als für Betriebskosten gibt es für den Begriff "Nebenkosten" keine klare Abgrenzung (OLG Düsseldorf ZMR 1994, 20; ZMR 2000, 762). Die Vereinbarung, dass der Mieter alle Nebenkosten tragen soll, wäre wegen mangelnder Bestimmtheit unwirksam, da es keine gesetzliche oder allgemein verbindliche Definition gibt. Wenn es sich nur um eine Falschbezeichnung handelt und mit "Nebenkosten" die "Betriebskosten" gemeint sein sollen, können auch nur diese umgelegt werden (Schmid NZM 2001, 1041 [1042]). Hierfür ist eine vertragliche Regelung erforderlich.
Der BGH hat entschieden, dass bei einem Wohnraummietvertrag für eine – auch formularmäßige – Umlage von Betriebskosten, die Vereinbarung ausreiche, dass der Mieter "die Betriebskosten" zu tragen habe, weil hierdurch alle gem. § 556 Abs. 1 BGB i.V.m. der dazu ergangenen Betriebskostenverordnung umlagefähigen Betriebskosten gemeint sind (BGH, Urt. v. 10.2.2016 – VIII ZR 137/15, ZMR 2016, 287 Rn 15 f.). Wenn im Vertrag der Begriff "Betriebskosten" verwandt wird und zugleich auf die Betriebskostenverordnung verwiesen wird, ist davon auszugehen, dass die Betriebskostenpositionen, die in der Betriebskostenverordnung genannt sind, auch wirksam für das Geschäftsraummietverhältnis vereinbart wurden. In der Regel haben diese Begriffe dann denselben Bedeutungsgehalt wie in der Betriebskostenverordnung; dies gilt nach höchstrichterlicher Rechtsprechung auch bei gewerblichen Mietverhältnissen (OLG Düsseldorf NZM 2007, 62). Nur wenn im Einzelfall die Auslegung einen anderen Willen der Vertragspartei ergibt, kann eine Abweichung hiervon geboten sein (OLG Jena NZM 2002, 70).
Völlig unbestimmte Regelungen entfalten bereits nach allgemeinen Grundsätzen keine Wirkung. Sind in der Vereinbarung Widersprüche enthalten, die auch durch Auslegung nicht aufzulösen sind, ist die Vereinbarung unwirksam. Nicht hinreichend deutliche Formularklauseln verstoßen gegen das Transparenzgebot. Der Verwender eines Formularvertrags ist verpflichtet, die gegenseitigen Rechte und Pflichten möglichst klar darzustellen. Zu beachten ist, dass Umlagevereinbarungen zu Lasten des Vermieters eng ausgelegt werden. Der BGH (Urt. v. 2.5.2012 – XII ZR 88/10, NZM 2012, 608) hat bereits entschieden, dass die Bezugnahme auf § 2 BetrKV für eine wirksame Umlegungsvereinbarung ausreicht. Wenn dies erfolgt und keine darüber hinausgehende Regelung getroffen wird, sind auch nur diese Kosten – wie bei Wohnraum – umlegungsfähig. Bei der Vertragsabfassung ist größte Sorgfalt darauf zu legen, welche darüber hinausgehenden Kostenpositionen für das konkrete Mietverhältnis zu berücksichtigen sind. Dies gilt auch für § 2 Nr. 17 BetrKV. Allein die Bezugnahme auf § 2 Nr. 17 BetrKV führt nicht dazu, dass sonstige Betriebskosten in beliebigem Umfang umgelegt werden können. Hierfür ist erforderlich, die jeweiligen Kostenarten einzeln zu bezeichnen (BGH, Urt. v. 7.4.2004 – VIII ZR 167/03, ZMR 2004, 430 ff.; s.u. III. Nr. 10).
Neben den im Rahmen von § 2 Nr. 17 BetrKV umlegungsfähigen Kosten sind gerade bei der Geschäftsraummiete zahlreiche weitere Kostenpositionen umlegungsfähig. Es ist grundsätzlich zulässig, auch solche Kosten auf den Mieter umzulegen, die nicht laufend entstehen, die sich nicht unmittelbar mit der Bewirtschaftung des Mietobjekts befassen, die Instandhaltung und Instandsetzung zum Inhalt haben oder die eine Gegenleistung für Verwaltungstätigkeiten beinhalten (s. Wall, AnwK Betriebskosten, 4. Aufl., Rn 1260).