ZAP 23/2020, Sichere Kommunikation in Krisenzeiten per A ... / I. Einführung

Zoom, Teams, Adobe Connect, BigBlueButton, Cisco WebEx, Skype – wer solche Begrifflichkeiten vor dem ersten Corona-Lockdown im März 2020 noch nicht kannte, hat sie dann jedenfalls sehr schnell kennengelernt. Denn hierbei handelt es sich um Namen von Programmen bzw. Apps, die es zwar schon "vor Corona" gab, deren Nutzerzahlen aber durch die Auswirkungen der Pandemie einen sprunghaften Anstieg erfahren haben. Im Frühjahr 2020 gab es plötzlich die Situation, in der extrem viele Menschen weltweit nicht mehr ins Büro oder zum nächsten Meeting fahren durften. Homeoffice, E-Mails und Video-Konferenzen waren sozusagen von einem Tag auf den anderen gefragt, nein: zwingend benötigt, wie nie zuvor. Bei dem "spontanen" Umzug des eigenen Arbeitsplatzes vom Büro nach Hause galt es, diverse Hürden zu meistern. Diese waren in erster Linie technischer und organisatorischer Natur. So gab es etwa zeitweise kaum noch verfügbare Laptops, Headsets oder Webcams. Darüber hinaus sind die juristischen Aspekte der mobilen bzw. Tele-Arbeit häufig vergessen oder zumindest erst einmal zurückgestellt worden. Mittlerweile sind wir alle schon "corona-erfahren" genug, es gibt wieder ausreichend Klopapier, Nudeln, Hefe, Laptops, Webcams und auch Headsets zu kaufen, sodass man sich inzwischen sehr gut auf Video-Konferenzen & Co. einstellen und diese auch durchführen kann. Dabei sollten jedoch die juristischen Aspekte berücksichtigt und umgesetzt werden.

Folgender Fragenkatalog kann als eine Art Leitfaden für den Fall dienen, dass jetzt ein System für Video-Besprechungen oder sonstige Formen der digitalen Kommunikation und Zusammenarbeit eingeführt oder ein bestehendes System überprüft und eventuell angepasst werden soll. Diese Fragen sollte man sich stellen und nach Möglichkeit natürlich auch beantworten:

• Wie sieht der genaue Einsatzzweck aus (Besprechungen mit Kollegen und/oder Mandanten, Konferenzen, Workshops, Webinare, E-Learning)?
• Welches finanzielle bzw. zeitliche Budget ist vorhanden?
• Gibt es in der Kanzlei geeignete Mitarbeiter zur Einführung bzw. Betreuung der benötigen Soft- und Hardware?
• Soll eine Umsetzung in Eigenregie erfolgen oder mit Hilfe eines Dienstleisters?
• Ist ein lediglich temporärer oder ein dauerhafter Einsatz beabsichtigt?
• Wie muss die Leistungsfähigkeit ausgelegt sein (max. Nutzeranzahl, Video-, Audio-, Textfunktionen)?
• Besteht eine ausreichend dimensionierte Internetverbindung?
• Soll es möglichst umfangreiche Funktionen geben oder ist eher eine einfache Bedienbarkeit wichtig (Profi-Tools vs. Einsteigervariante)?
• Hat der Anbieter seinen Sitz bzw. den Server-Standort innerhalb der EU bzw. des EWR?
• Stellt die Software datenschutzfreundlichen Einstellmöglichkeiten bereit (Nutzer-Tracking/Beobachtung, Protokoll, Screen-Sharing, Aufzeichnungen etc.)?
• Ist eine Verschlüsselung möglich (Transport-/Ende-zu-Ende-Verschlüsselung)?
• Besteht die Erlaubnis zur geschäftlichen Nutzung des Tools?
• Erfolgt eine Profilbildung von Nutzerdaten durch Anbieter?
• Ist der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags nötig und möglich?

Diese Liste ist natürlich weder abschließend noch umfassend zu verstehen. Hierbei geht es vielmehr um die zentralen Fragen rund um Systeme für digitale Kommunikation und Zusammenarbeit, ohne schon auf konkrete Tools einzugehen.

Außerdem ist es noch wichtig, den zuständigen IT-Verantwortlichen so früh wie möglich mit einzubeziehen, sei es ein eigener Kanzleimitarbeiter oder ein externer Dienstleister.