ZAP 6/2024, Anwaltsmagazin / 4 BMJ treibt Digitalisierung des Beurkundungsverfahrens voran

Das Beurkundungsverfahren ist derzeit grundsätzlich papiergebunden ausgestaltet. Die Errichtung elektronischer Dokumente zum Zwecke der öffentlichen Beurkundung sieht das Beurkundungsgesetz nur punktuell vor, nämlich für Beurkundungen mittels Videokommunikation sowie für einfache elektronische Zeugnisse. In allen übrigen Fällen müssen Notarinnen und Notare sowie andere für öffentliche Beurkundungen zuständige Stellen wie u.a. die Nachlassgerichte Urkunden in Papierform errichten.

Dagegen erfolgt die Verwahrung notarieller Urkunden seit dem Jahr 2022 weitgehend elektronisch im sog. Elektronischen Urkundenarchiv. Auch die Aktenführung bei den Gerichten kann elektronisch erfolgen; ab dem 1.1.2026 ist die elektronische Aktenführung hier sogar verpflichtend. Ebenfalls in hohem Maße elektronisch läuft heute der Vollzug notariell beurkundeter Rechtsgeschäfte und sonstiger Rechtsvorgänge ab. So wird die Kommunikation zwischen Notariaten und Gerichten zu einem großen Teil elektronisch abgewickelt.

Dieses Nebeneinander von papierhafter Erfassung und elektronischer Verwahrung der Urkunden soll nach dem Willen von Bundesjustizminister Buschmann bald der Vergangenheit angehören. Denn für die Übermittlung der im Beurkundungsverfahren in Papierform errichteten Urkunden in die elektronische Verwahrung und auch für die elektronische Vollzugstätigkeit bedarf es eines Medientransfers, der in den Urkundenstellen Personal- und Sachkapazitäten binde und die Bearbeitung verzögere. Ein kürzlich von seinem Ministerium vorgelegter Referentenentwurf sieht deshalb vor, die sog. Präsenzbeurkundung weitgehend zu digitalisieren. Kernstück der Neuregelung ist die Ermöglichung der Aufnahme elektronischer Niederschriften zur Beurkundung von Willenserklärungen in Gegenwart der Urkundsperson. Auch für sonstige Beurkundungen werden die Möglichkeiten zur Errichtung elektronischer Dokumente anstelle von papierförmigen Urkunden ausgeweitet. Damit sollen möglichst weitreichend die Voraussetzungen für eine medienbruchfreie Weiterverarbeitung der im Beurkundungsverfahren errichteten Dokumente geschaffen werden.

Im Einzelnen sieht der Entwurf vor, dass die jeweilige Urkundsperson die Niederschrift direkt als elektronisches Dokument aufnehmen kann. Ihre (digitale) Unterschrift können die Beteiligten etwa auf einem elektronischen Hilfsmittel wie einem Unterschriftenpad oder einem Touchscreen leisten; alternativ ist die Nutzung einer qualifizierten elektronischen Signatur möglich. Die Urkundsperson signiert anschließend die Niederschrift ebenfalls (qualifiziert) elektronisch. Auch für Beglaubigungen sieht der Referentenentwurf digitale Weiterentwicklungen vor. So sollen künftig auch elektronische Unterschriften beglaubigt werden können, die z.B. auf einem Unterschriftenpad oder einem Touchscreen geleistet worden sind.

[Quelle: BMJ]