Arbeitgeber müssen ihre Arbeitnehmer künftig
- ausdrücklich,
- rechtzeitig und
- (unmiss-)verständlich
darüber aufklären, dass ihr Urlaub verfallen wird, wenn sie nicht rechtzeitig einen Urlaubsantrag stellen, so dass eine Urlaubsgewährung (noch) erfolgen kann.
Dabei wird auch ein ausdrücklicher Hinweis auf die Höhe der noch vorhandenen Urlaubstage erforderlich werden. Eine bloße Erinnerung in Form eines allgemeinen Hinweises genügt nach den Ausführungen des EuGH nicht. Vielmehr ist nach dem EuGH eine "angemessene Aufklärung" über die Folgen, d.h. den möglichen Verlust des Urlaubsanspruchs, erforderlich. Erst wenn der Arbeitnehmer dieser Aufforderung immer noch nicht nachkommt, verfallen Urlaubs- bzw. spätere Urlaubsabgeltungsansprüche.
Darüber hinaus ist zu berücksichtigen, dass Arbeitgeber nach den Ausführungen des EuGH geeignete und konkrete organisatorische Maßnahmen zu ergreifen haben, um den Arbeitnehmern den Urlaub zu ermöglichen.
Der bisherige Grundsatz, dass nicht genommener Urlaub zum Jahresende bzw. spätestens mit Ablauf des 31.3. des Folgejahrs verfällt, wenn er nicht beantragt wurde, gilt in Bezug auf den gesetzlichen Mindesturlaub nicht mehr. Arbeitgebern ist dringend zu empfehlen, ihre betrieblichen Urlaubsregelungen auf die neuen Anforderungen hin zu überprüfen und anzupassen.
Hinweis:
Arbeitgeber sollten genommene und insbesondere noch nicht genommene Urlaubstage sorgfältig dokumentieren und beispielsweise im Rahmen regelmäßiger Wiedervorlagen, aber auch in persönlichen Gesprächen mit den Arbeitnehmern in Erinnerung rufen. Um die ordnungsgemäße Aufklärung zu dokumentieren, sollten die entsprechenden Hinweise stets schriftlich festgehalten und entsprechende Empfangsbekenntnisse von den Arbeitnehmern eingeholt werden. Zudem sollten Arbeitnehmern spätestens zum Ende des dritten Jahresquartals unter Mitteilung der konkreter Anzahl ihrer Urlaubstage und der zu beachtenden Fristen persönlich, jedenfalls in Textform entsprechend informiert und aufgefordert werden, ihren Resturlaub bis zum Jahresende zu nehmen. Dabei sollten Vorkehrungen geschaffen werden, die den Zugang der jeweiligen Mitteilung bei dem einzelnen Arbeitnehmer zu Dokumentationszwecken nachweisen können. Allein ein Aushang an einem Schwarzen Brett ist insoweit unzureichend. Eine Rund-E-Mail genügt nur im Fall einer Lesebestätigung durch den Arbeitnehmer und ist zu Dokumentationszwecken daher nur bedingt geeignet. Hinzukommt, dass mit Blick auf die jeweils offenen Urlaubstage je Arbeitnehmer keine konkrete Unterrichtung des einzelnen Arbeitnehmers, sondern nur eine pauschale Information aller Arbeitnehmer über den Verfall der Urlaubsansprüche in Betracht kommt.
Nach dem EuGH-Urteil sind weitere Einzelheiten der konkreten Handlungspflichten für den Arbeitgeber derzeit nicht geklärt. So werden weitere Entscheidungen der arbeitsgerichtlichen Rechtsprechung die Frage zu beantworten haben, welchen konkreten Umfang die den Arbeitgeber treffende Informationspflicht hat und wann eine Aufklärung als noch rechtzeitig zu qualifizieren ist. Ferner wird zu klären sein, in welcher Art und in welchem Ausmaß organisatorische Vorkehrungen nötig sind, um im Streitfall eine Exkulpation zu bewirken und somit etwaige Ansprüche von Arbeitnehmern abwehren zu können.
Formulierungsbeispiel:
Betreff: Verfall Ihres Urlaubs zum Ende des Jahres
Sehr geehrte/r Frau/Herr (...),
zurzeit beträgt Ihr Resturlaub für das Kalenderjahr (...) insgesamt noch (...) Urlaubstage. Wir möchten Sie bitten, diesen Resturlaub bis zum Jahresende in Anspruch zu nehmen. Bitte stimmen Sie Ihren Urlaub mit Ihrem Vorgesetzten bzw. Ihren Kollegen für das restliche Jahr zeitnah und verbindlich ab.
Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass Ihr vorgenannter Rest-Urlaubsanspruch grundsätzlich ersatzlos verfällt, falls Sie diesen nicht bis zum Jahresende in Anspruch genommen haben. Dies gilt nach § 7 Abs. 3 S. 2 BUrlG lediglich dann nicht, wenn dringende betriebliche Gründe, wie z.B. termingebundene Aufträge, oder in Ihrer Person liegende Gründe, z.B. eine Arbeitsunfähigkeit, dies rechtfertigen. Im Fall der Übertragung müssen Sie Ihren Resturlaub bis zum 31.3. (Jahreszahl ergänzen) in Anspruch genommen haben, ansonsten verfällt er sodann.
Für evtl. Rückfragen steht Ihnen Frau/Herr (...) aus unserer Personalabteilung zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
(Unterschrift)