Die Abrechnung beginnt mit einer Zusammenstellung der Gesamtkosten, unterteilt nach den einzelnen umlagefähigen Betriebskostenarten. Welche Betriebskosten umlagefähig sind, ergibt sich aus § 556 Abs. 1 S. 1, 2 im BGB und in den §§ 1, 2 der BetrKV. Das sind u.a. die Kosten der Grundsteuer, Abwassergebühren, Kosten für Heizung und Warmwasser, Hausmeisterkosten, Müllbeseitigung, Gebäude- und Straßenreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherungen Aufzugskosten. Was die Gesamtkosten angeht, so sind die einzelnen Kostenarten zu bezeichnen. Nicht erforderlich ist, dass auch die jeweiligen Rechnungsdaten angegeben werden. Es reicht aber nicht, wenn der Mieter sämtliche Betriebskosten addiert und den Gesamtbetrag unter der Bezeichnung „Gesamtkosten“ aufführt. Typischerweise werden mehrere Betriebskostenpositionen abgerechnet. Dann ist jeweils für die einzelne Betriebskostenart auszuweisen, wie viel Betriebskosten auf die gesamte Abrechnungseinheit – z.B. das Haus – entfallen. Umfasst eine Betriebskostenart mehrere Einzelpositionen, sollten sie ebenfalls gesondert in voller Höhe ausgewiesen werden (vgl. D. Both, a.a.O., § 556 BGB Rn 83). Sollen z.B. unter der Betriebskostenart „Sach- und Haftpflichtversicherungen“ verschiedene Versicherungen abgerechnet werden, verlangt der BGH für die formelle Ordnungsmäßigkeit der Betriebskostenabrechnung keine Darstellung von Einzelpositionen zur Ausfüllung der Betriebskostenart (BGH, Urt. v. 20.1.2006 – VIII ZR 93/15, GE 2016, 253). Ebenso ist eine Auflistung der für die jeweilige Betriebskostenart angefallenen Einzelbeträge ausreichend (BGH, Urt. v. 25.4.2017 – VIII ZR 237/16, WuM 2017, 402).
Die Angabe einer Gesamtsumme ist folglich für die Nachvollziehbarkeit und Prüffähigkeit der Abrechnung nicht notwendig. Daher ist es unschädlich, wenn in der Abrechnung nicht der auf jede Betriebskostenart entfallende Anteil des Mieters mit gesondertem Betrag ausgewiesen ist. Ausreichend ist, wenn sämtliche nach dem Flächenmaßstab umgelegten Betriebskosten addiert werden und daraus mit dem Umlageschlüssel der auf den Mieter insgesamt entfallende Anteil ermittelt wird (BGH, Urt. v. 25.4.2017 – VIII ZR 297/16, WuM 2017, 402).
Schlüsselt der Vermieter nach den einzelnen Ziffern des Betriebskostenkatalogs in § 2 BetrKV auf, so ist dies ausreichend nachvollziehbar und die Abrechnung formell ordnungsgemäß. Eine weitere Aufschlüsselung nach einzelnen Positionen innerhalb der Betriebskostenverordnung ist dann nicht mehr nötig (BGH, Urt. v. 16.9.2009 – VIII ZR 346/8, NJW 2009, 3575). Allerdings dürfen verschiedene Kostenpositionen der Betriebskostenverordnung nicht zusammengezogen werden (BGH, Urt. v. 22.9.2010 – VIII ZR 285/09, NJW 2011, 143). Dies ist aufgrund des engen Sachzusammenhangs nur für die Kosten für Frischwasser und für Schmutzwasser ausnahmsweise möglich, wenn auch die Abwasserkosten an den Frischwasserverbrauch geknüpft sind (BGH, Urt. v. 15.7.2009 – VIII ZR 340/08, NZM 2009, 698). Ein solch enger Sachzusammenhang besteht nicht zwischen den Kosten für Grundsteuer und für Straßenreinigung. Werden sie nicht getrennt ausgewiesen, sondern gemeinsam erfasst, ist dies unzulässig (BGH, Urt. v. 24.1. 2017 – VIII ZR 285/15, WuM 2017, 205 = ZMR 2017, 464), mit der Folge, dass die Betriebskostenabrechnung für diese Rechnungsposition – und damit teilweise formell – unwirksam wird.
Hinweis:
Formelle Fehler, die sich auf einzelne Kostenpositionen beschränken, führen nur dazu, dass diese Kosten nicht umlagefähig sind und nicht ausgeglichen werden müssen. Im Übrigen bleibt die Abrechnung wirksam (BGH, Urt. v. 24.1.2017 – VIII ZR 285/15, WuM 2017, 205 = ZMR 2017, 464; BGH, Urt. v. 22.9.2010 – VIII ZR 285/09, NJW 2011, 143 Rn 42). Ist die Abrechnung dagegen insgesamt formell fehlerhaft, so ist sie auch insgesamt unwirksam, wird nicht fällig und muss deshalb insgesamt auch nicht ausgeglichen werden.
Der BGH hat entschieden, dass eine formell ordnungsgemäße Abrechnung von Wasserkosten auch dann vorliegt, wenn der Vermieter die Kosten einer auf Verbrauch basierenden Wasserrechnung und den Gebührenbescheid der Gemeinde über Abwasser nicht formal in die Abrechnung einstellt, sondern lediglich die individuellen Rechnungen an den Mieter weiterleitet (BGH, Urt. v. 16.4.2008 – VIII ZR 75/07, NZM 2008, 442 = NJW 2008, 2105).
In jedem Fall ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten (§ 556 S. 1 BGB). Sind einzelne Positionen der Betriebskosten – Kosten der Bewachung und des Hauswarts – gegenüber dem Vorjahr jeweils über 10 % gestiegen, obliegt es dem Vermieter, dafür nachvollziehbare Gründe anzugeben. Sofern er die Gründe für die Preissteigerung und deren Unvermeidbarkeit nicht darlegt, kann er wegen des Verstoßes gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit die Betriebskosten nur in Höhe der im Vorjahr angefallenen Beträge auf den Mieter umlegen (KG, Urt. v. 12.1.2006 – 12 U 216/04, NZM 2006, 294; zum Wirtschaftlichkeitsgebot vgl. Streyl NZM 2006, 125). In dem zu entscheidenden Fall betrug der Anstieg der Hauswar...