Die neuerlichen Möglichkeiten der Telefon- und Videokonferenzen sehen viele Satzungen und Geschäftsordnungen noch gar nicht vor, weder für GV-Versammlungen noch Sitzungen von AR und dessen Ausschüsse. Wenn kein Mitglied widerspricht (innerhalb einer Abfragefrist), wäre dies sicherlich möglich. Virtuelle Versammlungen (GV) bzw. Sitzungen (AR/Ausschüsse, vor allem Geschäftsführender Ausschuss = GA) sind im Gesetz bei zahlreichen GmbHs noch nicht vorgesehen. Also müssen diese Möglichkeiten, um Präsenzveranstaltungen gleichzustehen, in die Satzung aufgenommen werden. Das könnte folgendermaßen geschehen:
1. Präsenz- und Videokonferenzen sowie das Hybrid-Format
Diese Sätze könnten in der Satzung figurieren:
Zitat
Die Beschlüsse der Gesellschafter werden in Versammlungen gefasst, die zu diesem Zweck als Präsenz- oder ihnen gleichwertige Videokonferenzen stattfinden können. Videokonferenzen zum Zwecke der Beschlussfassung sind unter Verwendung von Bild- und Tonübertragungstechnik abzuhalten, die allen Gesellschaftern zugänglich oder ihnen von der Gesellschaft bereit zu stellen ist, soweit diese nicht selbst über sie verfügen. Für das Vorhandensein eines Internetanschlusses und Computers mit Mikrofon und Kamera, die allgemein gebräuchliche Übertragungsformate unterstützen, hat jeder Gesellschafter selbst organisatorisch wie finanziell Sorge zu tragen.
Präsenz- und Videokonferenzveranstaltung können ferner kombiniert werden als hybrid durchgeführte Versammlung. In diesem Fall sind die Voraussetzungen beider Formen zu beachten, vor allem für die Beschlussfassung.
Außerhalb von Versammlungen können Beschlüsse, soweit nicht zwingendes Recht eine andere Form vorschreibt und unter Beachtung nachfolgender Bestimmungen, durch schriftliche, fernschriftliche oder mündliche, auch fernmündliche Abstimmung gefasst werden. Die Stimmabgabe in elektronischer Form oder in Textform ist ebenfalls zulässig.
Ein Beschluss ist mit einfacher Mehrheit gefasst, wenn mehr Ja- als Nein-Stimmen abgegeben wurden. Stimmenthaltungen und ungültige Stimmen zählen bei der Berechnung der Mehrheit nicht.
Die Beschlussfassung außerhalb von Gesellschafterversammlungen ist jedoch nur zulässig, wenn sich entweder zu einem Zeitpunkt alle Gesellschafter oder innerhalb einer, in jedem Einzelfall von der Geschäftsführung zu bestimmenden und in der Beschlussvorlage mitzuteilenden Frist nach Absendung der letzten Einladung zur Fassung des Gesellschafterbeschlusses ohne Versammlung die Hälfte der abgegebenen Stimmen mit der schriftlichen Abgabe der Stimmen einverstanden erklären.
Für die eigentliche Beschlussfassung gelten sodann die gesetzlichen und satzungsrechtlichen Mehrheitserfordernisse.
Hierüber ist von der Geschäftsführung eine Niederschrift anzufertigen und allen Gesellschaftern zuzusenden; die Beschlussfeststellung erfolgt in der Niederschrift.
2. Nachjustierung beim Versammlungsort
Die technischen Möglichkeiten führen zu einer Erweiterung des Versammlungsorts, aber auch die Funktionen und Aufgaben des Versammlungsleiters/Vorsitzenden betreffend:
Zitat
Versammlungsort ist der Sitz der Gesellschaft, sofern kein anderer Ort zur Beschlussfassung vom Vorsitzenden festgelegt wurde. Die ordnungsmäßige Einberufung einer Videokonferenz zum Zwecke der Beschlussfassung durch die Gesellschafter bedarf anstelle der Angabe des Versammlungsorts der Angabe sämtlicher Verbindungsdaten und Angaben über deren Verwendung, die für die Teilnahme an der Videokonferenz notwendig sind.
Die Gesellschafter haben rechtzeitig beim Vorsitzenden bekannt zu geben, in welcher Form sie bei hybriden Veranstaltungen teilnehmen und abstimmen, damit eine ordnungsmäßige Beschlussfassung und Niederschrift erfolgen können. Dabei dürfen sie gleichermaßen auch per Telefon teilnehmen, wenn sie garantieren, dass unbeteiligte Dritte von der Sitzung ausgeschlossen sind und sie willensmängelfehlerfrei akustisch oder schriftlich abstimmen können. Bei Zweifeln kann der Vorsitzende eine schriftliche Stimmabgabe im Nachgang zur Versammlung einfordern.
Soll über Gegenstände Beschluss gefasst werden, die nicht bereits mit der Einberufung mitgeteilt worden sind, so sind diese Beschlussgegenstände wenigstens 7 (sieben) Kalendertage vor der Versammlung in der für die Einberufung vorgesehenen Form anzukündigen; die vorstehenden Bestimmungen zur Berechnung der Einberufungsfrist gelten hierfür entsprechend. Sind sämtliche Gesellschafter anwesend oder vertreten und mit der Beschlussfassung einverstanden, so können Beschlüsse auch dann gefasst werden, wenn die für die Einberufung und Beschlussankündigung geltenden gesetzlichen oder gesellschaftsvertraglichen Vorschriften nicht eingehalten worden sind.
Die Neuformulierung kann – ähnlich wie bei einem Vorsitzenden Richter in der ZPO – mit der materiellen Sitzungsleitung des Vorsitzenden periphrasiert werden. Im Hinblick auf das schon unter II. 3) Festgehaltene kann die Satzungsreform dazu genutzt werden, das oft leidige Problem des Findens von Vorsitzenden zu normieren und die Vakanz via einer strikten Normierung der Versammlungsleitung zu vermeiden. Dazu Näheres wie folgt...