Vor einer schwierigen Aufgabe steht der Verwalter nach dem Tod des Wohnungseigentümers. Bis im Grundbuch der neue Eigentümer eingetragen ist oder dem Verwalter ein Erbschein vorgelegt wird, kann Zeit vergehen, in der die Verwaltung der Wohnanlage nicht stillstehen kann. In der Praxis lassen es die Verwalter meist gelten, wenn jemand behauptet, Erbe zu sein, und stellen keine weiteren Nachforschungen an, vor allem, wenn das Hausgeld bezahlt wird. Dass sich jemand als Erbe ausgibt, obwohl er weiß, dass er nicht Erbe ist, ist eher selten. Häufiger ist es, dass sich überhaupt niemand als Erbe meldet oder dass jemand glaubt, Erbe zu sein, es aber nicht ist, weil ein Testament besteht, das erst später aufgefunden wird.
Hat der vermeintliche Erbe seine Eintragung im Grundbuch erlangt, wird der Verwalter keine weiteren Ermittlungen anstellen. Eine unrichtige Grundbucheintragung erzeugt die auf dem öffentlichen Glauben des Grundbuchs beruhenden Rechtswirkungen (§§ 891 ff BGB), begründet aber nicht die nur an die Eigentümerstellung anknüpfende Haftung des Scheinerben gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft.[6] Entsprechendes gilt bei Vorliegen eines Erbscheins nach den §§ 2365 ff BGB.
Ist der Erbe unbekannt, kann die Wohnungseigentümergemeinschaft nach den §§ 1961, 1960 Abs. 1 BGB die Bestellung eines Nachlasspflegers beantragen. Ein Anspruch, der sich gegen den Nachlass richtet, ist in der Regel in Form von Hausgeldzahlungen nach dem Wirtschaftsplan vorhanden.[7] Für die Bestellung reicht es aus, dass die Wohnungseigentümergemeinschaft den Anspruch zunächst außergerichtlich ohne sofortige Klage geltend machen will.[8] Umfangreiche Nachforschungen muss der Verwalter vor dem Antrag auf Pflegerbestellung nicht anstellen.[9] Ist die Bestellung des Pflegers eilbedürftig, kann der Verwalter den Antrag ohne vorherige Befassung der Wohnungseigentümerversammlung stellen (§ 27 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 WEG). Ansonsten bedarf er einer Ermächtigung der Wohnungseigentümer durch Vereinbarung oder Beschluss nach § 27 Abs. 3 Satz 1 Nr. 7 WEG.
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