Zuschläge und Zulagen in der Entgeltabrechnung / 3 Pauschale SFN-Zuschläge

Werden Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit als laufende Pauschale, z. B. Monatspauschale, gezahlt und wird eine Verrechnung mit den Zuschlägen, die für die einzeln nachgewiesenen Zeiten für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit aufgrund von Einzelabrechnungen zu zahlen wären, erst später vorgenommen, so kann die laufende Pauschale unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei belassen werden.^[1] Im Wesentlichen ist Folgendes zu beachten:

• Es ist erkennbar, dass es sich um Abschlagszahlungen oder Vorauszahlungen auf die spätere Einzelabrechnung handelt. Dies wiederum setzt voraus, dass sich der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer darüber einig sind, dass die Höhe der für ein Kalenderjahr insgesamt zu zahlenden SFN-Zuschläge durch die Jahresabrechnung bestimmt wird und dass in Höhe der Differenz zwischen dem laut Jahresabrechnung geschuldeten Gesamtbetrag und den bislang erfolgten Monatszahlungen ein Zahlungsanspruch begründet wird.^[2]

• Der steuerfreie (Pausch-)Betrag darf nicht nach höheren als den in § 3b EStG genannten Prozentsätzen berechnet sein.
• Der steuerfreie (Pausch-)Betrag muss nach dem durchschnittlichen Grundlohn und der durchschnittlichen im Zeitraum des Kalenderjahres tatsächlich anfallenden Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit bemessen sein.
• Die nachträgliche Einzelabrechnung muss spätestens am Ende des Kalenderjahres oder beim Ausscheiden des Arbeitnehmers aus der Firma im Laufe des Kalenderjahres erfolgen.^[3] Die nachträgliche Einzelabrechnung ist auf der Grundlage des einzelnen Lohnzahlungszeitraums durchzuführen. Der fehlende Nachweis tatsächlich erbrachter Arbeitsleistungen kann nicht durch eine Modellrechnung ersetzt werden.^[4]

Eine nachträgliche Einzelermittlung auf der Grundlage des gesamten Kalenderjahres ist damit nicht möglich.

Sonderfall: Steuerfreie Auszahlungen pauschaler Zuschläge

Sind Einzelnachweis und Einzelabrechnung der geleisteten Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit wegen der Besonderheit der Arbeit und der Lohnzahlungen nicht möglich, darf die Finanzverwaltung pauschale steuerfreie Zuschläge von Fall zu Fall feststellen. Das BMF genehmigte z. B. Fluggesellschaften, die Flüge in verschiedenen Zeitzonen durchführen, einen pauschalen Prozentsatz der Flugzulage als Zuschlag für Sonntags- und Feiertags- sowie Nachtarbeit steuerfrei zu belassen. Andere Fluggesellschaften, die ausschließlich innerhalb Deutschlands bzw. im europäischen Ausland tätig sind, müssen dagegen die tatsächlich geleisteten Arbeiten zu den begünstigten Zeiten aufzeichnen und die Zuschläge aufgrund Einzelabrechnung bezahlen.

Praxis-Tipp

Steuerfreiheit im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung nachholen

Werden im Lohnsteuerverfahren Zuschläge steuerpflichtig behandelt, z. B. weil die erforderlichen Nachweise über die tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit nicht vorgelegen haben, kann der Arbeitnehmer die Steuerfreiheit im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung nachholen.^[5] Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer dem Finanzamt die erforderlichen Nachweise erbringen kann, insbesondere Aufzeichnungen, aus denen sich der Nachweis für die tatsächlich geleistete Arbeit zu den nach § 3b EStG begünstigten Zeiten sowie die Berechnung der (steuerfreien) Zulagen ergeben.

[1] R 3b Abs. 7 LStR.

[2] FG Düsseldorf, Urteil v. 27.11.2020, 10 K 410/17 H (L).

[3] BFH, Urteil v. 23.10.1992, VI R 55/91, BStBl 1993 II S. 314.

[4] BFH, Urteil v. 25.5.2005, IX R 72/02, BStBl 2005 II S. 725.

[5] BFH, Beschluss v. 29.11.2017, VI B 45/17, BFH/NV 2018 S. 333.