Beirat als freiwilliges Gesellschaftsgremium - Einrichtung, Zweck und Praxisprobleme

Viele Gesellschaften, insbesondere Familienunternehmen, entscheiden sich für die Installation eines Beirats. Dieser kann der Gesellschaft Stabilität und Kompetenzgewinne bieten, gleichzeitig geben die Gesellschafter aber u.U. einen Teil ihres Einflusses auf. Was ist bei der Einrichtung zu beachten?

Was ist der Unterschied zwischen Beirat und Aufsichtsrat?

Wenn ein solches Aufsichtsgremium aufgrund einer gesetzlichen Pflicht, z.B. aus Mitbestimmungsgründen, geschaffen werden muss, spricht man vom Aufsichtsrat. Vor diesem Hintergrund bezeichnet man den Beirat auch als freiwilligen Aufsichtsrat. Der Begriff Beirat ist indes nicht verpflichtend, das Organ kann daher auch als„Verwaltungsrat“, „Rat“ oder „Kuratorium“ bezeichnet werden.

Welchen Zweck hat ein Beirat?

Die Funktionen des Beirats können variieren: 

• Er kann sowohl unternehmensleitend
• als auch eher repräsentativ tätig sein
• oder insbesondere Auseinandersetzungen im Gesellschafterkreis schlichten.

Entscheidend ist also stets der Zweck, den der Beirat nach dem Willen der Gesellschafter erfüllen soll, denn er nimmt individuell festlegbare Beratungs-, Überwachungs- und Ausgleichfunktionen wahr. Damit lassen sich seine Aufgaben den Bedürfnissen des Unternehmens optimal anpassen.

Gründe für die Einsetzung eines Beirats

Die Praxis zeigt verschiedenartige und vielschichtige Gründe für die Einsetzung von Beiräten: Während in manchen Unternehmen die Moderation von Konflikten im Gesellschafterkreis im Vordergrund steht, geht es in anderen Fällen um Professionalisierung, Perspektiverweiterung durch einen Blick von außen oder die Vermittlung zwischen Fremdgeschäftsführer und Eignerfamilie.

Auch im Kontext von Unternehmensnachfolge und Erbfolge, wenn etwa der oder die Nachfolger noch "unter Aufsicht" unternehmerische Erfahrung oder Reife entwickeln sollen, ist der Beirat ein sinnvolles Gremium.

Wie wird ein Beirat eingesetzt und abbestellt?

Ein Beirat wird klassischerweise durch Änderung des Gesellschaftsvertrags eingerichtet. Soll der Beirat nur beraten, seine Zustimmung zur Wirksamkeit von Geschäftsführungsmaßnahmen also nie erforderlich sein, genügt auch ein Gesellschafterbeschluss. In jedem Fall sollten sich die Gesellschafter im Vorfeld darüber einig sein, welche Funktionen der Beirat ausüben sollte und die Übertragung von Kompetenzen damit abstimmen. Je nach Rechtsform des Unternehmens sind aber gesetzliche Grenzen zu beachten:

• Nicht jede Zuständigkeit der Gesellschafterversammlung oder der Geschäftsführung kann wirksam auf den Beitrag übertragen werden.
• So sind z.B. Grundlagenentscheidungen wie Kapitalerhöhungs- oder Kapitalherabsetzungsbeschlüsse oder Gesellschaftsvertragsänderungen zwingend der Gesellschafterversammlung zugewiesen.

Im Gegensatz zu qua gesetzlicher Pflicht eingesetzten Organen kann der freiwillig eingerichtete Beirat wieder abberufen werden, ein sachlicher Grund ist hierfür nicht erforderlich.

Die #Gesellschafterversammlung bleibt also jederzeit #Herrin des Beirats.

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Was ist bei der Besetzung eines Beirats zu beachten?

Gesellschafter sollten sich fragen, ob die Einsetzung eines Beirats tatsächlich einen Mehrwert für ihr Unternehmen erbringen kann. Nur wenn diese Frage bejaht wird, stellen sich Fragen der Zuständigkeitsverteilung und Besetzung.

Regelung der Kompetenzen des Beirats

Der Gesellschaftsvertrag muss die grundlegenden Regelungen für den Beirat enthalten wie Einrichtung, Aufgaben und Kompetenzen, Bestellung und Abberufung der Beiratsmitglieder. Regelt der Gesellschaftsvertrag lediglich die Einsetzung des Beirats, so greifen im Zweifelsfall die in § 52 Abs. 1 GmbHG genannten aktienrechtlichen Vorschriften.

Zur Vermeidung von Pattsituationen empfiehlt es sich in jedem Fall, eine ungerade Zahl an Beiratsmitgliedern einzusetzen.

• Dass diese ihrer Aufgabe fachlich und persönlich gewachsen sein müssen, versteht sich von selbst.
• Beiratsmitglieder sollten aber daneben mit etwaigen Besonderheiten des jeweiligen Unternehmens vertraut sein. Das schließt in Familienunternehmen insbesondere auch die Verhältnisse innerhalb der Familie(nstämme) ein.

Geschäftordnung des Beirats

Weitere Einzelheiten wie Kompetenzen und Vergütung des Beirats sind ebenfalls zu regeln, die interne Organisation sollte in einer Geschäftsordnung des Beirats niedergelegt werden, die wiederum mit den sonstigen internen Regelwerken wie der Geschäftsordnung für die Geschäftsführung in Einklang zu bringen ist. Im GmbH-Rechts ergibt sich die Zulässigkeit freiwilliger Gesellschaftsorgane aus den §§ 52 Abs. 1, 82 Abs. 2 Nr. 2 GmbHG. Erhält der Beirat die Überwachungsfunktion eines Aufsichtsrats, muss die Geschäftsführung Einrichtung, Wechsel in der Zusammensetzung sowie Auflösung des Beirats dem Handelsregister mitteilen.

Gremiumsgröße und Vergütung des Beirats

Abhängig von Aufgabenstellung und - umfang werden Beiräte meist aus drei oder fünf Personen gebildet. Die Jahresvergütungen schwankt i.d.R. zwischen 1.000 und und 5000 EUR plus Aufwandsentschädigung. Gehören zum Beirat Gesellschafter oder ihnen nahestehende Personen, ist darauf zu achten, dass die Vergütung der Höhe nach angemessen und klar vereinbart ist, um nicht als verdeckte Gewinnausschüttung in Betracht zu kommen. Fehlt eine Vergütungsregelung, richten sich die Ansprüche der Beiratsmitglieder im Zweifel nach den §§ 611, 612 BGB.

Praxisprobleme zum Thema Beirat

Gesellschafter müssen sich die Übertragung von Befugnissen auf den Beirat gut überlegen sollten. Eine sie in Teilen verdrängende Kompetenz des Beirats bietet zwar durch die Einbindung eines weiteren Organs durchaus Chancen für die Unternehmensführung. Allerdings verringern Gesellschafter hierdurch auch ihren Einfluss. Der Beirat kann bspw. zur Bestellung und Abberufung von Geschäftsführern ermächtigt werden, auch zum Abschluss (und der Beendigung) des Anstellungsvertrags.

Es ist allerdings auch möglich zu vereinbaren, dass die Gesellschafterversammlung mit qualifizierter Mehrheit Beschlüsse des Beirats überstimmen kann.

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