Beitragsbescheinigung

Zusammenfassung

Begriff

Die Arbeitgeber haben gegenüber der Einzugsstelle verschiedene Meldepflichten, die durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung oder mittels maschinell erstellter Ausfüllhilfen zu erstatten sind. Dabei sind umfangreiche Aufzeichnungspflichten zu erfüllen und Lohnunterlagen etc. aufzubewahren.

Die Einzugsstellen sind wiederum verpflichtet, für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag dem Zahlungsempfänger bis zum Zwanzigsten des Monats eine Abrechnung für den Vormonat einzureichen.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Sozialversicherung: Die Meldepflichten ergeben sich aus § 28a Abs. 1 SGB IV. Näheres zu den Aufzeichnungspflichten regelt die Verordnung über die Berechnung, Zahlung, Weiterleitung, Abrechnung und Prüfung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags (Beitragsverfahrensverordnung – BVV).

§ 6 BVV regelt u. a. die Verpflichtung der Einzugsstelle den Gesamtsozialversicherungsbeitrag dem Zahlungsempfänger nachzuweisen. Nach § 9 Abs. 1 BVV hat der Arbeitgeber zur Prüfung der Vollständigkeit der Entgeltabrechnung ein Verzeichnis der Beschäftigten anzulegen und lesbar zur Verfügung zu stellen. Neben den grundsätzlichen Vorschriften der BVV gelten für bestimmte Fälle abweichende Regelungen bezüglich des Beitragsverfahrens.

1 Rentenversicherung

1.1 Freiwillige Versicherung/Höherversicherung

Für alle Zahlungen von Beiträgen an die Rentenversicherung, die nicht als Gesamtsozialversicherungsbeitrag gezahlt werden, gilt die Verordnung über die Zahlung von Beiträgen zur gesetzlichen Rentenversicherung (RV-BZV).

Beiträge zur freiwilligen Versicherung und zur Höherversicherung sowie Pflichtbeiträge der selbstständig Tätigen sind von den Versicherten direkt an den Rentenversicherungsträger zu zahlen. Die Versicherten erhalten zum Nachweis der in einem Kalenderjahr gezahlten Beiträge bis zum 28.2. des Folgejahres eine Beitragsbescheinigung.

1.1.1 Inhalte der Beitragsbescheinigung

Die Beitragsbescheinigung hat folgende Angaben zu enthalten:^[1]

• Versicherungsnummer,
• Vor- und Familiennamen des Versicherten,
• Verwendungszeitraum,
• Beitragshöhe,
• Beitragsart,
• Beitragsbemessungsgrundlage.

[1] § 9 Abs. 1 Satz 1 der RV-BZV.

1.1.2 Beitragsbescheinigung für Beiträge nach dem 28.2. eines Jahres

Eine Beitragsbescheinigung ist abweichend davon unverzüglich auszustellen, wenn Beiträge nach dem 28.2. eines Jahres für das vorangegangene Kalenderjahr gezahlt worden sind. Werden Höherversicherungsbeiträge gezahlt, ist außer den o. g. Angaben auch das Jahr der Zahlung auf der Beitragsbescheinigung anzugeben. Bei Höherversicherungsbeiträgen, die neben Pflichtbeiträgen gezahlt werden, ist frühestens eine Beitragsbescheinigung auszustellen, wenn für ihren Verwendungszeitraum die beitragspflichtigen Einnahmen bescheinigt worden sind.

1.2 Pflichtbeiträge zur Rentenversicherung

1.2.1 Einzug des Gesamtsozialversicherungsbeitrags durch die Einzugsstelle

Für Pflichtbeiträge zur Rentenversicherung, die mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag von den Einzugsstellen eingezogen werden, erhält der Versicherte vom Rentenversicherungsträger keine Beitragsbescheinigung. Einer Beitragsbescheinigung über gezahlte Pflichtbeiträge kommen die Meldungen zur Sozialversicherung, die im Rahmen der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) als

• Abmeldung,
• Unterbrechungsmeldung oder
• Jahresmeldung

erteilt werden, gleich.

1.2.2 Maschinelles Meldeverfahren

Bei maschinellem Meldeverfahren muss nach § 25 Abs. 1 DEÜV jedem Arbeitnehmer bis zum 30.4. des Folgejahres eine maschinell erstellte Bescheinigung ausgestellt werden, in der alle Meldetatbestände einzeln aufgeführt sind. In diesen Meldungen wird das den zur Rentenversicherung gezahlten Pflichtbeiträgen zugrunde liegende beitragspflichtige Arbeitsentgelt sowie der Zeitraum, auf den es entfällt, bescheinigt.

1.3 Von der Rentenversicherungspflicht befreite Arbeitnehmer

Angestellte, die nach den vor dem 1.1.1992 geltenden Rechtsvorschriften von der Versicherungspflicht in der Rentenversicherung befreit worden sind^[1], können gegen ihren Arbeitgeber auf freiwilliger, arbeits- oder tarifvertraglicher Grundlage einen Anspruch auf einen Beitragszuschuss zu den zu einer Lebensversicherung gezahlten Prämien haben. Dieser Beitragszuschuss ist bis zur Höhe des Arbeitgeberanteils an den ohne die Befreiung zu zahlenden Pflichtbeiträgen zur Rentenversicherung als Zukunftssicherungsleistung steuerfrei. Soweit der Arbeitgeber den Beitragszuschuss an den Arbeitnehmer auszahlt, muss der Arbeitnehmer ihm bis zum 30.4. eines jeden Jahres eine Bescheinigung des Lebensversicherungsunternehmens über die zweckentsprechende Verwendung des Zuschusses im vorausgegangenen Kalenderjahr vorlegen. Die Bescheinigung ist vom Arbeitgeber nach Abschn. 24 Abs. 4 LStRL zum Lohnkonto zu nehmen.

[1]

S. Befreiung von der Versicherungspflicht.

2 Kranken-/Pflegeversicherung

2.1 Freiwillig versicherter Arbeitnehmer

Arbeitnehmer, die freiwilliges Mitglied der gesetzlichen Krankenversicherung sind, weil ihre Versicherungspflicht aufgrund eines Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze (Versicherungspflichtgrenze) endet, erhalten unter bestimmten Voraussetzungen einen Beitragszuschuss zu ihrer Kranken- und Pflegeversicherung von ihrem Arbeitgeber. Beschäftigte, die

• wegen Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze oder
• wegen der besonderen Versicherungsfreiheit nach dem 55. Lebensjahr versicherungsfrei in der gesetzlichen Krankenversicherung^[1] und
• bei einem privaten Krankenversicherungsunternehmen v...