Jansen, SGG § 65b Elektronische Prozessakte / 2 Rechtspraxis

Rz. 3

Dokumente in Schriftform sind in die elektronischer Form zu übertragen (Abs. 2). Originaldokumente sind aber bis zum Abschluss des Verfahrens aufzubewahren (Abs. 3), damit im Zweifelsfall eine Überprüfbarkeit gewährleistet ist (Abs. 5). Über den Transfer in ein elektronisches Dokument ist ein Vermerk zu fertigen, aus dem sich der Zeitpunkt und die verantwortliche Person ergeben (Abs. 4 Satz 1). Im umgekehrten Fall des Transfers in Schriftform verlangt Abs. 4 Satz 2 einen Vermerk über das Ergebnis der Integritätsprüfung des Dokuments, die Signaturprüfung und den Zeitpunkt der Signaturprüfung. Nähere Einzelheiten zu dem Transfer können in der Verordnung nach Abs. 1 geregelt werden (BT-Drucks. 15/4067 S. 38).

In der zu erlassenden Rechtsverordnung sind die organisatorisch-technischen Rahmenbedingungen für die elektronische Akte zu regeln. Hierzu rechnet wie in Papierform eingereichte Dokumente in elektronische Form transferiert werden. Zudem ist zu regeln, welche Vorkehrungen dafür getroffen werden, dass die Übereinstimmung des Papier-Originals mit dem daraus erzeugten elektronischen Dokument sichergestellt wird.

Rz. 4

§ 65b Abs. 2 regelt den Medientransfer. Da die Akte entweder in Papierform oder elektronisch geführt wird, ist es zwingend, einen Medientransfer vorzunehmen. Im Hinblick darauf, dass Papierdokumente auch doppelseitig beschriftet sein können, muss auch die Rückseite der Dokumente eingescannt werden. Nähere Einzelheiten zu dem Transfer in das elektronische Medium können in der Rechtsverordnung nach Abs. 1 geregelt werden. Hierin kann auch bestimmt werden, in welchem Umfang ein Medientransfer stattfindet, denn das Einscannen aller zu den Akten gereichter Papierdokumente (z. B. Bebauungspläne, umfangreiche Anlagen zu Schriftsätzen) wäre unwirtschaftlich (vgl. BT-Drucks. 15/4067 S. 38).

Rz. 5

Um einem evtl. Einwand, das Originaldokument und das zur Akte gelangte Dokument stimmten nicht überein, nachgehen zu können, bestimmt Abs. 3, dass das Originaldokument bis zum rechtskräftigen Abschluss des Verfahrens aufzubewahren ist. Ansonsten kann das durch den Medientransfer hergestellte Dokument aber für das Verfahren zugrunde gelegt werden, sofern – wie in aller Regel – die Identität nicht in Frage gestellt wird. Die Zugrundelegung regelt Abs. 5. Absatz 4 sieht – entsprechend § 298 Abs. 2 und § 298a Abs. 3 ZPO – vor, dass der Medientransfer durch einen Vermerk zu dokumentieren ist und legt den Inhalt dieses Vermerks fest (vgl. BT-Drucks. 15/4067 S. 38).