Kurzarbeitergeld (Abschlussprüfung/Rückforderung) / 2 Durchführung der Abschlussprüfung

Die Abschlussprüfungen werden im Regelfall etwa innerhalb von 7 Monaten nach dem Ende des Kurzarbeitergeldbezugs durchgeführt. Dabei wird jeder Arbeitsausfall separat betrachtet und geprüft. In einem Betrieb können mehrere Arbeitsausfälle vorliegen, z. B. weil in verschiedenen Betriebsabteilungen Kurzarbeit durchgeführt wurde oder es zwischen den Kurzarbeitsphasen im Betrieb eine Unterbrechung des Kurzarbeitergeldbezugs von mindestens 3 Monaten gab. Dann ergibt sich ein Arbeitsausfall vor der Unterbrechung und ein Arbeitsausfall nach der Unterbrechung. Zuständig ist ebenfalls die Agentur für Arbeit am Sitz der Lohnabrechnungsstelle, da sich dort die prüfungsrelevanten Unterlagen befinden. Die Abschlussprüfung erfolgt ebenfalls in 3 Stufen.

2.1 Anforderung der Prüfungsunterlagen

Die Agentur für Arbeit fordert den Arbeitgeber zunächst schriftlich auf für die endgültige Entscheidung relevante Unterlagen an die Agentur für Arbeit zu übersenden. Die Unterlagen können per Post oder im Bereich der Online-Services auf der Internetseite der Bundesagentur für Arbeit elektronisch übermittelt werden. Welche Unterlagen die Agentur für Arbeit anfordert, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab. Relevant sind allerdings nur Unterlagen, die die kurzarbeitenden Beschäftigten betreffen.

Praxis-Beispiel

Beispielhafte Aufzählung von Unterlagen, die von der Agentur für Arbeit angefordert werden können:

• Arbeitszeitunterlagen (Arbeitszeitnachweise, Arbeitszeitkonto)
• Gehaltsabrechnungen, Lohnabrechnungen, Lohnjournale
• Nachweise zur Einführung der Kurzarbeit (einzelvertragliche Vereinbarungen mit den Arbeitnehmern, Betriebsvereinbarung, Tarifvertrag)
• Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
• Nachweise zur Berechnung des Sollentgelts und/oder des Istentgelts für das Kurzarbeitergeld

2.2 Prüfung der Unterlagen

In einem 2. Schritt prüft die Agentur für Arbeit die eingereichten Unterlagen auf Vollständigkeit. Hierbei können sich Nachfragen zu den eingereichten Unterlagen ergeben oder die Agentur für Arbeit bittet darum, weitere Unterlagen zu übersenden. Liegen der Agentur für Arbeit alle relevanten Unterlagen vor, prüft sie anhand der Unterlagen und der vorhandenen Prozessdaten, ob beispielsweise das Sollentgelt und/oder das Istentgelt bei Feiertagen oder bei Urlaub richtig berechnet worden sind, Urlaub oder Arbeitszeitguthaben vor der Zahlung von Kurzarbeitergeld hätten eingebracht werden müssen oder Kurzarbeitergeld an Beschäftigte gezahlt wurde, die von der Zahlung von Kurzarbeitergeld ausgeschlossen sind (z. B. gekündigte Arbeitnehmer, geringfügig Beschäftigte). Die Prüfung findet in der Agentur für Arbeit oder nach Absprache mit dem Arbeitgeber vor Ort im Betrieb oder in der Lohnabrechnungstabelle statt.

2.3 Korrekturen der Abrechnung/Abschließender Bescheid

In einem 3. Schritt können sich aus den Prüfungen Korrekturen der Abrechnungen ergeben. Diese können maschinell über die Entgeltabrechnungssoftware vorgenommen werden oder, wenn dies nicht (mehr) möglich ist, müssen die Korrekturen händisch durchgeführt werden. Sobald alle ggf. erforderlichen Korrekturen erfolgt sind, erstellt die Agentur für Arbeit einen abschließenden Bescheid. In diesem Bescheid werden die Leistungsansprüche endgültig festgestellt und der Umfang der Rückforderung oder der Nachzahlung festgelegt. Mit der Begleichung der Rückforderung oder der Nachzahlung ist die Abschlussprüfung beendet und der Kurzarbeitergeld-Leistungsfall abgeschlossen.

Wichtig

Keine Abschlussprüfungen bis zur Auszahlungssumme von max. 10.000 EUR

Grundsätzlich muss jeder Arbeitsausfall auch abschließend geprüft werden. Für die pandemiebedingten Abschlussprüfungen für die Monate März 2020 bis einschließlich Juni 2022 hat der Gesetzgeber in § 421c SGB III mit Wirkung vom 1.1.2023 eine Ausnahmeregelung geschaffen. Danach können Kurzarbeitergeld-Leistungsfälle auch ohne Abschlussprüfungen endgültig entschieden werden, wenn der Gesamtauszahlungsbetrag von Kurzarbeitergeld und der ggf. erstatteten Sozialversicherungsbeiträgen für den jeweiligen Arbeitsausfall 10.000 EUR nicht überschreitet. Auf Antrag des Arbeitgebers oder der Betriebsvertretung sowie bei Hinweisen auf Leistungsmissbrauch findet auch in diesen Fällen eine Abschlussprüfung statt.

Gab es in einem Betrieb in diesem Zeitraum mehrere Arbeitsausfälle (Arbeitsausfälle in verschiedenen Betriebsabteilungen oder Arbeitsausfälle vor und nach einer mindestens 3-monatigen Unterbrechung des Kurzarbeitergeldbezugs) kann diese Regelung dazu führen, dass ein Arbeitsausfall geprüft wird und ein anderer Arbeitsausfall in demselben Betrieb nicht.