Bei Anwendung der Entfernungspauschale (und nicht der tatsächlichen Kosten) für die Pauschalierung von Fahrtkostenzuschüssen und Dienstwagengestellung sind vom Arbeitgeber die der Pauschalierung zugrunde liegenden Arbeitstage zu ermitteln. Aus Vereinfachungsgründen kann im Lohnsteuerabzugsverfahren - ausgehend von einer 5-Tage-Woche - davon ausgegangen werden, dass monatlich an 15 Arbeitstagen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erfolgen.
Das Schreiben verdeutlicht dies durch folgendes Beispiel:
Mitarbeiterin (Vollzeit, kein Homeoffice) nutzt für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte einen vom Arbeitgeber unentgeltlich überlassenen Firmenwagen (kein E-Auto, Bruttolistenpreis im Zeitpunkt der Erstzulassung 40.000 EUR). Die einfache Entfernung beträgt 25 km.
Der monatlich zu versteuernde geldwerte Vorteil für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte beträgt 300 EUR (25 km x 0,03 % x 40.000 EUR). Die Entfernungspauschale beträgt 116,25 EUR (0,30 EUR x 20 km x 15 Tage zuzüglich 0,35 EUR x 5 km x 15 Tage).
Der Arbeitgeber kann den geldwerten Vorteil aus der unentgeltlichen Beförderung für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte in Höhe von 116,25 EUR mit 15 % pauschal besteuern.
Insoweit werden die abziehbaren Werbungskosten gekürzt. Der Differenzbetrag in Höhe von 183,75 EUR (300 EUR abzüglich 116,25 EUR) ist dem (mit dem individuellen Steuersatz zu versteuernden) Bruttoarbeitslohn hinzuzurechnen. Die pauschal besteuerten Bezüge sind im Lohnkonto aufzuzeichnen und in der Zeile 18 der Lohnsteuerbescheinigung ausweisen.
Verwaltungsauffassung zur 15-Tage Vereinfachungsregelung
Hinsichtlich der 15-Tage-Vereinfachungsregelung für den Arbeitgeber enthält der Erlass aber neue und wichtige Einschränkungen:
- Die Vereinfachungsregelung (15-Tage-Regel) ist nicht anzuwenden, wenn der Arbeitgeber bei der Überlassung eines Kraftwagens bei der Ermittlung des Sachbezugs die tatsächliche Anzahl der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zugrunde gelegt hat (0,002 %-Versteuerung des Dienstwagens je Tag mit Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte statt 0,03 % pro Monat).
- Die Anzahl der Fahrten mindert sich verhältnismäßig, wenn der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin bei einer in die Zukunft gerichteten Prognose an der ersten Tätigkeitsstätte typischerweise an weniger als 5 Arbeitstagen in der Kalenderwoche nach den dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen beruflich tätig werden soll. Als Anwendungsfälle nennt die Verwaltung hier Teilzeitmodelle sowie Homeoffice, Telearbeit und mobiles Arbeiten. Bei einer 3-Tage-Woche kann damit beispielsweise nur noch davon ausgegangen werden, dass monatlich an 9 Arbeitstagen (3/5 von 15 Tagen) Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erfolgen. Der Erlass enthält hier eine besondere Anwendungsregelung: Es wird nicht beanstandet, wenn die Ausnahme von der Vereinfachungsregelung (15-Tage-Regelung) erst ab 1.1.2022 angewendet wird.
Das Schreiben verdeutlicht dies anhand von folgendem Beispiel:
A soll laut seinem Arbeitsvertrag an 3 Tagen pro Woche im Homeoffice und einen Tag pro Woche an der ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig werden. Die einfache Entfernung von 30 km zur ersten Tätigkeitstätte legt A mit seinem privaten Kraftwagen zurück. Der Arbeitgeber leistet für diese Fahrten zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn einen Zuschuss von 150 EUR pro Monat.
Ab 2022 gilt zwingend folgende Lösung:
Der Arbeitgeber kann bei einem Tag pro Woche beruflicher Tätigkeit an der ersten Tätigkeitsstätte im Lohnsteuerabzugsverfahren davon ausgehen, dass an 1/5 von 15 Tagen (= 3 Tage /Monat) Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erfolgen und die abziehbare Entfernungspauschale pro Monat somit 28,50 EUR beträgt (20 km x 0,30 EUR x 3 Tage zuzüglich 10 km x 0,35 EUR x 3 Tage).
Der Arbeitgeber kann den Zuschuss folglich in Höhe von 28,50 EUR mit 15 % pauschal besteuern. Der übersteigende Betrag des Zuschusses von 121,50 EUR pro Monat erhöht den (mit dem individuellen Steuersatz zu versteuernden) Bruttoarbeitslohn.
Die pauschal besteuerten Bezüge sind im Lohnkonto aufzuzeichnen und in der Zeile 18 der Lohnsteuerbescheinigung auszuweisen.
