Hilbert/Wolf, ABC-Führer LSt, Digitaler Datenzugriff

Rz. 1

Stand: EL 138 – ET: 06/2024

Die FinVerw hat die Grundsätze zum digitalen Datenzugriff zusammen mit den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form veröffentlicht (vgl BMF vom 28.11.2019, BStBl 2019 I, 1269, angepasst durch BMF vom 11.03.2024, BStBl 2024 I, 374), ergänzt durch Informationen zur Daten(träger)überlassung (BMF vom 28.11.2019, IV A 4, HaufeIndex 13 573 525). Vgl zur Schnittstellen-Verprobung Becker/Danielmeyer/Neubert/Unger, DStR 2016, 2983.

Rz. 2

Stand: EL 138 – ET: 06/2024

Der ArbG ist seit 2018 gesetzlich verpflichtet, die in den Lohnkonten seiner ArbN aufzuzeichnenden Daten im Rahmen einer > Außenprüfung der > Lohnsteuer oder einer > Lohnsteuer-Nachschau über eine einheitliche digitale Lohnschnittstelle (kurz DLS) bereitzustellen (vgl § 41 Abs 1 Satz 7 EStG iVm § 4 LStDV; zu Einzelheiten vgl Eismann, DB 1 216 804, Beilage 4/2016, 23; Hilbert, NWB 2015, 3377; Krüger, BBK 2017, 708). Dadurch wird der ArbG, dem es grundsätzlich freigestellt ist, in welcher Form er das > Lohnkonto führen will, indirekt gezwungen, ein Lohnberechnungsprogramm einzusetzen. Zur Vermeidung unbilliger Härten können allerdings in begründeten Fällen die lohnsteuerlichen Daten auch in einer anderen auswertbaren Form bereitgestellt werden (vgl § 4 Abs 2a LStDV).

Rz. 3

Stand: EL 138 – ET: 06/2024

Die Beschreibung der DLS sieht vor, dass die Daten in Datengruppen zu gliedern sind und durch Primärschlüssel die Verknüpfung zwischen den einzelnen Dateien herzustellen ist. Diese Primärschlüssel sind die Personalnummer des ArbN, seine > Identifikationsnummer sowie die Lohnartennummer. Um die Daten eindeutig zuordnen zu können, dürfen diese Primärschlüssel nur einmal im Kalenderjahr vergeben werden. Das bedeutet, d...