Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führer Lohnsteuer, Digitaler Datenzugriff

Rz. 1

Stand: EL 138 – ET: 06/2024

Die FinVerw hat die Grundsätze zum digitalen Datenzugriff zusammen mit den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form veröffentlicht (vgl BMF vom 28.11.2019, BStBl 2019 I, 1269, angepasst durch BMF vom 11.03.2024, BStBl 2024 I, 374), ergänzt durch Informationen zur Daten(träger)überlassung (BMF vom 28.11.2019, IV A 4, HaufeIndex 13 573 525). Vgl zur Schnittstellen-Verprobung Becker/Danielmeyer/Neubert/Unger, DStR 2016, 2983.

Rz. 2

Stand: EL 138 – ET: 06/2024

Der ArbG ist seit 2018 gesetzlich verpflichtet, die in den Lohnkonten seiner ArbN aufzuzeichnenden Daten im Rahmen einer > Außenprüfung der > Lohnsteuer oder einer > Lohnsteuer-Nachschau über eine einheitliche digitale Lohnschnittstelle (kurz DLS) bereitzustellen (vgl § 41 Abs 1 Satz 7 EStG iVm § 4 LStDV; zu Einzelheiten vgl Eismann, DB 1 216 804, Beilage 4/2016, 23; Hilbert, NWB 2015, 3377; Krüger, BBK 2017, 708). Dadurch wird der ArbG, dem es grundsätzlich freigestellt ist, in welcher Form er das > Lohnkonto führen will, indirekt gezwungen, ein Lohnberechnungsprogramm einzusetzen. Zur Vermeidung unbilliger Härten können allerdings in begründeten Fällen die lohnsteuerlichen Daten auch in einer anderen auswertbaren Form bereitgestellt werden (vgl § 4 Abs 2a LStDV).

Rz. 3

Stand: EL 138 – ET: 06/2024

Die Beschreibung der DLS sieht vor, dass die Daten in Datengruppen zu gliedern sind und durch Primärschlüssel die Verknüpfung zwischen den einzelnen Dateien herzustellen ist. Diese Primärschlüssel sind die Personalnummer des ArbN, seine > Identifikationsnummer sowie die Lohnartennummer. Um die Daten eindeutig zuordnen zu können, dürfen diese Primärschlüssel nur einmal im Kalenderjahr vergeben werden. Das bedeutet, dass ein ArbN in einem Kalenderjahr zwar mehrere Personalnummern haben kann, eine Personalnummer jedoch nur einmal im Kalenderjahr einem bestimmten ArbN zugeordnet werden darf. Auch eine Lohnartennummer darf in demselben Kalenderjahr nicht noch für eine weitere Lohnart eingesetzt werden.

Rz. 4

Stand: EL 138 – ET: 06/2024

Die jeweils aktuelle Beschreibung der DLS wird vom > Bundeszentralamt für Steuern (www.bzst.de) zur Verfügung gestellt. Eine neue Version der DLS für das kommende Jahr wird grundsätzlich bis zum 31.10. eines jeden Jahres veröffentlicht. Technische Fragen zur DLS können an eine Bund/Länder-Arbeitsgruppe unter der E-Mail-Adresse [e-mail] gerichtet werden.

Die jährliche Änderungsversion beinhaltet eine detaillierte Datensatzbeschreibung aus der zusätzlich aufzuzeichnende bzw dem Datensatz beizufügende Informationen entnommen werden können. Für das Jahr 2023 waren bspw die folgenden Änderungen im Datensatz vorzunehmen:

Für die jeweiligen Lohnarten (Gehaltsbestandteile) ist unter Angabe einer detaillierten Zitierung der Rechtsgrundlage zu hinterlegen, inwieweit eine Pauschalversteuerung (> Pauschalierung der Lohnsteuer, > Pauschalierung der Einkommensteuer für Sachzuwendungen) oder steuerfreie Auszahlung (> Steuerbefreiungen) zur Anwendung gekommen ist.

Die Aufzeichnung der sog eTIN (elektronische Transferidentifikationsnummer) ist durch den Wegfall auf der > Lohnsteuerbescheinigung Rz 3 entbehrlich.

Rz. 5

Stand: EL 138 – ET: 06/2024

Sind betriebliche Unterlagen mithilfe der EDV erstellt worden, hat die FinBeh im Rahmen einer > Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung der Unterlagen zu nutzen. Sie kann verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen in einem maschinell verwertbaren Format zur Verfügung gestellt werden. Um eine missbräuchliche Verwendung der Daten zu vermeiden, durften sie bis 2022 nach Abschluss der Prüfung bis zur Rechtskraft der Bescheide nur in den Geschäftsräumen des Stpfl oder im FA, nicht aber auf dem Notebook des Prüfers gespeichert werden (BFH 250, 1 = BStBl 2023 II, 61). Seit dem 01.01.2023 (Gesetz vom 20.12.2022, BGBl 2022 I, 2730) dürfen diese Datensätze ortsungebunden auf den Datenverarbeitungsgeräten (bspw Laptops/Notebooks) der FinBeh gespeichert und auch bis zur Rechtskraft vorgehalten werden (§ 147 Abs 7 AO; vgl auch > Rz 9 ff).

Die Kosten für die Datenaufbereitung und das Vorhaltung der Unterlagen trägt der Stpfl (vgl § 147 Abs 6 AO). Ergänzend > Außenprüfung Rz 48 ff. Diese Regelung ist verfassungsgemäß, wenn das FA sie unter Beachtung der für die Ausübung von > Ermessen geltenden Grenzen (vgl BMF vom 28.11.2019, BStBl 2019 I, 1269, angepasst durch BMF vom 11.03.2024, BStBl 2024 I, 374) anwendet (vgl Kühn/von Wedelstädt zu § 147 AO Rz 21 ff; T/K zu § 147 AO Rz 69 ff und EFG 2015, 262).

Rz. 6

Stand: EL 138 – ET: 06/2024

Die Befugnisse aus § 147 Abs 6 AO gelten für Unterlagen, die der Stpfl nach § 147 Abs 1 AO aufzubewahren hat (> Aufbewahrung von Unterlagen). Dazu gehören auch eine > Einnahmen-Überschussrechnung sowie sämtliche Konten der Finanzbuchh...