Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führer Lohnsteuer, Entfernungspau ... / IV. Ermittlung der individuellen Entfernungspauschale

1. Ermittlung des abziehbaren Betrags

a) Grundfall mit Höchstbetrag

Rz. 65

Stand: EL 135 – ET: 08/2023

Den als > Werbungskosten abziehbaren Betrag – die für jeden ArbN individuell zu ermittelnde Entfernungspauschale – definiert § 9 Abs 1 Satz 3 Nr 4 und Abs 2 EStG als das Ergebnis aus der maßgebenden Wegstrecke (zu den Entfernungs-km > Rz 20–64/2) multipliziert mit der maßgebenden Entfernungspauschale (> Rz 15) und der Zahl der Arbeitstage (> Rz 31).

Beispiel 1:

A fährt an 200 Arbeitstagen mit dem Auto zur Arbeit. Die maßgebende Wegstrecke – einfache Entfernung – zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte beträgt 17,8 km. Die Entfernungspauschale errechnet sich so:

Auszugehen ist von 17 vollen Entfernungs-km (> Rz 60). Multipliziert mit 0,30 EUR und 200 Tagen ergibt sich eine Entfernungspauschale von 1 020 EUR.

Dieses Ergebnis bleibt unter dem Höchstbetrag (> Rz 66 ff). Es wird nicht um bestimmte Leistungen des ArbG gemindert (> Rz 72 ff).

Aufgrund der vorübergehenden Anhebung der Entfernungspauschale ab dem 21. Entfernungs-km in den VZ 2021 bis 2026 (§ 9 Abs 1 Satz 3 Nr 4 Satz 8 EStG; > Rz 14 f) ergibt sich für diesen Zeitraum bei einer maßgebenden Entfernung von abgerundet 21 Entfernungs-km oder mehr eine zweistufige Berechnung:

•	Für die ersten 20 km: Zahl der Arbeitstage × 20 km × 0,30 EUR;
•	Ab dem 21. Entfernungs-km kommen hinzu: Zahl der Arbeitstage × (Entfernungs-km – 20 km) × 0,38 EUR (für den VZ 2021: 0,35 EUR).

Zu Berechnungsbeispielen > Rz 68 ff.

Rz. 66

Stand: EL 135 – ET: 08/2023

Die anzusetzende Entfernungspauschale ist im Regelfall auf einen Höchstbetrag von 4 500 EUR im Kalenderjahr begrenzt. Der Höchstbetrag gilt,

•	wenn die Wegstrecke mit dem Motorrad, Motorroller, Moped, Fahrrad oder zu Fuß, aber auch mit dem Motorboot (vgl BFH 195, 323 = BStBl 2001 II, 575) zurückgelegt wird (zum PKW > Rz 67),
•	für die mitgenommenen Teilnehmer an einer Fahrgemeinschaft, und zwar für die Tage, an denen der ArbN seinen eigenen oder den zur Nutzung überlassenen Kraftwagen nicht einsetzt (ergänzend > Rz 90 ff).

Ausnahmen gibt es bei Benutzung eines eigenen oder zur Nutzung überlassenen Kraftwagens (> Rz 67) sowie für höhere tatsächliche Kosten bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel (> Rz 68). Zum Flugzeug > Rz 70/1. Zu einer weiteren Ausnahme für Schwerbehinderte > Rz 106.

Beispiel 2:

B fährt arbeitstäglich mit öffentlichen Verkehrsmitteln (Bus und Bahn) an seinen Arbeitsplatz und zurück zur Wohnung. Die Entfernung beträgt 70 km (gemessen von der Wohnung über die maßgebende Straßenverbindung bis zur ersten Tätigkeitsstätte). Bei 200 Arbeitstagen beträgt die Entfernungspauschale (20 km × 0,30 EUR × 200 Tage =1 200 EUR und 50 km × 0,38 EUR × 200 Tage = 3 800) insgesamt 5 000 EUR. Anzusetzen sind 4 500 EUR, sofern keine höheren tatsächlichen Kosten nachgewiesen werden (> Rz 68).

Rz. 67

Stand: EL 135 – ET: 08/2023

Von der Kappung der Entfernungspauschale auf einen Höchstbetrag ausgenommen ist ein ArbN, soweit er die maßgebende Wegstrecke mit dem eigenen oder zur Nutzung überlassenen Kraftwagen zurücklegt (§ 9 Abs 1 Satz 3 Nr 4 Satz 2 HS 2 EStG; zu weiteren Einzelheiten > Rz 85 ff). Er muss gegenüber dem FA lediglich nachweisen oder zumindest glaubhaft machen (> Glaubhaftmachung), dass und welche Wegstrecke er zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit dem Kraftwagen gefahren ist. Dies gilt auch, wenn nur Teilstrecken mit dem Kraftwagen zurückgelegt werden. Auf die tatsächlichen Aufwendungen für den Kraftwagen kommt es nicht an (BMF vom 21.11.2021, Tz 1.3 = Rz 11, BStBl 2021 I, 2315). Der über den Höchstbetrag hinaus anzuerkennende Betrag ergibt sich also nur aus dem Pauschalbetrag von 0,30 EUR/0,38 EUR sowie aus der Zahl der Straßen-km, für die der Kraftwagen benutzt wird.

Beispiel 3:

C ist im Jahr 2023 an 200 Arbeitstagen mit seinem eigenen PKW oder mit dem Firmenwagen von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte gefahren. Die maßgebende Entfernung beträgt 90 km. Seine Entfernungspauschale berechnet sich so:

20 km × 0,30 EUR × 200 Tage = 1 200 EUR und 70 km × 0,38 EUR × 200 Tage = 5 320 EUR ergeben insgesamt 6 520 EUR. Der Höchstbetrag von 4 500 EUR gilt hier nicht, weil C für die Wege zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte den eigenen Kraftwagen benutzt hat.

Rz. 68

Stand: EL 135 – ET: 08/2023

Bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel gilt zwar grundsätzlich der Höchstbetrag von 4 500 EUR im VZ (> Rz 66). Reicht dies nicht aus, kann ein höherer Betrag abgezogen werden, soweit die tatsächlichen Aufwendungen den als Entfernungspauschale abziehbaren Betrag übersteigen (§ 9 Abs 2 Satz 2 EStG). Hier bedarf es allerdings des Nachweises der tatsächlichen Aufwendungen für > Öffentliche Verkehrsmittel; ergänzend > Rz 83.

Beispiel 4:

D fährt mit dem Zug arbeitstäglich von seiner Wohnung in A-Stadt zu seiner ersten Tätigkeitsstätte in B-Stadt. Die maßgebende Wegstrecke beträgt einschließlich der Zu- und Abwege zur Bahn 120 km. D ist an 200 Tagen zur Arbeit gefahren.

Seine Entfernungspauschale berechnet sich so: 20 km × 0,30 EUR × 200 Tage = 1 200 EUR und 100 km × 0,38 EUR × 200 Tage = 7 600 EUR...